刍议年鉴的网络化编纂

2016-04-11胡永隽

上海地方志 2016年3期

胡永隽

刍议年鉴的网络化编纂

胡永隽

数字化的信息时代、网络时代，现代信息技术和网络技术的发展给年鉴界带来机遇的同时也带来挑战，单一的、封闭的、效率低下的编纂方式已经远远无法适应年鉴发展的要求，网络化编纂是大势所趋。本文从年鉴的网络化编纂在上海方志界的发展背景和现状、网络化编纂对推动年鉴出版方式创新的作用、网络化编纂带来的一些新问题、网络化编纂的改进建议和展望四个方面作了一些探讨。

年鉴；网络化；编纂；出版

21世纪是数字化的信息时代、网络时代。现代信息技术和网络技术的发展一日千里，给各行各业带来难得的机遇，许多行业发生了翻天覆地的变化。

对于年鉴界来说，挑战与机遇是并存的。以信息高速更迭为特征的网络时代为传统的图书出版注入了新的内容，同时也提出了更高的要求。单一的、封闭的、效率低下的编纂方式已经远远无法适应年鉴发展的要求，无法跟上信息量丰富和快节奏的现代生活①贾大清：《创新与规范化是城市年鉴发展的永恒命题——在第21次全国城市年鉴研讨会上的报告》，http：//www.yearbook.cn/？p＝3＆a＝view＆r＝201。，也不能满足网络时代人们对科技、知识、文化的更高标准的需求。因此，年鉴的编纂出版工作，在框架设计、稿件征集、编纂修改和出版发行等各个环节都需要加强、创新和提高，以适应网络时代的要求。计算机技术和国际互联网的快速发展与普及，为年鉴的编纂与出版转向网络化提供了基础和平台。

一、网络化编纂在上海方志界的发展背景和现状

上海市人民政府办公厅印发的《上海市地方志工作2011—2015年规划》中，第七条明确提出：“打造平台，大力推进地方志信息化服务体系建设……，不断加强系统软硬件建设……，搞好市、区县地方志办公室联动使用试点，并逐步在全市各修志编鉴单位推广，形成全市修志编鉴平台。”

在信息化建设的要求下，市、区两级地方志办公室都积极探索年鉴网络化编纂平台的开发。2010年10月，上海市地方志办公室“数字化上海地情资料库”通过专家组验收，该系统由通用地情资料管理子系统、志书编纂管理子系统、年鉴编纂管理子系统、地情刊物管理子系统、办公信息管理子系统和系统管理子系统组成，其中的年鉴编纂管理子系统就是根据年鉴编纂方式和流程专门设计开发的，集收发稿件、修改审核、资源存储等功能为一体的平台；同年，徐汇区建成区级年鉴编纂平台“徐汇区地情资源管理系统”；2012年，闵行区基于区政务网系统，建成操作更为简便的“地方志在线编纂平台”；2013年，金山区借鉴市、区相关编纂平台的运行经验，建成了第二代兼具志书修编和年鉴编纂功能的区级方志编纂平台“数字方志平台”。

二、网络化编纂推动了年鉴出版方式的创新

对年鉴编纂机构来说，一部年鉴的编纂出版主要由框架设计、组稿、编纂加工、流转、审核及出版发行等主要环节组成，而年鉴的网络化编纂，主要是指在网络环境下，通过专门的编纂平台实现编纂过程系统化管理。年鉴实行网络化编纂后，其编纂出版模式与传统编纂出版模式相比，有以下明显变化和优势：

1.拓展了年鉴框架设计的思路

目前，从地方综合年鉴的实际看，框架雷同化、模式化的问题比较突出，不同地方的年鉴框架设计、栏目名称、体例模式等相同或相似，甚至读起来内容都觉得差不多，缺乏个性。要打破这种“千鉴一面”的格局，就要实现框架的个性化。各地的年鉴应当有自己的特色，不应当互相照搬照抄。随着经济社会的不断深入发展，各种新事物、新问题不断出现。年鉴框架要客观、准确地反映地域发展的面貌，每年都应该根据形势的发展变化，在保持总体框架结构相对稳定和统一的前提下，作出适当的调整、优化和创新①丁日杰：《浅谈地方综合年鉴的规范与创新》，http：//www.yearbook.cn/？p＝3＆a＝view＆r＝421。。而框架设计的优化和创新，单凭年鉴编辑和编纂机构的力量是不够的，年鉴编辑应转变观念，增强信息意识，积极听取撰稿单位、撰稿员及读者的意见，合理设计栏目，并适当安排版面；年鉴编纂机构可以将编纂大纲和框架设计方案（草案）公布在编纂平台或系统上，广泛征求意见，经确定后，再与撰稿要求（包括文字篇幅、图表规格、截稿时间等）一并在平台上公布，使之尽可能科学合理、系统完备、层次分明，从而凸显时代特征、地方特色和年度特点，真正做到“年鉴年年编，年年有新意”。

2.拓宽了年鉴组稿的渠道

当前，在年鉴编纂过程中，接收电子文档稿件这一环节大多通过电子邮件实现。网络化编纂为年鉴的信息采集开辟了更多的渠道，使年鉴组稿方式趋于多元化。以地方综合年鉴为例，本地区的党政机关、国有企事业单位、学校等是年鉴组稿的主渠道，通过基于政府网、政务内网或部门内网建立年鉴编纂平台，党政各部门可以更加方便、快捷、高效地实现资料传输和资源共享，收集到用于年鉴编纂的稿件资料也更为详实和准确。通过互联网建立编纂平台，并建立有偿的合作机制，则可广开信息源，将稿源扩大到全国各地，甚至国外。国内外研究本地区的机构或人员，与本地区建立友好城市关系的城市，与本地区有政治、经济、文化等各种交往的地区、机构、企业、学校或个人等等，都可以通过互联网与之保持联系，预约稿件。在当前因机构改革、撰稿员队伍变动、办公地点变化等原因造成部分稿件组稿困难的情况下，不失为一种新的思路和办法。

3.简化了年鉴编纂的程序

网络化编纂使繁琐的年鉴编纂过程变得简单、快捷、准确。在编纂平台上，编辑轻点鼠标，把供稿文件、收稿通讯、催稿通知、审稿信息、会议通知、撰稿员培训通知用电子文档的形式发出去，减免了组稿会议的召开和纸质稿件的发送；各供稿单位的撰稿员也可以用同样的方式把稿件和回执发回来，传送时间缩短，既省时又省力②赖红柳：数字时代的年鉴编纂与出版，http：//www.cdpi.cn/xzx/toutiaoyaowen/20151028/13987.htm l。。编辑和总纂进行网上编纂更是方便，组稿、修改、审阅、校对、合拢稿件、摘录索引、添加图片等都可以在编纂平台上完成，“以机代笔”，高效又快捷。各编辑在同一个平台上编纂和校对稿件，交流沟通更为简便，有利于高效地利用办公设施，实现资源共享；平台可以对每一次修改、每一份稿件、每一张照片进行储存，做到过程留痕和资源存储，通过搜索即能取用，最大限度地保证了原始资料的妥善保存。

4.缩短了年鉴出版的时间

日本的《朝日年鉴》于出版年份的2月出版，《读卖年鉴》为3月出版；美国的《世界年鉴》于每年的11月出版发行，反映的是当年的经济和社会发展情况，发行量为百万多册，而国内大部分年鉴都是在下半年出版发行，反映的是上一年的情况，因而时效性较差，资料信息的价值大打折扣。近几年，笔者参与组织了本区的地方志法规宣传日活动，活动现场经常听到年鉴读者问询：“为什么今年的年鉴写的不是今年的事情？”“年鉴不是讲当年的情况吗？”……尽管可以用“工作常规”“历来如此”等理由解释，但其实对年鉴的隔年出版发行也是觉得有些许不妥的。采用网络化编纂后，由于工作环节及程序的简化、减免和省略，提高了效率，减少了差错，可以有效加快年鉴编纂速度，缩短出版发行的周期。

三、网络化编纂带来的新问题

虽然网络化编纂与传统编纂模式相比有诸多优势，但应该看到，部分区县的年鉴实行网络化编纂后，面临了一些新的问题。

1.编纂平台的操作界面不够友好

从一些区县试用网络化编纂平台的经验看，受到系统质量、网络稳定性和服务器响应速度等因素影响，稿件的上传、下载、修改、反馈等操作还不甚简便。使用平台后，年鉴依旧基本在每年的10－12月之间出版，并没有达到《地方综合年鉴编纂出版规定（试行）》所要求的“年鉴应逐年编纂，做好在出版年度的上半年内出版”。同时，由于大部分编纂平台是基于政务内网建立的，非政府机构不联入政务网络，因此编辑和撰稿员、读者之间的交流、反馈并不能及时和顺畅地在平台上完成。再加上目前的编纂实际情况还达不到信息化水准，编辑与撰稿员的联系无需很密切，电话联系足矣，因此对许多年鉴编纂机构而言，平台只是提供了另一种编纂方式和工具，并未有效提高编纂效率，推广和建设的积极性就打了折扣。

2.编纂平台的后期维护缺乏保障

作为地方志信息化建设的一部分，年鉴编鉴平台的开发得到了地方政府的支持，但对于一个没有先例可循的专业性的编纂平台和资源信息库来说，有限的开发资金不仅要支持软件的探索研发，在技术功能上不断修正和完善，还要支持硬件条件的建设和保障，就显得有些捉襟见肘①余颖莹：《年鉴数字化编纂及编鉴平台使用情况初探》，《上海年鉴研究论丛》（第二辑）2015年，第224－225页。。再则，编纂平台建成后，还需要持续资金投入，不断升级软件、改进功能、完善细节，以确保正常运行，否则难免出现问题，逐渐被淘汰。笔者调查了一些兄弟区县编纂平台的使用情况，在后期运维方面，或多或少都存在问题，成为了制约编纂平台使用和发展的瓶颈，以至于有些编纂平台在运行一两年后实际处于停用状态。

3.编纂平台的操作培训存在困难

从兄弟区县使用年鉴编纂平台的情况看，平台建成后，相关区县每年都会进行操作培训。但因为机构改革、人员变动等原因，相当一部分单位的撰稿员更换频繁，往往老的撰稿员刚刚接受培训，熟悉了系统和操作流程，就因为工作调动要移交给新接手的同志，而新撰稿员本身对年鉴工作尚未了解，未经专门培训就使用编纂平台有一定难度。此外，部分单位的撰稿员年龄较大，对于电脑和网络的知识、平台操作程序等培训内容的接受能力都不如年轻同志，容易因为编纂平台操作不够简易、功能不够完善等原因逐渐转回一般的数字化编纂形式。

4.编纂平台的安全性、保密性有待增强

目前，年鉴的网络化编纂平台大致有两种：基于政务内网搭建和基于互联网搭建。政务内网作为局域网，各区县都有信息中心和网管员实施专业管理，网站和数据的安全性有保障。而互联网是开放性环境，如果防御不到位，很容易受到“黑客”攻击，一些重要的、尚未通过保密审查的年鉴信息有可能泄露，造成泄密；已经审定的稿件也有可能被篡改，如果未能及时发现和更正，就会带来不必要的纠纷。因而，安全性、保密性是编纂平台面临的困境之一，需要在实践中不断摸索、解决。

四、网络化编纂的建议和展望

尽管年鉴的网络化编纂平台存在着一些不足，但从资源整合、管理和使用的角度出发，编纂平台具有明显优势。因此，随着科技的快速发展，进一步完善和优化编纂平台，提高编辑综合素质和能力，推广年鉴的网络化编纂是趋势。关于编纂平台的改进和加强，已有一些专家、同仁进行了研究和探索，并取得了一些成果，这里就不再赘述了。以下是笔者对年鉴编纂机构和编辑的一些建议：

1.增强编纂机构的技术力量

各年鉴编纂机构作为管理“中枢”，需要重视人才选拔、培养和使用，加强专兼职结合、结构合理的人才队伍建设。注重培养和引进计算机维修管理、网页编辑、网站安全监管等方面的技术人才，以保证编纂平台的安全运行和年鉴的顺利出版。

2.提高编辑的综合素质

编辑经常被称为“杂家”，意思是说编辑的知识结构要“博”。作为网络时代的年鉴编辑，不但要有广博的知识，精通年鉴编纂工作，还要具备计算机和网络知识及熟练操作的能力，图形审美的能力，以及对各种素材的综合组织和数字化加工能力①雷鸣：《网络时代年鉴编辑如何应对挑战》，《黑龙江史志》2006年第5期。。只有成为这样的复合型人才，才能更好地借助计算机网络这个工作平台，运用更多高新技术手段，提高自己的工作效率。