建设工程档案资料管理中的突出问题及应对措施思考

摘 要：建设工程档案资料记录了建设工程的全过程。做好建设工程档案资料的收录、管理及使用，使建设工程档案资料完整、全面、规范，甚至是通用，对于建设工程项目的全工程都有着至关重要的作用。但是如今的建设工程档案资料管理中存在着许多问题，文章对工程建设档案资料管理中存在的突出问题进行讨论，并提出了提高建设工程档案资料管理的相应措施。

关键词：建设工程；档案资料；突出问题；对应措施

建设工程档案资料是一种极具保存价值的文件资料。它以工程建设项目为单位，在建设工程全过程中形成的并以图纸、图表、文字等形式保存下来的工程项目档案资料。建设工程档案资料不仅仅是为了记录当前的建设工程设计、施工、管理阶段，也是明确建设工程项目各施工程序质量责任的重要依据。所以建设工程各方管理者应当树立建设工程档案资料管理的意识，严格按照建设工程档案资料管理的相关法制规范，保证建设工程档案资料的准确并得到充分地利用，为建设工程项目交付使用后的维修、改建提供必要的依据。

1 建设工程档案资料管理中存在的突出问题分析

结合工程项目建设的特点以及笔者的工作经历，笔者认为在我国的建设工程档案资料管理中仍存在着以下一些突出的问题：

（一）建设工程管理者注重工程建设，忽视档案资料建设

建设工程项目中相关单位的领导、管理人员、技术人员都对档案不够重视，档案法治意识观念薄弱。建设工程项目的相关负责人虽然在工程项目筹划过程中有对建设工程档案资料管理进行了初步的规划，但是在实际项目管理中只注重建设项目的进度、质量，忽视相关人员对建设工程档案资料的记录、收集及管理。在建设工程项目的全过程中，工程建设各方管理者没有指定完善的工程建设档案管理机制，使得建设工程档案资料管理与工程建设进度脱节，更有甚者，建设工程档案资料中有很多的遗漏，或是相关技术人员没有提交，或是使用复印件。有的单位虽然有着完善的建设工程档案资料管理制度，但是形同虚设，更谈不上按照制度进行档案资料管理。

（二）工程建设项目的施工工序多而复杂，资料整理归档不按规范

一个建设工程项目一般包括土建、桩基、水、电、市政建设等多个施工过程，这也需要多个施工单位来完成。建设工程项目必须按照施工工序的先后顺序，所以对应的施工过程的档案资料管理工作都至关重要。建工工程项目档案资料由这些施工过程的档案资料整理组合而成的，每个施工单位的资料都是独立完成的，所以就容易出现档案资料分散、档案管理出现脱节的现象。有的施工单位对其施工过程中的必要相关记录填写有遗漏、不规范，对于一些建筑材料的检验报告、质量保证书等内容残缺、不实；有的单位不按要求进行编制建设工程竣工图，导致建设工程档案资料质量不高，不能为建设工程后期的维修改建提供有利的考察依据。

（三）建设工程档案资料管理人员与其他单位、部门缺乏沟通

档案管理人员在管理工程中的自觉性及主动性决定了档案资料的质量。建设工程是一个复杂的项目，它需要很多企业及单位的参与，需要各个部门的相互配合。建设工程项目的参与单位都对应着相关负责人，所以档案管理人员与各负责人之间存在着必要的联系。在当前的建筑行业当中，档案管理人员极度缺乏自觉性及主动性，使得各单位的提交的资料没有得到有效的检查或者没有索要缺失的资料。这是由于建设工程档案管理人员与其他单位缺乏沟通，使得滞留在相关人员手中的资料无法提交，出现错漏的地方无法及时更正补充。

2 加强建设工程档案资料管理的应对措施分析

针对以上建设工程档案资料管理中存在的突出问题，对于加强建设工程档案资料管理提出如下应对措施：

（一）强化工程建设全过程的档案资料管理意识

在工程档案资料管理过程中，要树立档案质量管理意识，按照合同要求及档案管理的相关规范，施行全过程管理，提升建设工程档案资料的质量。领导对建设工程档案的意识就决定了工程建设全过程中档案资料管理质量。建设工程项目管理者应当组织相关人员学习建设

工程档案资料管理方面的规范。建设单位的负责人在与设计单位、施工单位、监理单位分别签订合同的时候，应将建设工程档案资料的收集、整理及移交等纳入合同条款中，在建设工程竣工之后，验收建设工程的竣工档案。这就相当于将建设工程档案管理工作与单位利益相关联，这样不仅使得相关技术人员注重档案资料管理，也明确了责任，提高了他们认真记录及管理建设工程档案资料的责任心。建设项目的设计单位应当按照与建设单位订立的合同进行编制工程项目实际的竣工图纸及文件，与此同时，建设单位可以按照国家的相关规定提供给设计单位一定的报酬。

（二）发挥监理部门的作用协调配合，保障工程档案资料整理规范

建设单位要积极发挥监理单位在建设工程项目施工现场监管的作用，协调各参与单位和施工单位的关系，明确分工、相互配合，高质量的完成建设工程全过程的档案资料归档之前的各项工作，衔接系统紧密，使建设工程档案资料管理进度跟上建设工程项目的进度，保障建设工程每个施工工序的档案资料都按照实际工程的真实情况进行收集和整理。此外，建设单位还要积极发挥监理部门的监管作用，明确参建单位的责任，及时与各参建单位沟通协调，定期督促各个参建单位及时记录、收集并提交各个过程的建设工程档案资料，并且严格审核提交的档案资料，确保建设工程档案资料归档前完整系统，没有遗漏。为了保障建设工程项目档案资料的质量，监理部门还应与建设单位紧密配合，做好建设项目文件的收集及前期汇总工作，建设工程档案资料前期的收集及汇总是后期档案资料系统整理的基础，所以监理部门应发挥积极的作用以确保档案资料的真实和完整。

（三）加强档案管理人员与工程建设各单位、部门沟通协调，做好档案资料管理工作

建设工程档案部门应当积极地与其它相关部门进行交流、协商，取得他们的配合与支持，并请工程建设相关部门监督建设工程档案的管理过程，确保每各工程项目阶段的档案资料都真实、完整、系统。各个部门的工程档案资料都是由各自的档案管理人员进行记录、收集、整理，而建设项目档案资料管理则是将这些单位的资料都收集起来进行整理、归档。通过与其他部门的沟通了解相关技术人员在进行建设工程档案资料管理工作中存在哪些问题，及时给予合理的建议与指导，并适时督促各方相关技术人员认真记录和收集建设工程档案资料，确保档案资料的收集进度及资料的真实性。在建设工程项目中，参建单位较多，相关部门如果没有紧密地联系，就容易造成档案资料的不系统，这时候就要发挥档案管理人员的作用，与各单位各部门进行有效地沟通，协调各部门的档案资料管理工作，使得建设工程档案资料管理的紧密度与建设工程施工工序的衔接度保持一致，保障建设工程档案资料在工程建设全过程中及时和准确。

3 结束语

建设工程档案资料管理需要各部门的积极配合，并在宏观的监控过程中，按照相关的管理规范及体系进行工作。在此过程中，需要提高建设项目相关人员对于工程项目全过程的档案资料管理意识，需要监理部门加强对建设工程项目档案资料的监管作用，需要建设工程档案管理人员与其他部门积极地沟通协调，只有这样，建设工程档案资料才能够准确、完整、系统，建设工程档案资料管理工作也会更加系统化、高效化，在建設工程项目的后期运行、维护中发挥巨大的作用。

参考文献

[1]张冰.走刍议建设工程档案有效管理的措施[J].建筑工程技术与设计.2014（18）：896.

[2]陈丽娟.工程档案在工程项目管理中应用[J].科学时代.2014（22）：35-36

作者简介

王丽艳（1984—），女，新疆石河子人，新疆天智辰业化工有限公司企管部，资料员，大学本科学历，研究方向：档案资料管理。