略论当前高校档案管理人员的素质建设

2016-03-29徐小莉

赤峰学院学报·自然科学版 2016年17期

关键词：工作者素质档案管理

徐小莉

（赤峰学院　档案室，内蒙古　赤峰　024000）

略论当前高校档案管理人员的素质建设

徐小莉

（赤峰学院档案室，内蒙古赤峰024000）

本篇文章针对我国高校档案管理人员的素质建设一题展开了较为深入的研究，同时结合高校档案管理人员的素质现状与高校档案管理人员的素质要求总结出了几点可行性及较高的应对措施，其中包括加大对政治理论的学习力度，提升档案管理人员的政治素质、重视对档案管理的理论学习，提升档案管理人员的专业水平、加大对档案保密工作的教育力度，提高档案管理人员的保密意识、进一步增强档案管理人员的创新意识以及开展信息技术培训，提升档案管理人员的信息处理能力等等，以期能够对我国高校档案管理水平的提高献上笔者的一点绵薄之力.

高校档案；档案管理；人员素质

1　高校档案管理人员的素质现状

1.1政治素质水平较低，法律意识不高

由于档案管理经常会涉及到带有政治性质的工作内容，所以也就需要管理人员具备较高的法律意识与政治水平，从而能够严格按照国家颁布的各项法律制度来完成管理工作.然而，我国绝大多数的高校档案管理人员都不具备这一特质，无论是基本的是非辨别能力还是更高层次的思政觉悟水平都有待进一步的提升.除此之外，还有部分档案管理人员还会表现出得过且过和自觉性差的现象，不能够认识到依法治档理念的重要性，严重制约了高校档案管理水平的提高.

1.2档案管理岗位的流动性较大，管理结构不稳定

档案管理是一项逻辑性较强且需要连续进行的工作，然而，很多高校中的档案管理人员都是以兼职或是临时工的身份来进行档案管理，他们不仅会频繁的调动岗位，而且对档案管理的具体工作流程和技巧也并不熟知，干扰了档案资料的整理、查找、归档以及立卷等工作的顺利进行，并且在无形当中降低了档案管理工作的整体效率.

1.3安全意识有待加强，档案管理工作存在风险

高校的档案信息具有着极高的保密性，在没有经过批准的情况下，所有人都不能够私自借阅、翻看、查找以及更改档案中的信息内容.然而，由于高校档案管理人员的安全意识较低，因此并不会对档案管理工作抱有非常高的警惕性，往往只是将档案管理的风险须知当做一纸空文来对待.除此之外，还有一些高校中的档案管理人员在工作当中表现的非常随意和不严谨，尤其是在与其他同事交接班的时候也并没有做好完善的对接工作，让高校档案信息的安全性受到了极大的威胁.

1.4管理水平有待提升，档案利用率较低

纵观我国当前绝大多数的高校档案管理现状来看，有超过半数以上的档案管理人员都是在中途出道的，他们不仅没有接受过专业的档案知识管理培训，同时也并不具备专业管理人员的工作责任意识.此外，由于很多档案管理人员都是临时工，所以在他们的认识当中只是将档案管理工作当做了一个“跳板”，根本无法保证档案管理工作的科学性与专业性.在具体的工作当中，由于受到专业知识与专业技术严重不足的影响，一些档案管理工作者只能够做一些最基本的事务工作，例如抄写档案信息、手工编排档案目录、装订档案以及打扫档案室的卫生等等.不仅无法将高校档案的真正利用价值发挥出来，同时还会从很大程度上拉低我国高校的整体档案管理水准.

2　高校档案管理人员的素质要求

2.1具备良好的思想政治素质

通过上文中的介绍可知，高校档案工作具有着较高的机密性与政治性特点，从而也就意味着从事档案管理的工作人员必须要拥有超高的思政素质水平.首先，档案管理人员应当树立起正确的人生观和价值观，严格按照中国共产党的指导方针来开展自己的档案管理工作，尤其是在遇到有关于政治方向和政治立场方面的选择时，一定不能够为了某种个人利益而出现动摇的情况.从高校领导的角度来看，在选择档案管理人员的时候也要将思政素质水平纳入到考察范围中，并结合高校实际的经营现状来经常性的开展一些以政治理论为主题的培训和教育活动，让所有档案工作者都能够在不断提升自身工作责任感的同时，对接下来的档案管理工作抱有更高的积极性.

2.2具备高尚的职业道德素质

高尚的职业道德是从业人员所应具备的一项基本道德素质.对于高校档案的管理工作者来说，不仅要熟读、熟知《档案法》中的各项规章制度，同时还要严格按照《高校档案管理办法》中的相关条例来约束自己的管理行为.真正做到诚实诚恳、爱岗敬业、循规蹈矩.高校档案中所记录的均为学校以往各项活动的完成情况，它关乎到学校日后的发展以及决策计划的制定，为此，高校档案的管理人员一定要保证档案信息的准确性和完整性，从自身做起，杜绝一切私自传阅、涂改、伪造以及销毁学校档案信息的行为.此外，也正是由于档案管理工作具有着较高的保密性，所以校方领导也要制定出相关的奖惩规章制度，责令所有在岗的档案管理人员都要按照制度内容来执行保密工作，一旦发现有为了私利而出现的违规行为，高校领导有必要对其进行严肃处理.

2.3具备深厚的业务素质

档案管理工作看似比较简单和轻松，但实际上确实需要档案管理人员具备非常扎实的业务基础.基于此，笔者针对档案工作者所应具备的业务素质做出了如下的几点总结：

第一，档案管理人员要参与过专业的管理培训，并掌握相应的档案管理理论知识；其次，档案管理人员应当具备丰富的管理经验和实践能力；第三，档案管理人员要熟练应用数字化信息的管理技术，例如计算机、扫描机、复印机、缩微机、照相机以及录像机等等，并且还要懂得相关的设备保养和维修技术；第四，档案管理人员还要掌握一定的心理学和教育学知识.由于高校档案信息的种类交杂且数量庞大，为了能够更加精准的做好档案管理工作，管理人员在上岗之前就要先掌握一定的鉴定技术，从根本上提高档案信息的准确性和完整性.

2.4具备稳定的心理素质

在面对数量众多的档案材料时，很多档案管理人员都会不自觉的出现不同程度上的烦躁心理，尤其是在日复一日的重复工作中，对于档案管理工作所产生的热情和兴趣也都被渐渐的消磨殆尽.基于此种情况，高校的档案管理人员应当经常性的去调节自己的心理状态，通过参加技术培训或是教育活动的方式来充实自己的工作生活.除此之外，档案管理工作者还可以在工作之余多阅读一些心理学方面的书籍，让自己的心境能够长时间的保持在平静与祥和的状态中，继而为今后的档案管理工作打下良好的基础.

3　加强高校档案管理人员综合素质的方法

3.1加大对政治理论的学习力度，提升档案管理人员的政治素质

高校的档案管理人员可以通过学习马克思列宁主义、邓小平思想以及毛泽东思想等方式来不断的提升自身的政治水平，让自己能够在面对不良诱惑时保持清醒和积极的心理状态.高校领导也要经常性的委派一些专业的政治理论讲师来到高校档案管理人员身边来进行就业指导，帮助他们从根本上了解到坚定政治方向的重要性，在潜移默化的过程当中培养出档案管理工作者所应具备的大局意识，营造出一个纪律严明的工作氛围.

3.2重视对档案管理的理论学习，提升档案管理人员的专业水平

为了能够让高校档案管理工作可以开展的更加的顺利和专业，档案管理人员要利用一切时间来进行管理理论课程的学习，在不断夯实自身专业知识的同时，确保自己可以熟练的掌握和应用新时代中的各项管理技术.除此之外，高校的档案管理工作者还要将学习领域从基本的档案管理和人文社科扩大到计算机和互联网技术当中，紧跟住时代的发展脚步，让自己能够始终走在科学技术的前端.

3.3进一步增强档案管理人员的创新意识

创新意识与创新能力是所有现代高校档案管理工作者都要具备的.简单一些解释，创新意识所指的即为工作者在进行档案管理时，能够结合自己的工作经验以及当前管理模式中的不足之处，从而创造出崭新的工作思路、工作模式以及工作方法等等.在具体的管理工作中，创新二字来源于档案管理工作人员孜孜不倦的学习和不畏艰难的实践，只有在一次次的失败和改进中才能够形成更适用度更高的科学化工作思路，进而不断的提升档案管理人员的工作效率.笔者认为，能够对档案管理工作者创新意识形成所能够带来影响的不仅仅是上文中所提到的努力和实践，另外还有很大一部分是来源于档案管理人员正确价值观、人生观以及世界观的树立.基于此，在日后的管理工作中，档案工作人员一定要严于律己和恪尽职守，让自己能够在平凡的岗位中创造出更多不平凡的业绩.

3.4加大对档案保密工作的教育力度，提高档案管理人员的保密意识

在《高等学校档案管理办法》中做出了十分明确的规定：“高校档案机构应当按照国家有关规定来公布档案信息.”也就是说，一切没有得到校领导批准与学校授权的个人或组织，都不得私自对高校的档案信息进行公布.除此之外，符合以下情况之一者，也在不对外工作的行列之中：第一，同国家或商业机密有着密切关联的档案信息；第二，能够涉及到专利产品或是高端技术的档案信息；第三，牵涉到个人隐私的档案信息；第四，档案形成个人或单位先限制应用的档案信息.高校的档案管理工作者应当严格按照以上的条例来做好档案信息的保密工作.

3.5开展信息技术培训，提升档案管理人员的信息处理能力

近年来，办伴随着我国信息技术与互联网技术的飞速发展，传统模式的高校档案管理工作显然已经无法满足新时期中的档案管理需求了.在此种条件下，档案管理人员不仅要不断的提高自身的专业知识水平，同时还要掌握更多的信息技术和新型的打档案管理技术，确保能够更加熟练的应用档案管理数字化以及档案检索的数字化.