论如何加强会计电算化

2016-04-13杨敏吉林省九台区职教中心

消费导刊 2016年3期

关键词：原始凭证电算化会计核算

杨敏　吉林省九台区职教中心

论如何加强会计电算化

杨敏吉林省九台区职教中心

摘要：本文主要分析了会计电算化条件下内部控制的特点、影响，提出了会计电算化条件下企业内部控制的强化措施。

关键词：加强会计电算化内部控制

会计电算化是指将电子计算机技术应用到会计工作中的现代化企业财务管理模式，它能够利用电子计算机来代替人工记账，使用的是会计语言，需要借助相关的财务软件进行人机对话，电子计算机会对会计给出的相关数据进行处理并打印输出会计账簿和报表。早在1954年美国通用电器就首次利用计算机来计算职工的薪金，开创了使用计算机处理会计数据的先河。企业采用会计电算化会涉及到会计电算化的管理、电算化人员的培训、会计电算化相关制度的制定、计算机审计等内容。

内部控制是指企业为了实现既定的管理目标，提高会计信息的准确性和可靠性，保障企业财产的安全和完整，提高组织的管理效率，实现企业战略化的目标，确保经济效益，对企业内部各种经济业务活动进行约束和协调控制。内部控制一般是由企业董事会、证监会。经理层和全体员工共同实施的，主要包含内部管理控制和内部会计控制两大方面。

一、会计电算化内部控制的特点

会计电算化内部控制的目标同手工会计核算系统的目标一样，即保证企业资产的安全、完整，提高企业的经营管理水平，使得会计信息质量得到提高。但是，会计电算化的内部控制有着自己的特点和要求。

1.数字化的原始凭证

传统的手工会计核算，要对会计凭证进行更改，工程量巨大，且会在纸质存储戒指上留下印记，因而不容易伪造。但是，会计电算化条件下的会计核算系统，一旦更改原始凭证，系统会自动生成记账凭证，并进一步加工处理生成会计报表等。因此，要想对原始凭证进行更改，只要将录入的原始凭证修改即可，且不会在磁质存储介质上留下印记，这对伪造和篡改原始凭证提供了方便。

2.会计业务牵制性较差

传统的手工会计核算方式使得企业根据核算需要，设置了不同的职能中心和职能岗位，形成了一张无形的内部牵制网。管理严格和责任分明的会计核算机制使得各部门各司其职，很少出现错漏现象。况且一旦出现问题，通过核查即可将责任者落实清楚，追求其责任。然而，高效一体的会计电算化核算机制减少了工作人员，也相对简化了部门设置，由于各种核算手续都由计算机统一执行，因而不能形成企业内部的牵制网，为内部控制隐患埋下了伏笔。

3.软件使用风险性高。会计电算化中的软件使用应该具有一套完整的授权、审批和身份识别、权限控制等功能，以便充分保护会计系统的安全性。但是，很多企业在实施会计电算化时，没有将软件的保护功能运用起来，甚至出现系统密码人人知道的现象，使得软件使用和操作的风险性增高。一旦此企业的会计网络公开，任何知道密码的人都可以浏览会计信息、控制信息系统、甚至修改数据库和破坏账务信息，让信息系统濒临崩溃状态。

二、会计电算化对内部控制的影响

会计电算化改变了内部控制的形式，人工控制和程序控制相配套，依赖应用程序实现内部控制功能的特点使得内部控制存在隐患。一旦程序发生差错，或无法发挥作用，系统的失效控制长期不被工作人员发现，因而系统在会计核算等运行方面的错误率和违规现象发生几率增大。

会计电算化的存储介质由纸质转变为磁盘或光盘，电子化存储介质的出现，使得非法修改不留印记，且伪造容易，让人很难区分业务记录的真实情况。此外，磁盘或光盘一旦损坏或丢失，也给会计核算带来了不小的影响。因此，磁盘或光盘的保护和保管是电子会计核算的重要问题。

会计电算化简化了审查、复核环节，直接由计算机包办完成的会计核算方式使得会计系统的交易授权方式发生了变化，经过相应权限人员的签章形成的审核复查机制变成了电算化信息系统的直接处理和生成。

三、会计电算化条件下内部控制的强化措施

会计电算化为企业的会计核算提供了方便，也为企业的内部控制带来了很多问题。发挥会计电算化提高企业生产效率的作用，改进和加强企业内部控制，是维持企业正常生产和实现经营目标的重要保证。

1.控制会计人员素质。电算化条件下，企业的组织和部门设置发生了巨大的变化，人员要求也相应发生了改变。电算化条件下的会计人员，除了应该掌握财务知识外，还应该具备过硬的计算机应用知识和技能，更要有熟悉企业的财务核算、管理运作模式、管理运作过程等方面的知识。在信息技术飞速发展的今天，计算机知识更新速度也越来越快，财务法规、制度和政策等也不断推陈出新。因此，企业要注重会计人员素质培养，建立健全财会人员的培训机构和模式，提高财会人员的专业素质。

2.加强系统的维护和管理。会计电算化条件下，加强会计系统的维护和管理，可以保证系统的正常运行和数据信息的正常使用，减少了系统损坏而产生的数据损失。会计电算化系统的维护工作主要有系统的软件、硬件安装、修正、升级、备份等，防止系统突发状况发生和系统瘫痪现象发生。

3.加强系统安全控制。为了保证会计系统的运行安全和数据安全，企业要加强系统安全控制。企业可以从以下几个方面出发：第一，企业可以建立系统的操作制度，禁止非电脑操作人员操作企业电脑；第二，限制操作权限，保证操作安全和数据安全；第三，利用操作人员身份的密码控制系统安全；第四，将数据存储和处理加工相分离，及时进行数据备份；第五，设置操作和使用人员档案记录，防止不安全人员出现。此外，企业要尽量减少外部环境对计算机系统带来的伤害，保证机器正常运行。