科技期刊审稿专家信息的更新与完善——以《生物医学工程与临床》为例

齐 烨 崔 浩

科技期刊审稿专家信息的更新与完善
——以《生物医学工程与临床》为例

齐 烨 崔 浩

［摘 要］为了解决稿件送审困难问题，必须对科技期刊审稿专家信息进行定期更新与完善。针对稿件送审中存在的问题，介绍修改更新与收集查找审稿专家信息的方法，提出细化的评价指标，分析审稿专家信息完整度、信息更新率和外审稿件审回率情况。研究结果表明，通过修改与补充完善审稿专家的信息，专家信息完整度为98.21%，大部分的专家研究方向得到更具体的划分；提醒审稿专家更新通讯信息后，专家信息的变更率为1.49%，更新后的专家信息库在通讯信息方面达到了较高的准确率；统计稿件拒审率为1.05%，对不能履行审稿职责的专家将其从审稿专家信息中剔除，对暂时不能审理稿件的专家，可在专家信息表的备注栏注明情况，并记录暂停审稿的起止时间，待时间结束后，可安排送审。因此，利用该方法编辑可及时了解审稿专家目前情况，还可随时修改和补充信息，提高审稿专家信息的完整性和权威性，保证发表文章的质量，促进科技期刊的稳定、健康发展。

［关键词］审稿专家；科技期刊；信息更新；稿件

［作 者］ 齐烨、崔浩，天津市第三中心医院。

科技期刊的专家审稿是稿件编辑过程中一个重要环节，它能协助编辑部把好质量关，帮助编辑对论文的取舍做出正确决定，对论文的研究内容和意义做出评价，同时指出文章的具体不足之处，为作者提供详细、专业的修改意见。它是编辑决定稿件取舍的重要参考依据，是保证期刊质量的重要因素。然而，审稿专家信息的缺失、过时导致编辑无法准确选择审稿人，稿件送审困难，进而造成了编辑部工作效率低下，稿件送审常出现延误现象。为了解决这一问题，《生物医学工程与临床》编辑部对审稿专家数据进行了更新与管理，现已形成一套系统的方法，并得到了充分的利用，现将研究成果予以阐述。

一、稿件送审困难的原因分析

（一）审稿专家信息内容分类

目前，审稿专家信息按内容可分为三大类［1］：（1）身份信息，包括：姓名，性别，民族，籍贯，学历，职称，政治面貌，行政职务。（2）学科专业信息，包括：研究方向/从事的工作，技术专长，科研课题，获奖情况，发表论文或论著，学术专职。（3）通讯信息，包括：邮箱，电话，工作单位，通讯地址。

（二）稿件送审过程中存在的主要问题

编辑在送审过程中，常出现稿件送审地址无效、专家拒审现象，究其原因在于审稿专家联系信息变更，如邮箱、电话、通讯地址、工作单位等，以及对审稿专家专业特长、主要从事的工作/研究、科研成果等信息掌握不全面，造成稿件送审困难。审稿专家邮箱、电话变更，都会造成稿件送外审后长时间无人回应，与专家不能取得联系，编辑只能将稿件再次送审其他专家，延误稿件审稿时长，造成作者对编辑部缺少信任感［2］。审稿专家学科专业信息不全，导致编辑部无法正确选择专业对口的审稿专家，造成审稿专家给不出具体、专业的审稿意见或直接拒审稿件。此外，《生物医学工程与临床》编辑部为使审稿专家更深入了解本刊的办刊情况，都会在每期出刊后给审稿专家免费邮寄样刊，审稿专家通讯地址及工作单位的变更，都会造成期刊被退回，无人签收的现象发生，这无疑造成邮资的浪费，也使审稿专家失去了解期刊的机会。

这些问题给编辑部的工作带来极大的不便，无法将稿件送达指定的审稿人。这样势必会增加稿件的审理时间，从而降低工作效率和延缓出版周期等。

二、审稿专家信息的更新与完善方法

针对以上存在的问题，编辑部决定对审稿专家的信息进行定期的更新与完善，这些信息是选择审稿专家的重要依据，因此，应及时做好信息的查漏补缺、替换更新工作。

（一）定期群发邮件提醒审稿专家更新信息

编辑部通过E-mail方式，定时群发邮件，提醒审稿专家更新信息，可向审稿专家发放基本情况调查表，并及时做好信息反馈工作。调查表内容包括：职称，行政职位，工作单位或部门，电话，通讯地址。如有变动，审稿专家应及时与编辑部取得联系，更新原有信息，以利于送审稿件的有效传递。同时，修改专家信息时，可能会遇到送审专家因出国访问、外地进修等情况，将有一段时间无法审阅稿件，可在审稿专家信息表的备注栏注明情况，以及暂停审稿的起止时间，待时间结束后，可安排送审。如果审稿专家因客观原因，如年事已高、担任重要行政职务、社会兼职增多等原因，不愿再承担编辑部的审稿工作，编辑可将其备注为不再审阅稿件并注明缘由［3］。这样，通过备注信息，其他编辑也可以随时查询到专家信息，避免唐突送审。同时，编辑部也应加强与审稿专家的沟通，拉近与审稿专家距离，使专家自觉更新信息表，支持本刊的工作。

（二）利用互联网查询审稿专家信息

办公条件较好的编辑部，可借助现代办公设备和INTERNET网络，及时修改和补充审稿专家信息。编辑可以通过浏览各个网站了解不同研究领域的专家资料，纳入编辑部构建的专家库中。

1.登录专家所在机构的主页。利用百度、谷歌等引擎工具，登录审稿专家所在机构主页。有的机构将“专家介绍”板块放置在首页，方便信息的查询。也有的单位将“专家介绍”栏目放在首页“就医指南”板块下作为子栏目。通过检索研究机构的方法，编辑均可方便、快捷地查询到专家的详细介绍，主要包括所在科室、职称、职务、个人简历、主攻学科、研究方向、医疗成果等。这种是较为直接、方便的方法，但由于所在机构网站介绍的内容大部分为临床医生诊疗方面信息，对于审稿专家科研情况、工作业绩等介绍不够全面，有一定局限性。

2.利用招生简章查询审稿专家信息。审稿专家所在单位网站医师介绍，内容一般仅局限于医疗工作，而对于专家的科研、论著、社会兼职等信息无法得到具体查询。编辑通过查询本刊审稿专家职称一栏可以发现，大多数专家为硕导、博导，他们一般承担院校的教学任务，编辑可通过审稿专家所在单位附属医院间接查询其大学研究生院或研究机构网站的招生简章来获取审稿专家信息。据此，可查列到审稿专家的详细学科专业信息，包括研究方向、在研课题、发表的论文或专著、学术任职等。这些导师在指导学生学术论文方面经验丰富，对审稿也能提出比较详细的修改意见。这些信息每年更新一次，利于审稿专家库的更新。

3.查看专家近期论文发表情况。应用互联网查询专家信息时会遇到有些专家个人信息在网站上很难被检索到，编辑可以采用间接查询法来获取专家的信息。运用中国知网、万方数据库等搜索专家已发表文献，在搜索栏输入姓名、所在机构、学科分类等信息，了解审稿专家近年论文发表情况，对其研究方向有初步了解，再通过查阅原文献，获得相关信息。通过检索审稿专家所发文章可以获知他的个人简介，包括研究方向，通信地址，年龄，学历，职称等信息。这种方法可作为编辑搜集专家信息的一种有效途径。

（三）评价指标

专家信息更新与补充可以通过细化指标来判定，统计指标有三个：信息完整度、信息更新率、稿件审回率。其中，信息完整度（%）=信息完整的审稿专家数/审稿专家总数，信息变更率（%）=通讯信息变更的审稿专家数/审稿专家总数，稿件拒审率（%）=拒审稿件数量/送审稿件数量。其中，信息完整度是反映编辑利用互联网对专家信息查全情况的一个指标。信息变更率是记录全年专家通讯信息的变更指标，可间接反映期刊邮寄退回情况。稿件拒审率是审稿专家审稿能力的一个评价结果，对不能履行审稿义务的专家从审稿数据中删除。

三、反馈结果分析

编辑部更新与完善审稿专家信息时间为2014年7月至2015年7月整年。全年共送审稿件数量为382篇，整理审稿专家信息人数为335人次。

通过完善审稿专家的信息，编辑发现，稿件的送审效率得到大幅度提升。分析数据可知，专家信息完整度由原来的76.72%（257/335）提高到现在的98.21% （329/335），大部分的专家研究方向得到更具体的划分，编辑在送审时，可准确地把专业对口的稿件送给专家。编辑在送审时还要注意，选择合适的审稿人除了稿件研究内容与专家专业相近外，还需要查看该专家近5年相关研究领域论文发表情况。如果审稿专家只发表过几篇文章，且发表年代久远，可推断专家目前对该专业领域的新进展、新技术的动态了解不及时，审稿专家要准确判断稿件的学术价值就需重新查阅资料，既费时又费力。而选择目前正在从事相关研究的审稿专家，他们了解行业发展动态，同时掌握该领域新技术，审起稿来得心应手，可提出具体、专业的审稿意见，对作者稿件的修改有指导意义。

提醒审稿专家更新通讯信息后，专家信息的变更率可达1.49%（5/335）。笔者总结全年专家通讯信息变更情况，虽然更新率不高，但也应引起编辑部的重视。编辑部审稿专家中1名专家更换了手机号，2名专家工作单位发生变动，还有2名专家更改了通讯地址。统计数据发现，专家的邮箱、手机号变更情况最少，其中邮箱变更人数为零，因为邮箱地址可用来标识用户信息，专家应用邮箱可处理与工作有关的事务，因此不会轻易发生变动。编辑部按照专家更新后的有效地址免费邮寄期刊，期刊的退回率得到有效控制。更新后的专家信息库在通讯信息方面达到了较高的准确率。

大部分专家都按要求在规定时间内审回稿件并提出了具体修改意见，但也有部分专家直接拒审或拖延审稿。统计稿件拒审率为1.05%（4/382），分析原因发现，1名专家因担任重要行政职务，无暇顾及审稿，主动提出不再审阅稿件。另外2名专家随着年龄的增长，以身体不适等缘由拒绝审理稿件。编辑可将其备注为不再审阅稿件并注明缘由，对不能履行审稿职责的专家将其从审稿专家信息中剔除。还有1名专家因出国访问，请求更换审稿人。编辑可在专家信息表的备注栏标注为“暂停审稿”，并记录暂停审理的起止时间，待时间结束后，再安排送审。及时对审稿专家信息进行更新，这对缩减稿件的发表周期影响重大。

四、结语

审稿专家对于期刊质量的把关、扩大期刊影响力作用至关重要。稿件的准确、有效地送审是对审稿专家的一种尊重，也是编辑能力的一种体现。然而，专家信息的缺失与过时常导致编辑无法准确选择审稿人。因此，更新与完善审稿专家信息是十分必要的。《生物医学工程与临床》编辑部通过实践研究，总结了一套系统的方法。利用该方法编辑可及时了解审稿专家目前情况，还可随时修改和补充信息，尽量做到细化到具体问题，发挥专家信息应有的作用，提高审稿专家信息的完整性和权威性，确保每篇稿件得到客观、公正的评价，保证每篇发表文章的质量，促进期刊的稳定、健康发展。

【参考文献】

［1］魏强.专家档案信息库的构建和信息采集途径［J］.兰台世界，2010（16）：20-21.

［2］王华生.学术稿件专家外审存在的问题与编辑控制［J］.中国出版，2012（14）：14-17.

［3］朱岩，陈培颖，欧彦，等.外审专家信息的更新与维护［J］.中国科技期刊研究，2015（9）：951-955.