档案收集工作慨述

马春娟

摘 要：档案的收集工作包括两个部分，其一是负责立卷的文书部门或各业务部门，分散在个人手中的档案资料集中起来，组成案卷。其二是指综合档案室按照上级档案部门的有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，把分散在各部门的案卷和失散的档案资料，集中到综合档案室。

关键词：档案；搜集工作；分析

1 档案收集工作的内容和意义

1.档案收集工作的内容档案收集工作可以概括为两个方面，即档案的接收和档案的征集。档案的接收，是指档案馆（室）收存档案的活动过程。它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主渠道。档案的征集，是指档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动，它是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。

2.档案收集工作的意义收集工作是档案工作的起点，是整个档案工作中极为重要的一个环节，对整个档案工作都具有重要意义。

总之，大量的经验证明，收集工作是档案业务基础工作中的基础，做不好档案的收集工作，就没有完整的档案，也就不会有健全的档案工作。因此，要做好档案工作首先必须从档案的收集工作做起。

2 档案收集的原则

1.要丰富和优化馆（室）藏，实现数量和质量的统一

一个档案馆（室）的收藏是否丰富，档案是否完整，这是衡量档案馆（室）工作做得好坏的一个重要标志，也是开展利用工作，特别是档案馆开放历史档案、开展编辑研究、出版档案史料的一个前提条件。档案馆（室）的档案卷收藏越丰富、越珍贵、年代越久远，就越有可能为社会作出更大贡献，也就越会得到社会的重视。丰富馆藏的主要标准和要求，应该是：数量充分，质量优化，成分充实，结构合理。

2.加强档案馆（室）外的调查和指导，把握全局，统筹兼顾如何把档案材料从原始的分散状况变为集中状况？这不仅要求档案馆（室）要做好自己的接收工作，还要求做好档案馆（室）外的调查研究和指导管理工作。

首先，要调查研究，加强指导。收集工作必须做好档案馆（室）外调查，掌握应收入档案馆（室）的档案分散、流动、管理和使用等有关方面的信息。档案馆应该进行全宗调查，了解有关机关的历史、建档情况、保存档案的数量及整理、保管等情况，以便统筹安排哪些全宗或哪些部分、何时、有多少档案应该进馆，即使在工作正常的情况下，加强档案馆外调查对做好档案收集工作和各项档案管理工作以至整个档案事业的预测、规划和决策，都具有重大意义。在加强调查研究的基础上，要协助与指导档案移交部门作好移交准备工作，使之符合接收的要求，从而提高档案的收集工作水平和馆（室）藏文件的质量。

其次，要把握全局，统筹兼顾。在档案收集工作中，要注重研究和掌握档案形成规律和档案发挥作用的规律性，根据档案分散的情况和档案馆的条件，从全局出发统筹安排，认真处理好从文件形成到归档、从档案室到档案馆的档案流程周期，把需要集中的档案当作某单位的“小家底”“据为已有”不愿移交，或者“拒之门外”不愿接收，任其分散甚至遭受损失。应该从全局出发，全面考虑档案的第一价值、第二价值和档案在保管、使用方面的现状以及客观规律，使各机关具有第一价值和第二价值的档案都有科学合理的归宿，使局部和整体、当前和长远的利用有机地结合起来，从而有利于维护党和国家历史文化遗产的安全保管和便于提供利用。

3.坚持标准，严格要求，实现入馆（室）档案的标准化、现代化管理档案工作的标准化，就是对档案工作中的一些管理原则和技术方法，按照规范化的要求统一起来。在国际范围内，己成为包括图书、情报资料和档案在内的文献工作标准化的必然趋势。档案工作的标推化，不仅可为实行电子计算机管理创造条件，而且有助于提高手工管理的水平。实行档案工作的标准化，应该从收集工作中开始推行，逐步着手。

4.坚持全宗不可分散的原则，保持全宗和全宗群的整体性全宗是一个机关的档案的整体，因为一个机关内部，各项活动之间是相互交错、相互联系的，而不是相互孤立的，所以一个机关所形成的档案材料之间存在着固有的内在联系，它们是一个有机整体。保持全宗的整体性，是档案管理的一个基本指导思想，贯穿于档案管理工作始终。在档案收集工作中执行这一基本原则，是保证以后各个环节实行全宗管理的先决条件。如何在收集档案时执行全宗不可分散原则，保持全宗和全宗群的整体性。首先，要把一个机关的档案作为一个全宗集中在一个档案室或档案馆内，而不允许人为地分割一个全宗的档案。某些单位由于一时需要而把某些档案从全宗中抽走另行集中，这种作法是不科学的。如果确实需要集中一些档案原件使用或存案，应以复制本代替。其次，要注意各个全宗之间的相互关系。因为，在一定的时间、地点和条件下活动的各个机关，它们的工作活动都不是孤立的，而是相互依存的，反映在它们各自形成的档案上，各个全宗之间就有着密切的联系。这种在历史上形成的有着密切联系的若干全宗，称为“全宗群”。全宗群作为若干个全宗的集合体是自然形成的，不能人为地加以分割，而要集中收集在一个档案馆里，这才有利于反映历史上一定时间和一定地区工作活动的全貌。

3 档案收集工作的特点

1.预见性与计划性档案文件作为人类各种社会活动的伴生物，其产生和形成具有明显的分散特点。所以，必须在调查研究的基础上，科学地分析和预测其形成、使用、管理的规律和特点，才能做好档案的收集工作。此外，档案收藏部门还应坚持历史方法的原则，全面地了解和掌握本档案馆（室）主要档案用户的利用动向、特点和规律，使收集来的档案文献符合档案用户当前的和长远的利用需要。档案收集工作要有计划性并主动地进行。

2.针对性与及时性档案收集工作，必须根据各级各类档案馆（室）的收集档案的范围来进行，不能违反国家规定，擅自收集不属于本馆（室）收集工作范围的档案，以保证收集工作能够有目的、有重点地进行。档案收集工作还具有及时性的特点。它要求档案人员必须具有明确的时间意识，将应当接收或征集的档案及时收集进馆（室）。档案部门应当尽最大的努力，避免拖延迟误，在掌握有关信息线索的前提下，采取相应的方式，尽快將档案收集起来。

3，系统性与完整性档案收集工作的系统性，从横的方式来讲，就是收集来的档案在种类、内容方面应齐全完整，同一项社会活动的档案应当是一个有机的整体；从纵的方面说，要保证收集来的档案能够历史地反映出一个地区、一个部门、一个专业系统、一个单位的历史脉络。此外，在收集档案时，应充分考虑到档案的科学文化的价值及其在当前的工作、生产、科研活动中所能起到的积极作用。这样才能使档案馆（室）真正成为机关、单位的参梅与咨询部门，使档案馆（室）成为社会各方面开发利用档案史料的中心。

参考文献

[1]江吉褚.要做好档案收集工作[J].兰台世界，2005（02）.

[2]李婉月.开放档案工作研究[D].武汉大学；2004年