论高校档案管理的“失范”及对策

索晓欣

（赤峰学院 办公室，内蒙古 赤峰 024000）

论高校档案管理的“失范”及对策

索晓欣

（赤峰学院 办公室，内蒙古 赤峰 024000）

随着我国社会的不断发展，高等教育也处于不断改革中，进一步促进了高校档案管理工作的发展.现阶段高校的档案管理与高校的建设和发展是密不可分的，尤其是在学校的教育工作、学生的成长、科学研究等方面起着重要的作用.虽说档案管理工作随着管理理念和方法的改变，管理水平有了一定的提升，但依然有很多弊端存在，导致了管理过程的“失范”.现本文就简要分析了目前高校档案管理的现状，并尝试提出了几点解决策略，以更好地促进高校档案的管理.

高校；档案管理；管理规划；失范；对策

所谓档案管理是指利用文字、图表、声音和视频等记录考查对象情况的资料，记载了学生在成长和发展过程中发生的较为重要的事件，具有一定的权威性和指导性，是高校进行学生管理的重要资料.因此，我国高校的档案管理具有社会性、综合性和系统性等的特点，在学生的发展中起着至关重要的作用.

1 目前高校档案管理“失范”的现状

1.1 高校档案管理理念落后

首先是我国各高校不重视学校的档案管理工作，潜意识里觉得档案管理不重要.甚至很多高校认为学校的档案管理没有什么经济指标，也不会产生经济效益，这就使得在档案管理的过程中出现了干好干坏一个样、干与不干一个样的现象，使得档案管理趋于形式化.其次是现有的管理理念落后，造成了工作过程的松散和工作材料的流失.这主要是因为各高校在进行档案管理的过程中，只是做了简单的资料规整，使得学校的档案管理室成为了储藏室，而且很多材料残缺不全.最后是高校在档案管理的过程中，没有形成完整的管理制度，同时也没有专门的档案管理人员及部门.现阶段的档案管理人员多是从教师中抽调出来的，甚至聘请的兼职人员，严重影响了档案管理的进步和发展.

1.2 高校档案管理方式陈旧

高校的教师和学生较多，教学任务和科研项目也较多，这样高校在进行档案管理时，难免会有些力不从心，导致管理方式陈旧，效率较低.

首先是目前绝大多数高校就采取了人工档案管理的方式，在信息收集、整理、分类和保存的过程中，人工处理的过程容易出现信息错误、资料不全等工作失误.其次是高校在管理方式上投入不足，管理设备和资料陈旧，导致难以进行管理方式的革新.例如目前很多高校存放的纸质档案资料腐烂、照片褪色等，这都在很大程度上限制了高校档案管理方式的改进.最后是高校不重视对现代化信息的利用，当今社会是一个信息化的社会，信息的传播速度非常快，而高校在档案管理的过程中却忽视了信息的利用率.

1.3 高校档案管理宣传力度不够

现阶段高校档案管理部门比较保守，尤其是在信息储存方面，高校的市场意识薄弱，依然遵循传统的信息“保险保密”政策，这与现今社会提倡的信息开放化和共享化理念相违背.

首先是高校在档案管理的过程中，相关的宣传报道较少，这就导致档案管理查询的途径和方法也较少.其次是档案管理者的意识也比较薄弱，自身认识不到档案管理的重要性，没有树立起相关的宣传意识，管理意识薄弱现象的扩大化，导致了档案利用率偏低.同时，随着信息化时代的到来，人们对信息的需求量骤然增加，若是档案管理宣传力度依然偏低，难免会使得高校的档案管理落后，无法革新.最后是高校自身的发展抑制了档案管理宣传的过程，尤其是很多高校的领导严格要求信息的保密性，潜移默化中增加了保密的绝对化，抑制了高校档案事业的发展.

1.4 高校档案管理工作人员综合素质偏低

高校的档案管理是技术性和专业性较高的工作，这就要求档案管理工作者不仅有较高的专业技能，还应该有良好的综合素质水平.但是目前高校管理者在档案管理的过程中不重视人员的分配，导致工作人员的综合素质偏低，难免会有些弊端.

首先是工作人员业务不熟练，责任心和事业心不足.这主要是因为高校档案管理工作人员不固定，流动性较大，甚至有的工作人员还没有熟悉工作流程，就发生了工作的调动.这样难免会使档案管理工作者彼此之间缺乏交流和沟通，导致管理工作严重不足.其次是档案管理者的专业性不强.一方面是高校在招聘档案管理工作者的过程中，招聘门槛较低，甚至聘请了兼职人员，难免会降低高校档案管理的效率；另一方面是高校没有提供给工作人员必要的进修和学习机会，导致档案管理工作者思想上没有创新，行动上更是停滞不前.最后是档案管理者自身的意识不强，在工作上没有做到尽职尽责，甚至有的员工抱着得过且过的态度，工作上表现为懒散和不上进.而且很多工作人员没有树立终生学习的意识，创新意识欠缺，档案管理工作难以更好地开展.

2 我国高校档案管理的应对策略

2.1 积极转变管理理念，健全档案管理制度

首先各高校应该重视自身的档案管理工作，营造良好的管理氛围.这就要求高校把档案管理工作列入到学校的整体发展规划中，在人员和资金上给予档案管理支持.而且高校的领导也要积极参与到档案管理工作中，指导档案管理工作的开展，以促使学校的档案管理保持持续化的良好发展状态.其次是高校积极转变档案管理理念，最好在纸质档案管理的基础上，积极开展电子检索，利用现代化的管理设备.为了进一步提高档案管理室的综合利用效率，高校可把档案管理的重点放在归档上，对不同类型的档案进行统一集中管理，以形成完整的档案管理体系，有效提高档案管理的水平.最后是高校健全档案管理制度，以促进档案管理工作的有效开展.一方面档案管理工作涉及到的内容较多，这样高校就应该在自身发展现状的基础上，建立起各种规范制度，以提高整体的工作效率；另一方面是高校把档案管理工作纳入到质量考核指标之中，建立健全相关的档案管理监督机制和赏罚机制.

2.2 丰富档案管理方式，引进先进的管理设备

首先为了丰富高校档案管理方式，学校应该注重经费的投入，以不断完善现有的档案管理设备.现阶段档案管理设备欠缺，而且没有实现自动检索功能，这就导致很多管理信息和档案只能供档案管理者使用，难以实现资源的共享.为此，高校在做好资金预算的基础上，可吸引社会团体或者个人的投资，进一步丰富资金来源，有效实现档案管理的无纸化、电子化和网络化.此外是高校采取多样化的档案管理方式.一是建立起档案管理信息资源库，对学生的不同信息进行整合，做好初步的整理工作；二是建立针对性服务项目，随着高校学生的不断发展，他们的档案也变得更加多样化，这样高校在进行档案管理时，就应该根据个别学生的个别档案进行归档，完善档案管理的服务；三是提供在线资料，充分利用现有的多媒体等电子设备，提高信息的公开化力度，也能使学生更清晰地了解自己的信息，对他们起到良好的督促作用.

2.3 加大宣传力度，做好档案文化宣传

高校在加强自身档案管理宣传工作时，应该从多元视角出发，打造出自身的文化特色.首先高校的档案宣传工作可以从教师和工作人员入手，介绍学校的发展历史、院系设置和专业发展等，以客观、真实的形式展示档案内容.其次则是从高校的学生入手，高校学生数量较多，若能积极利用，宣传效果往往较好.这样教师就可以引导学生组织多样化的档案宣传活动，设计不同的宣传专题，从宣传的专业化、系统化和多元化入手，以实现高校档案的宣传和文化的发展.然后是从高校的文化建设入手，根据高校的文化发展进行宣传.一个学校的长久发展往往离不开深厚的文化底蕴，这样高校在宣传自身档案管理时，可做到有效利用.最后是高校从自身的特色入手进行档案管理宣传，每个学校在发展的过程中都会形成自身的特色，这样宣传的范围会更广.例如有的学校教学独具特色，有的学校教学设备有特点等，这样在进行宣传时，有利于吸引眼球，提高宣传的效果.

2.4 强化工作人员的学习意识，提高他们的综合素质

随着现代社会的不断发展，档案管理形式也在发生改变，这样档案管理工作人员就应该把目光放长远，从社会的管理需求入手，提高自身的知识能力和综合素质，以更好地开展工作.

首先档案管理者应该提高自身的思想意识，站在高校整体利益的角度上思考问题.这就要求工作人员有较强的责任心和事业心，意识到档案管理工作的重要性，在工作的过程中做到按章办事.例如不该动的资料不动，不该说的内容不说等，尤其是一些档案保密性较强，随意改动带来的损失较大.其次是档案管理者提高自身的知识和能力，档案管理工作随着社会的发展不断革新，这样工作人员也应该树立终生学习的意识，以在融入时代元素的前提下，更好地进行工作.为此，一方面高校可请相关专家来学校进行讲座，鼓励相关的教师和工作人员积极参加；另一方面工作人员自身要有进修的需求，对于学校提供的外出学习机会积极把握，同时自主寻求多样化的培训和发展机会，养成善于学习的习惯.最后是高校完善现有的工作人员队伍建设，营造一个良好的工作环境.这样高校就应该对档案管理工作者进行合理的分组，规定不同工作人员的工作任务，实施责任到人的措施，以提高工作人员的积极性和主动性.此外还应该做到兼职和专职工作人员相结合的模式，提高工作人员的各种福利待遇，建立相关的监督和赏罚机制，以使工作人员意识到档案管理工作的重要性.

3 结语

综上所述，加强高校的档案管理工作是促进高校信息资源完善和教学改革的关键因素.这样高校在开展档案管理工作时，就应该积极转变管理理念，不断提高自身的管理水平，不仅从思想上进行革新，也在行动上做到完善.因此目前高校对自身的档案管理工作应该有一个清晰的认识，意识到档案管理工作是一个长期而又复杂的过程，并不是一蹴而就的，需要的是坚持不懈的努力和探索.高校档案管理全体工作人员应该积极进行探索，实施全面的改革，以最终实现档案管理水平的质的飞跃.

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