新时期高校档案利用服务工作初步研究

罗文婧灵

（广东科学技术职业学院　广东·珠海　519090）



新时期高校档案利用服务工作初步研究

罗文婧灵

（广东科学技术职业学院广东·珠海519090）

摘要：随着我国社会的飞速发展，档案的重要性已经逐渐的得到了人们的重视，我国的档案管理工作已经逐渐的有保存档案转移到档案的利用服务上来了，档案的利用服务给我们今天的生活提供了更多的便利。本文对新时期高校档案利用服务工作的相关内容进行了分析研究。

关键词：高校；档案利用；服务工作

档案这个词可能大多数的人都不陌生，但是新时期高校档案利用服务工作又有多少人知道，高校的档案记录高校发展的历史，是多少人的心血堆积而成的，也是高校学生了解的高校的重要依据。但是在社会主义经济高速发展的今天，如何是高校的档案工作更好地与经济社会相适应，如何在竞争激烈的高校中脱颖而出，这是档案的利用服务工作应运而生，因此，在新时期高校的档案利用服务工作已经成为了档案管理工作中急需研究的课题。

一、高校档案利用服务工作的重要性

高校档案利用服务工作是新时期档案管理工作发展的新方向，也是符合时代发展的档案管理，高校的档案管理可以反映出高校各个管理阶段的成果和不足之处，通过档案现在的管理者可以借鉴前人的经验，也可以吸取前人的教训，更好地为学校的发展做贡献。高校档案利用服务工作为学校未来的发展提供了珍贵的档案资料，对于我国教育的发展和社会主义经济的建设是非常重要的。但是如果我国的高校对于档案的管理工作不重视，那就是我国档案利用服务工作无法的深入开展，档案是记录重要的事情的同时也可以给后人提供帮助，外界对于档案的需要，对于高校的档案管理工作是一种检验，也可以推动高校的档案管理工作发展的越来越好，高校档案利用服务工作最终的目的是给更多的人提供帮助，实现高效档案的综合利用和综合管理。

二、高校档案利用服务过程中存在的问题

（一）高校档案利用服务的对象单一

我国高校的档案利用服务主要针对高校内的学生，老师以及一些其他的员工，这就给我国高校档案利用服务工作的发展带来了阻碍，高校的档案服务主要是为高校的发展提供服务，给高校未来的发展提供借鉴，但是我国高校档案利用服务工作的对象单一，高校的档案利用服务工作一般是不对外开放的，这就给我国高校档案利用服务工作的发展带来了影响，要想提高高校的知名度，促进高校的发展，高校的档案利用服务工作的覆盖面积要扩大，让更多的人获得利益。

（二）档案利用服务工作的服务观念陈旧

我国一直沿用传统的档案管理模式，档案的管理观念陈旧，传统的档案管理观念认为档案是一个单位需要保密的东西，是不可以轻易的让外人看的，但是在今天这样一个网络化的社会，传统的档案管理模式已经不适应社会发展的需要。长时间以来我国档案管理一直遵循着你借我调的原则，高校档案的利用只是一小部分，大多只重视档案的收藏价值而忽视了档案对于社会经济发展的使用价值，档案的使用一直维持着一种被动的使用模式，高校的档案利用服务工作缺乏积极性，管理方式的落后。

（三）传统的工作方式跟不上时代发展的步伐

我国的档案管理的工作方式是比较传统的，一般是进行档案的收集，档案的整理，档案的管理，缺乏创新意识。在社会科技高速发展的今天，网络的日益完善，纸质档案已经不能适应社会发展的需要，纸质档案的管理也存在着一定的弊端，并且高校档案利用服务工作中的档案不是原始档案，这就给很多的人带来了麻烦，要想获得详细的档案资料就要到档案馆进行查询，这种档案馆管理档案的方式已经落后，不仅不能提高档案利用服务工作的效率，甚至还会给档案管理利用服务工作的发展带来阻碍。

三、新时期高校档案利用服务工作出现问题原因

（一）高校缺乏档案意识

我国的高校主要是以学生的教育为主，对于档案的管理工作不重视，有的年代久远的档案可能已经遗失了，而且高校缺乏档案意识，高校的档案主要是为领导阶层的人进行服务的，是不对外开放的，普通要想调阅档案是非常困难的。有高校对于档案的管理工作不重视，就导致高校档案管理人员对于档案的管理工作不重视，对于档案利用服务工作不配合，给高校档案利用服务工作的发展带来了消极的影响，不利以高校档案利用服务工作在当今社会中的生存，因此高校要重视档案的管理意识。

（二）档案管理方面的资金少

由于档案管理工作不受高校领导的重视，因此每年好在高校档案管理工作中的资金少之又少，就导致了高校档案管理工作经常出现问题，高校档案的管理模式落后，管理方式陈旧，因为缺乏资金高校不能引进先进的档案管理理念，不能更好地为高校档案利用服务工作提供帮助，档案管理的设施破旧，给档案的管理带来困难，一些年代久远的纸质档案由于保存的不够完善已经潮湿发霉，最终导致档案的遗失，给高校的档案管理带来不可挽回的损失。档案管理的资金缺乏导致档案管理的人员缺乏，许多人不愿意从事档案管理工作。

（三）档案管理工作对于经济的发展无关紧要

许多人认为档案管理工作可有可无，档案对于经济的发展无关紧要，因此高校的档案管理工作得不到重视，出现了这样那样的问题，给高校的发展带来了一定的阻碍。高校的领导层认为高校的档案管理于经济发展无关，做好档案管理又不能为高校的发展带来利益。其实事实并不是这样，档案中有很多我们当代人可以借鉴的资料，还有很多我们应该记住的教训，档案对于我们并不是无关紧要的。

（四）档案的管理方式落后缺乏创新

我国高校的档案管理方式比较落后，缺乏创新，我国的档案管理主要是通过人力进行管理还要定期的对档案进行晾晒防潮，还要有专人对档案是进行定期的清洁，档案室的防火、防潮等工作，我国高校档案管理方式缺乏创新意识，不能充分的利用网络进行档案管理，加大了档案管理工作量，也增大了档案管理的资金投入。总之改变传统的档案管理模式，对档案的管理方式进行创新。

四、解决高校档案利用服务工作中的问题途径

（一）实行网络化的管理，扩大服务范围

在我们今天这样一个信息化的社会中，传统的档案管理模式已经不适应社会发展的需要了，引进先进的档案管理技术，让我国高校的档案管理逐渐的趋于信息化，通过网络对档案进行管理有很多的益处，我们可以减少在档案管理方面投入的人力和物力，防止档案的遗失。同时也可以扩大高校档案利用服务工作的服务范围，然更多的人在档案利用服务工作中得到帮助，也可以简化档案查询的程序，节约查询者的时间。

（二）转变档案利用服务工作的服务观念，与时俱进

我国高校传统的档案利用服务观念是为高校的师生提供档案服务，但是这种陈旧的服务观念对于我国档案利用服务的管理是不利的，当今社会更倾向于资源的共享，通过资源共享共同发展，提高保密档案的保密程度，对于可以公开的档案就要扩大其档案利用服务工作的范围，为更多的人提供便利，同时档案利用服务工作的发展还要于是俱进，与社会主义发展的方向一致。高校档案利用服务不在是小范围的服务，而是面向社会的服务，通过优质的档案利用服务工作的开展，提高高校的知名度，为高校的发展提供动力。

（三）改变档案管理的工作方式

我国原有的档案管理方式面对告诉发展的社会存在着许多的弊端，因此要改变原有的档案管理的工作方式，制订与社会主义社会相适应的档案管理方式，同时还要建立新型的档案管理制度进行档案管理，对于档案管理工作工作人员也提出了新的要求。我们今天的档案管理不仅要高速化、精准化还要科技化，更重要的是与高校档案利用服务工作的发展相适应，更好地为档案利用服务工作的开展提供帮助。

（四）培养新型的档案管理人才

我国现有的档案管理人员的档案管理思想受到传统档案管理思想的制约，要想让他们转变思想是比较困难的，因此要想对档案管理工作进行改革，就要培养新型的档案管理人才，不经具有档案管理能力，还要有创新的思想，这样才可以让高校的档案管理工作迈上一个新的台阶，也是高校的档案管理工作更加适应高校档案利用服务工作的需要。新型的档案管理人才可以使高校的档案管理工作事半功倍，提高档案管理工作的工作效率。

五、新时期高校档案利用管理工作的创新思路

（一）提前的做好相关的工作，为服务工作作准备

提前做好高校档案管理的相关工作就要求档案管理人员及时的掌握高校发展的动态，了解新学期高校开展的各项活动，提前做好活动档案的准备工作，让学校的工作更加的高效化，提前准备可以避免工作的集中，减轻档案人员的工作压力，还可以减轻工作人员活动时期的工作量，更好地为档案管理工作服务。提前准备要与学校的下一步工作相适应，对于学校活动中所需的档案可以进行单独的存放，这样在需要的时候就可以快速的找到，节省大量的时间，提高效率。

（二）提高档案馆的档案数量，为档案利用服务工作奠定基础

我国高校档案馆档案的储存量一般都是比较少的，这对于高校的发展是非常不利的，档案管理人员在工作中要注重档案的收集，通过收集档案丰富档案馆的档案储存量，也可以为认为提供更加全面的档案资料，还可以定期的对馆藏的档案进行展览，我们还可以根据人们的实际情况对不需要保密的档案通过网络传输给需要的人，这样可以扩大高校档案利用服务的工作范围，让更多的人受益，提高档案馆储存档案的数量，也是为档案利用服务工作的开展提供帮助。

（三）利用好网络，让高校档案利用服务工作走向网络化

网络技术高速发展的今天，高校档案利用服务工作的途径不在是单一的，而是逐渐的走向了多样化，通过网络高校档案利用服务工作可以变得更加简单快捷，利用网络我们可以把高校档案制作成为电子档案，不用担心档案的损坏和意识，更好地保护了档案馆中的档案，同时档案的借阅也变得更加的便利，高校档案管理的网络化是社会不断发展的必然结果，也是高校档案管理工作的必然趋势，利用好网络，高校的档案管理将变得越来越简单。

六、总结

新时期高校的档案利用服务工作已经逐渐的走进了我们的视野，高校的档案利用服务工作最终目的是让高校丰富的档案资源可以得到充分的利用，让更多的人受益。高校的档案资源对于许多的人是非常有用的，可以为一些提供借鉴。本文主要研究了高校档案利用服务的重要性、存在的问题、问题的原因、解决的方法以及在新时期高校应该如何做好档案利用服务工作。总之，开展高校档案利用服务在新时期利大于弊。

参考文献：

［1］张信华.创新档案模式，档案工作水平［J］.当代经理人，2014 （21）.

［2］许惠平.浅论高校档案的综合管理及利用［J］.吉林广播电视大学学报，2012（1）：18.

中图分类号：G270

文献标识码：A

文章编号：1009-8534（2016）03-087-02

作者简介：罗文婧灵，本科，助理馆员，研究方向：档案管理