浅议高校人事档案的开发和利用

沈冰洲

(集宁师范学院人事处 内蒙古乌兰察布 012000)

浅议高校人事档案的开发和利用

沈冰洲

(集宁师范学院人事处 内蒙古乌兰察布 012000)

高校人事档案不仅是档案的重要组成部分，同时也是高校人才信息的重要载体和来源。如何充分地开发和利用好人事档案，更好地为高校人才队伍发展壮大提供高效快捷的服务，是高校人事管理中亟待解决的问题之一。

高校； 人事档案； 开发和利用

高等院校人事管理主要是对本校教职员工的任用、培养、调配、考核、晋升和奖惩等工作的管理，是高校行政管理的一个重要方面。而人事档案则主要记录个人身份、学历等方面的信息，并与个人工资待遇以及组织关系等方面紧密挂钩，具有法律的效用。随着高校管理体制的改革和深入发展，各高校对人才的需求也越来越高，这就需要高校人事管理部门从个人档案信息中挖掘和开发相关人事信息，为学校的教学和科研发展提供有利的人才保证。

1 高校人事档案管理的现状

人事档案是记载个人多方面信息的重要依据，同时，也是高校选拔任用人才的基本依据。随着高校管理体制改革的不断深入发展，高校人事档案的管理也越来越凸显出其重要性。如果只是保管存储而不开发利用，就使得档案的利用程度大大降低，因此，要积极开发利用人事档案信息资源，使人事档案在工作中发挥其应有的作用，最大限度地发掘和利用潜藏在人事档案中的各种信息资源。

1)现阶段人事档案的内容信息较为单一片面。虽然我国在人事档案管理方面出台了相应的规章制度，也做了相应的调整和改革，尤其在人事档案的收集、整理、保存等方面都做了详细的规定，但是在具体的实施当中，尤其是在高校的人事档案收集工作中，还存在一些问题，例如，很多教职工的论文、著作等方面的重要信息，有的存放在人事管理部门中，有的直接存放在科研管理部门中，这就导致学校在调取教职工个人相关信息时，人事档案中的原始信息记录不全面，不能反映该教职工全面的个人情况等。高等院校聚集着各方面优秀的人才，及时有效地开发和利用档案信息资源，有利于发现人才，进而进一步地培养和重用人才，为学校教学和科研发展提供坚实的基础。高校人事管理部门在日常收集档案时，只注重对个人经历、基本情况、社会关系、职称变化、组织关系等方面资料的收集，忽视了能够反映个人能力、技术专业、工作实效等方面的内容。而且在对个人能力及工作业绩等方面鉴定材料中模式化的现象较重，缺乏具体的综合性分析，导致档案不能完全客观反映教职工在各方面的表现。

2)现阶段人事档案管理手段较为落后。在进入21世纪以来，科学信息技术飞速发展，各种先进的电子设备在高校教学、学生管理等方面的应用都得到长足的发展，例如，学校采用一卡通的方式给学生提供生活上的便捷，在教学中采用先进的电子技术给学生提供学习上的便捷。但高校的人事档案在管理和保存方面还采用传统的手工模式以及纸质资料，这就使得人事档案资料在收集、整理和归档的过程中容易出错，又由于纸质资料的质地较为脆弱，在翻找查阅的过程中极易受到损坏，不利于档案的保存，而且纸质资料也不能与其他部门之间实现资源共享，加重部门之间的工作强度。因此，现阶段人事档案管理工作中落后的管理手段已经不能满足人事管理工作的需要。高校人事管理部门应进一步利用电子信息技术，将人事档案用扫描原始记录等多种方式，建立电子人事档案信息资料，便于人事管理部门存储和检索。同时利用校园局域网，便于学校和教职工个人及时查阅所需信息。

3)人事档案内容信息开放程度较低。一直以来，人事档案在人事管理的过程中处在相较于其他工作相对封闭的状态。人事档案披着神秘的外衣，在这种思想观念下，人们对自己的人事档案具体内容和信息知之甚少，人事管理部门在人事档案的开发和利用中工作滞后，而且，随着社会的发展变化，很多档案信息中涉及的内容如工资变动情况、医疗保险情况等方面的信息都需要人事管理部门在调阅档案信息的基础上出具相关证明，这就迫切要求人事档案在开发利用的基础上能够根据不同的需求向本人适当开放。人事档案是记录个人情况的最全面的反映，在条件允许的情况下，适当地将人事档案的部分内容和信息向个人开放，使个人能够及时清楚地了解自己的档案信息，同时适当地开放档案内容，也有助于个人及时地更正不准确的信息，补充和完善档案内容，减少在档案收集、整理和归档过程中的错误率，提高档案的利用率。

2 高校开发利用人事档案的具体措施

为了使学校进一步了解教职工的基本情况、学历职称、政治素养等方面的信息，也为了进一步加强对人事档案更为严格规范及科学化的管理，高校人事管理部门应加大对人事档案的开发和利用，使干部人事档案成为高校教职工真正的成长发展记录。

1)整合资源，完善丰富档案的内容信息。一份内容完善、信息准确度高的人事档案，为学校的教学和科研发展提供更为便捷高效的服务。高校各部门之间应积极配合人事管理部门及时整合教职工信息，在日常档案收集过程中，除了要收集个人基本情况外，还应该积极主动要求教职工提供能够证明自身能力、专业技术、政治素养、工作实绩等方面的信息，并在此基础上以人才的发展需求为导向，做到突出重点，与具体需求相结合，开发和利用档案材料的各种相关信息资源，编制便于查阅的横向及纵向档案数据库，如个人特长、学历学位、职称等级、论文著作、科研成果等系统的数据库，为学校各部门的工作提供完整准确的基础信息，尤其是在招聘人才方面，优先考虑学校急缺的专业技术人员，也为学校各部门人才提供更多的发展机会。

2)加快实现人事档案管理工作的信息化。随着管理体制的不断完善和发展，现有的主要以纸质档案为载体的查阅和保存方式，已经不能满足现代化的管理手段。为了提高人事管理部门对人事档案的利用率，也为了满足教职工查阅档案的需求，应及时加快人事档案管理工作的信息化建设，是实现人事档案开发和利用的前提条件，也是实现各部门之间资源共享的基础条件。高校各部门之间使用各自的应用软件，建立各种不同的数据库，多种信息不断地被重复录入，不能够真正实现基本信息的资源共享。高校应合理利用现代信息技术，运用各种先进的计算机技术，将原始的档案信息纸质记录扫描到数据库，组织专人录入教职工的分类信息到数据库，建立快速检索系统，方便个人准确地查阅所需信息，并将开发整理好的各类数据库利用校园局域网与学校的其他部门进行链接，实现资源的共享，避免不必要的重复，提高工作效率和工作质量。

3)适当开放人事档案的信息资源。高校人事档案向个人适度地开放，使个人在法律法规、政策允许的范围内，对自己档案的基本内容有所了解。在对人事档案的开发利用过程中，适度地向个人开放档案信息，有利于进一步完善档案的内容，为选拔人才、使用人才、发挥人才提供可信度高的依据，拓宽对档案信息资源的利用方式。在法律法规允许的范围内，按照相关规定及时调整档案的密级范围，确定可以开放的程度。人事档案管理工作人员在查阅档案过程中，对查阅者本人的查阅范围进行审查把关，确定是否有实际需求。对能够公开利用网络查阅的档案信息，可以由人事管理部门进行授权查询，并设置权限，同时，在开发利用档案信息的过程中，加强个人档案信息的安全管理，将涉及个人信息资料的部分进行完全的锁定，定时更新密码，保护高校教职工的信息安全。

总之，在人事管理制度不断深化发展进程中，及时有效地开发和利用人事档案信息资源，并利用先进的科学技术加以整合，使高校人事档案在内容上做到信息准确、重点突出，在管理中做到严谨、规范，使人事档案真正成为个人成长发展真实有效的记录，成为学校选拔任用人才的基础依据。

[1] 陈美琼，陈瑞兰.如何做好高校人事档案的开发利用[J].赤峰学院学报，2009(8)：204-205.

[2] 洪涓.提升高校干部人事档案利用工作水平的途径[J].科技经济市场，2014(8)：134-135.

[3] 谷丽萍.论高校人事档案的规范化管理[J].山西大同大学学报，2012(6)：104-106.

[责任编辑：李娟]

Analysis on Development and Utilization of University Personnel File

SHEN Bingzhou

(Personnel Department, Jining Normal University, Wulanchabu 012000, China)

University personnel file is not only an important part of archives, but also the important carrier and source of university talent information. How to fully develop and make good use of personnel file, provide efficient and effective service for universities is one of issues that needs to be solved in the personnel management in universities.

universities; personnel file; development and utilization

2016-06-12

沈冰洲(1966-)，女，馆员，主要研究方向：人事档案管理

G 647.23

A

1672-2434(2016)06-0079-02