突发事件中的档案安全研究

姚美仙

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）01-000-02

摘 要 档案安全隶属于档案管理范畴，是维系档案价值的重要步骤与组成部分。本文以“突发事件中的档案安全”为主要研究对象，首先阐释了档案安全的构成要素，然后从内部、自然以及社会三个角度对比论述了构成档案安全的外部环境因素，最后从四个角度说明了其具体的操作策略。望通过本文的论述能使广大档案管理工作人员充分认识到档案安全问题的重要性，能够在日常工作中做好预案，以备突发事件之需。

关键词 突发事件 档案安全 应急预案

在人们的日常工作和学习过程中，突发事件的出现不仅会威胁和影响到其正常的工作进度，更会对已经生成的重要资源内容产生严重的破坏与损害。以近年来我国出现的自然灾害以及非自然因素所生成的重大事故为例，其所造成的不仅有个体生命生存的灾难与威胁，也为我国档案信息的安全带来严峻的考验。它促使广大档案管理工作者必须要在已有的档案管理原则和工作方法上，制定出有关的突发事件紧急预案，保障特殊情况下的档案安全。

一、档案安全的构成要素

（一）载体安全

所谓的档案载体是指能够承载和反映具体档案内容的物质材料。鉴于目前我国档案信息的存储主要分为纸质信息和电子信息两类，因此目前档案载体主要集中在电子存储设备和书籍纸张这样两个主要类别上。而突发事件对于载体的破坏性是极具杀伤力的，甚至于多数情况下所造成的都是无法弥补的损失，因此载体安全是构成档案安全的重要构成因素。

（二）信息安全

从概念上来说信息安全主要有两个类别，即传统档案信息安全和数字信息档案安全。其中，前者是基于档案载体安全而提出的一种概念，其档案信息与载体共生共存，一旦载体被破坏，信息也必然遭到致命性的损害甚至摧毁，无法再生；而后者主要是基于网络时代以及信息科技高度发达的今天，以电子存储为主要形式存在的电子信息资源，极容易出现各种病毒感染、网络攻击以及资源窃取等问题，造成信息安全性的“折扣”，给档案所有者造成难以想象的损失。因此，保障档案的信息安全亦是其安全策略的重要组成部分。

二、构成档案安全的外部环境因素

（一）内部环境

构成档案安全所需的环境因素主要分为两种，即内部环境和外部环境。其中，外部环境主要是指自然环境因素和社会环境因素，而内部环境主要是指保护和维系档案载体的客观实体环境，以及用以维系档案管理工作的相关章程制度、从业人员的业务能力和综合素质等。相对于各种不可预估、或难以抵抗的外在因素的影响，内部环境所涉及到的诸多因素大多是主观、可以预控，甚至是改变的。所谓“事在人为”，良好的内部环境是维系档案安全基础与前提，更是保障各项档案管理工作顺利开展的重要途径。

（二）自然环境

能够影响到档案安全的自然环境主要是指档案存储位置所面临的地理、气候、环境等人力所难以改变或者说难以影响的外部自然因素。而这类因素一旦产生突发事件，对于档案安全所带来的影响无疑是毁灭性、难以挽回和拯救的。

（三）社会环境

维系档案安全所需的社会环境主要是指档案管理工作发生区域的社会治安问题，而其又主要是由当地的人文宗教、民族经济等问题所共同生成的。社会治安问题一旦突发，给档案管理工作以及档案安全所带来的影响也是巨大和难以估量的。但严格意义上来说，社会环境因素并非像自然环境般是不可抗力因素，而是可以采取有效措施予以控制和防范的。

三、突发事件中的档案安全策略

（一）加强基础设施建设

加强基础设施建设主要是指档案安全管理体系当中的事前预防设施，诸如抗震、防水、消防所需的必要措施以及物资储备。只有这样才能保障面对突发事件、尤其是不可抗力的自然灾害时，能够在第一时间组织工作人员，以科学有效的布局、合理的措施，快速抑制不良势态的发展与蔓延，保障档案载体安全，将档案信息的损失降至最低。

（二）预设突发事件安全分级

依据目前已经出现或者在其它管理工作区域出现的能够威胁到档案安全的各类突发事件，其危险程度以及破坏指数，将突发事件划分为不同层次的等级。很多突发事件在发生之前会生成一定的预示，且在事件结束之后还会对档案安全生成潜在性的影响，这就需要档案管理人员对不同层次的突发事件做出一定的分析和预判，以便时刻关注档案工作过程中所产生的任何现象以及周边环境的变化，能够随时做好备选方案、采取有效措施，在突发事件来临之时，做好应对。

（三）加强对管理人员的针对性训练

突发事件当中的档案安全维护工作看似离现实生活有一定的距离，但是对其所需的各项工作能力以及态度的培养，绝不能纸上谈兵。其需要档案管理机构每年不定期进行突发事件的模拟演练，加强对管理人员反应能力、危机化解能力的培养与考核，同时对档案管理机构当中现有措施、方案的严密性、可行性、可操作性做出一定的校验，从而形成一定的判断结果，在今后的工作和管理过程当中有所改进、有所巩固。

（四）启动应急预案以及事后紧急处理方案

所谓的应急预案是指在档案管理工作当中已经形成的、基于以往自身或者其它单位工作经验所总结的、突发事件发生时所采取紧急处理方针，以及在此期间维系工作正常开展的必要策略。突发事件一旦发生，需要工作人员第一时间对事件等级以及其所能产生的危害程度进行有效和必要的评估，并随即发布预警信号，启动应急预案。根据其中的内容所示，将应对突发事件所需的人员、物资以及其它方面所需的各项内容第一时间进行充分而齐全的准备，以做到预警信号一旦下达，所有工作人员能够立刻且全体投入救灾防害过程当中。同时，在此期间工作人员必须随时关注势态的发展，必要时需要报备更上级档案管理机关，请求支援。突发事件应急处理之后需要对档案的受损情况、涉及内容以及种类和年代性等做出充分的统计，并及时展开有关资料的备份整理和收集工作，以便接下来的各项工作能够顺利展开。

综上所述，档案安全是维系档案管理工作的重要组成部分，而突发事件的存在又会在一定程度上威胁到档案的安全。因此，对于广大档案管理工作者而言，其更需要充分认知到维系档案安全所需的内部和外部环境因素，从而从前期规划、设施改进以及必要的工作培训来进行有针对性的设置与安全策略布局，从而让档案安全得到更为充分的保障。

参考文献：

[1] 金红.档案安全工作突发事件应急处置预案[J].城建档案，2014（07）.

[2] 赵彤.档案工作突发事件应急预案编制的几点思考[J].赤子：上中旬，2015（05）.