方志索引的编制方法探析

2016-04-11张小莲

上海地方志 2016年3期

关键词：标引词条志书

张小莲

方志索引的编制方法探析

张小莲

索引是志书中不可缺少的一部分，关于方志索引的编制方法，作者根据多年的经验及参考资料进行详细的介绍，对方志的创新和与国际接轨起到积极的作用。

方志索引；编制方法；标引词条

在全国已经出版的多部志书中，编有索引的为之不多，对志书索引研讨的文章也寥寥可数。针对这一缺憾，笔者就索引的编制方法作一下介绍，以供同仁切磋，共同把索引这项工作做好。

志书索引的编制主要包括：编制说明、标引词条、词条排序发排印刷三个过程。

一、制定编制说明

说明是编制索引的原则和规范，利于读者对索引内容编制过程的了解，更准确地使用索引。索引的说明大致包括以下内容：

（一）确定编制索引的形式与范围。首先是索引的编制形式。目前所见有两种形式：①一书索引，或叫书末索引。这是以一本独立出版的志书为单位编制的索引，排在志书正文之后，有的放入附录。②群书索引，或叫多卷索引。这是以若干本志书为单位编制的综合性索引，独立成册，名称为《××志索引》。其次，要明确志书索引的检索范围。总体上，一本志书的索引和志书是整体出版，是一本书之内检索。群书索引的检索范围，是若干个版本或一个版本若干卷书之内。但具体范围不一定同一，有的检索范围是全书，有的检索范围是该书的某些部分，这要在说明中明确。如：有的只一本志书，索引检索范围只限于章、节，而概述、序、大事记、附录、编后记均不选入索引。有的把志书中所有部分都作了索引，检索范围是志书全部。

（二）确定编制索引的种类。目前所见志书索引没有统一的分类标准。较为集中的、常见的分类主要有以下几种：目与子目索引、图片索引、表格索引、人物（名）索引、单位索引、动植物索引、地名索引、特殊名词索引、工程名称索引、书目索引。也有简单地分为三种：文字索引、表格索引、图片索引。还有不分类别，将全书的检索款目均作为内容作索引，统一排序，这大多是一本志书。

（三）规定索引排检规范。包括检索词条索取对象与收录范围，标引原则与方法，参见系统的建立，标注形式，采用的简称、缩略语，各种代码及标识符号的含义和使用方法，排序与检索查找方法，介绍其他需要向读者交代或者着重说明的事项。一般说明的制定有三种形式，一是设一个总的说明。二是总说明与分类索引说明相结合。先设一个总的说明，再分别设各类索引的详细说明，多卷志书应该这样。三是不设总说明，直接按不同类别的索引制定各自的编写说明。采用何种形式，由编制索引者自主决定。总之，说明制定得好，操作起来各分工人员就有所遵循，步调一致，避免统一编排的返工和重复劳动，也可使索引达到规范化。如《三门峡志》的索引说明：

一、本志书的索引收录范围包括书中的所有内容都可以在本索引中检索。

二、本索引采取主题索引方法，按字母顺序排列，阿拉伯数字及字母开头者排在一画之前。

三、索引名称后面的数字表示索引词所在的页码。

四、内容有交叉的索引词，在索引中重复出现。同一索引词后面的数字是按页码的顺序排列。

五、人名索引收录包括正文及附录中的人名，其中人名后面的页码上有“*”号的表示此人物有传记或简介。同一个人名可多次出现，以后面的页码顺序为准。

二、标引词条

词条就是索引检索的基本单位，是读者要检索的对象。全部检索词条按一定的顺序排列起来，就是索引正文。有的称之为“词条”“条目”，为避免与年鉴条目相混，这里采用“词条”。

（一）词条的结构。一个词条一般包括三个要素：索引词、说明项、指引项。有的只有索引词、指引项两个要素。1、索引词，即检索对象，也称标目、检索词、索引词。索引词排在款目的首位。2、指引项，也称出处、地址码。即指出索引词的出处在志书中的具体位置，如在何卷（册）、何专志、何篇（章）、何页码、栏目等。由页码、各种简称、代码和标识符号组合来标示，排在索引词的末位。3、说明项，是对索引词的诠释、修饰、确指与限制。设说明项有利于提高索引词的确指性和专指性，索引词不需要说明、修饰的就不设说明项。说明项是排在索引词的后面，可用括号括起来，亦可用“·”或“，”与索引词隔开，也可二者并用。例如：①农业·土壤类型；②地理·土壤类型；③水灾，涝区；④水灾，水量。

（二）词条的标引

1.索引词的标引。索引词的标引应遵循三个原则：一是所设置的索引词要具有信息检索价值。每个索引词都是一个信息点或系统信息的入口，要体现出可检性，即有检索价值。二是索引词概念独立、完整，义域明确，涵盖内容具体，确指性、专指性高。三是索引词简洁、精练、具体、规范。

索引词的标引，有以下五种方法：

①直接标引的词。从志书中选择相对独立，概念完整，用词简洁，义域明确，涵盖内容具体的词语、名称，一般不加修饰，直接摘录作检索词。例如人名、地名、物名、事项的名词术语、机构单位名称、书名、目与子目标题、表格标题，图的标题等，可直接摘录作索引词。②从志书记述中提取主题词作索引词。主题词是完全可以从志书中截取的表述事物最关紧要的核心词语或重要词语。③建立交叉参照系统，设置参见（互见）索引词。志书中常见有内容相同或者相近，但主题词不同，还有同一主题的信息用不同形式的同义词表述，因此，设置检索款目时将会出现同一主题的信息分散到不同款目之下，降低索引的查全率，若将同一主题信息的出处一一注在不同索引词下，势必造成篇幅膨胀，同时加大检索次数。为了控制同义词的分散和提高检索效率，有必要建立交叉参照系统。交叉参照系统的索引词设置要遵循的原则是：检索词用字具体、专指、简洁、通俗。一般采用以下方法：第一，同义异语的不同词语之间制作互见索引词，其中一条作正条，标引出索引词名称和出处，其他作互见条，只出索引词，说明见“××”，不必标注出处。同一词义有通俗字词、大众化表述和专门性字词、专业化表述的，应以通俗化、大众化的字词作正条，专门性、专业化表述的字词作互见条。同一科学含义的两种不同的表述概念，可做互见条。如：在人名索引中，“鲁迅”为正条，“周树人”为互见条，采用“周树人（见鲁迅）”的形式，引导欲检索“周树人”有关信息的读者直接查找“鲁迅”。第二，新旧词共存的，应以新词作正条，旧词作互见条。第三，同词用字异形的应选用其中一个通用的、规范的作正条，其余作互见条。第四，对那些不能合理地集中到一个索引词下的资料，有必要用“参见”的交叉参照形式，将检索者引向查相关款目。如：“娱乐（参见电视）”的形式，指引读者从“电视”款目下了解有关娱乐的信息。④创拟出新名称作索引词。对志书中一些有检索价值的重要内容，可创拟出相应的词语作为检索词。如：“科技创新”一目中，包含了不少的科技名称及创新成果，这些都是有很大的检索价值的信息，应该一一标引出来，不能笼统标引一个科技创新了事。⑤提取主题词作索引词时，有必要作适当的加工，如补充说明、修饰修改、合并分离、精练等。如有的索引词“政治”“经济”“科技”，这样作索引词就有点大，指代不明，可以加上说明，“××政治”“××经济”“××科技”，这样让读者有目的地查找。上述五种方法中，第一种是最基本的、最主要的，制作索引词时首先应考虑第一种方法，尽量直接从志书中摘录原始词语、名称作索引词，第一种方法不行，则依次用第二种、第三种方法。

2.标引出处。标引出处要遵循三个基本原则：一是标引出处应具有检索意义。不能漏掉检索对象应涉及的信息出处，也不能把凡见到的出处都不加鉴别地标注为检索出处。二是标引出处要有专指度，有利于准确、快速地查找。一个检索词有多个出处，可对页码进一步说明。如冯玉祥［大事］69……［军事］57272274……［外事］10……［人物］27261254259，这样标引出处不光有页码，还有篇（卷）名，便于读者按需检索。三是指引项代码和标识符号具有科学性、通用性，符合工具书通行规范。规定使用代码应注意尽量采用标准化专用代码或计算机语言作标识符号，不随意制造代码和标识符号。

标引出处的基本方法有以下四种：一是一级标引法。只列出索引词所在页码。一个索引词在志书中多处页码出现，一一标引，用“、”或者“，”或者空字符将不同的页码隔开。例如：人大第五次会议203，人大第六次会议288、298、305。二是二级标引法。标引为篇名（编或卷名、分志或专志名）＋页码。例如：海南村［城建］1088［工业］123311345468［科学］635，地址码中的“［］”内的是出处所在的专志简称，标引出来说明所记的内容的归属门类，不同的记述角度，不同的记述范畴，索引词说明项更清楚有用。三是三级标引法。标引为：卷册数字代码＋专志（志、编、篇）简称（或代码＋页码。例如：黄果树二⑨1326表示“黄果树”在第二册第9卷（篇）1326页。四是四级标引法。在三级标引法的基础上增加一项：栏目或段落。即：册＋卷（篇）＋页码＋栏别（段落）。例如：绍兴老酒二⒄1229左表示“绍兴老酒”在第二册第17卷第1229页左栏。有的志书中分左右栏了，可以标上左右栏，有的志书没有分栏，可以标“上、下”表示是一页的上半部分或者是下半部分。在标引时，若采用二级以上的标引法，标目的出处信息都用代码或者简称，用什么样的代码或者简称要在说明里说清楚，以便读者使用。

（三）标目的标引工作流程

一是分工明确。在确定检索范围的前提下，明确分工。如表格索引、图片索引指定一人，文字主要内容索引指定一人。也可全部由一人专管。二是筛选、拟定标目。把几个负责拟定的标目在一起核对，确定出准确的索引词。三是标引出处。出处应该在定稿之后，付印之前进行标引，这时页码不再变动，不会导致返工。