科技学术期刊编校排版流程优化的思考与实践

2016-03-24徐清华赵惠祥曲俊延

中国科技期刊研究 2016年5期

■徐清华赵惠祥曲俊延

《同济大学学报（自然科学版）》编辑部，上海市杨浦区四平路1239号 200092

编校排版流程是科技期刊出版的后期工作，编校排版的质量对期刊质量的影响[1]是不言而喻的。关于如何提高编校排版质量已经有很多研究[2-6]，从编辑素质提高、作者参与、编校制度落实、具体编校方法整合等方面展开，分别注重了编校排版流程中涉及的不同因素，如人、制度、技能等，但未全面考虑编校排版流程中涉及的行为主体（编辑、作者、排版人员）和动态进程（流程环节的更替）的融合，也未考虑到外界环境（如新技术的应用）的变动对流程造成的扰动，以及未考虑诞生于传统流程的管理手段对新情况下流程的适应性。

目前的编校过程和排版过程常常是分开在不同地域进行的，编校在编辑部，排版在排版公司，这表明期刊在一定程度上实施了分布式加工。但传统流程并未能与新兴的分布式加工实现无缝接合，导致流程运行不顺畅，对流程效率和期刊质量都造成了影响。而目前数字化生产对于每个期刊来说或多或少存在，然而大部分期刊并未充分享受到数字化生产的益处，编校排版的效率和质量并未得到大幅度提高，这主要由于流程中未能充分采用数字化生产的优势。另外，对于传统的科技类学术期刊编辑部来说，由于规模小，很多工作口口相传，经验式管理占主要形式，制度建设和管理手段相对缺乏，导致编校排版流程中很多原本可以批处理的沟通内容仍然需要编辑人员与作者以及与排版人员一事一议，使得编校排版流程效率不高，某些情形还会导致期刊质量下降。

效率和质量对于期刊的重要性不言而喻。那么如何将数字化生产、分布式加工以及有效的管理这三者结合起来有效提升编校排版流程的效率和质量呢?这里有必要引入与流程管理有关的一种管理方法——知识管理。知识管理可以把个人的经验性知识“取出来”并加以分析、提炼和整合，得到显性化的、可作为规范的、可让更多人遵循的知识[7]，利用集体的智慧提高系统的应变和创新能力，容纳外界环境输入的扰动，保持系统的动态平衡。本文考虑编校排版流程涉及的行为主体和流程环节的交互，考虑外在环境的变动和流程管理模式的跟进，利用知识管理进行流程优化，并建立流程的知识管理体系，将获得的结果放入实践中反复检验、迭代，再将获得的关于流程的知识管理体系放于一个统一的信息化工作平台上，使流程最大程度地发挥价值和意义。

1 科技期刊稿件的编校流程优化及效果

待出版的稿件在流程中移动，经过一个又一个流程环节，而稿件又紧密地联系着相关行为主体，即编辑人员、作者、排版人员，行为主体对稿件的动作结果决定着稿件在流程中的运行流畅与否，也即流程的流畅与否。反过来，流程的每个环节同样也影响着行为主体的动作结果。目前大多数出版流程建立于传统的手工编校纸稿的基础上，虽随着电脑技术的发展有所改进，但并未能充分利用电脑技术，而且随着数字化生产、分布式加工的进入，流程变得更加复杂，因此流程的优化势在必行。

1.1 当前编校流程存在的问题

在实践中发现目前的编校流程不能吸引有关行为主体主动参与，通常是由编辑人员推动流程的运行，流程运行不畅、流程环节的任务易返工，从而多出一些无谓的时间支出。这是由于流程设置有断层，主要问题集中于以下4点：

（1）环节任务次序不合适。这导致流程的后端环节为前端环节应当完成却无法完成的事件付出更多的时间、质量代价。比如目前的流程无法有效处理版面约束，只有在得到一校稿时才能确定有些稿件需要大幅精简，而这种大改动相当于在做上一个环节的事情，并且对后面的几个环节都造成巨大影响，不但增加了相关行为主体的工作量，占用了时间，同时这种修改还会提高错误增加的风险。

（2）环节任务分布过于不均匀。目前的流程中某些环节的任务过于集中，这会导致相关行为主体一段时间内要处理的编校修改内容特别多，从而容易造成只关注目不暇接的简单问题，而对复杂的、更重要的内容无暇顾及，对编校质量不利。

（3）没能充分利用数字化生产的优势。在一些环节中若增加某些电脑软件的使用，对于减小工作量、提高质量都有很大裨益。如使用参考文献校对软件。

（4）没有顾及分布式加工的特点。比如排版这个流程是由排版公司来做的，而排版公司的排版人员对期刊的熟悉程度、排版熟练程度和人员流动快慢等都会对排版质量产生影响，排版质量不太可控，在流程设置中若考虑到这些情况，就可以在相应的环节做出有利的回应。

1.2 编校流程优化目标和方法

优化的目的是获得清晰、明确的流程及相应环节，环节的任务量较均匀，相关行为主体知道稿件到了哪一步、该做什么，把时间和精力投注于较重要的内容，以提高效率与质量。

本文以《同济大学学报（自然科学版）》为例，按事件的发生次序找出编校排版流程的关键点对流程进行分解，详细列出流程的各个环节，梳理各个环节涉及的流程知识，利用知识管理的手段把流程中静态的行为主体和动态的进程融合绘于同一张图中，获得目前的编校排版流程。再对每个环节以及环节间的联系进行详细分析，得知编校排版流程存在着优化空间，而且在越靠前的环节改动完毕对后续环节越有利。利用这个结论，接下来在流程分析的基础上根据优化目标对编校排版流程的环节进行重排、增加、删减、合并、简化等，获得新流程。然后将获得的新流程放入实际的编校排版工作中检验其效果。在检验中发现，如果将优化视野扩大到从投稿到出版这个流程，发现处于这个大流程中的编校排版的流程可以进一步优化，也就是从投稿前的作者构思写作时就开始优化，比如规定并提示一些写作注意点、格式等方面的要求，这样在后续的流程环节中，作者不需花很多时间矫正行文中种种不符合出版规范的地方，从而将注意力有效地集中在内容方面，提升稿件的质量。在这个再次优化的过程中，由于一个环节起了变化，所以后续的很多环节的内容也需要随之调整。然后将获得的流程再放入实际工作中检验，若有不适合处再次优化，这样优化和实践检验不断迭代，不断优化，可以获得最适合目前情况的流程，如图1。为方便下文叙述，图中用字母和数字联合表示环节序号。

1.3 编校流程优化结果

优化的流程调整了环节次序，在不同的环节分摊了流程任务，解决了原有流程个别环节任务过度集中的问题，并在有关环节中运用了数字化出版的便捷功能，在流程的环节次序调整、增删中尽量解决分布式加工带来的问题。流程清晰、明确，三方行为主体可以知道在哪个环节需要做什么事情，并且优化的流程使整个流程的琐事减少，三方行为主体可以集中精力于核心内容，从而提升了效率和质量。

以图1中的起始点为例，优化后的流程相对于原流程的稿件有一些差异，但这种起始点的差异在流程的运行中得到不断放大，以致整体来看对流程效果的影响是巨大的。图1的起点与原流程的不同在于：①写作时按我刊出版格式排版，②写作时根据投稿提示避免了错误表述。对于①，优化后的流程在A2便能确定全刊页码，而原流程在实践中发现至少到二校稿结束才能确定全刊页码，那么其中这么多环节的反复精简（通常都是超出页码需要精简）、校对、编辑、排版的工作量可想而知，优化后流程效率的提升显而易见；并且由于优化后的流程使得修改减少，那么相应地质量也提升了。对于②，比如对于“全文中不同的物理量用不同的字母表示”这个提示，某稿件涉及很多代表物理量的字母，其中有些来源于引用的文献里的公式体系，有些来源于作者的公式体系，若作者没有得到提示，通常会不知不觉地将同一个字母在不同的公式体系中表示不同的含义，并且全文中的公式还特别多，这种情况下修改和校对的工作量巨大，花费很多时间，而且容易留下疏漏，影响出版质量；而这种情况在优化后的流程中完全可以避免，所以效率和质量的提升效果是明显的。

图1 优化后的编校排版流程

2 建立科技期刊流程知识管理体系

仅有一个好的流程是不够的，它未必能很顺利地运行，还需要了解隐藏在每个环节中的关于流程的知识，包括针对稿件修改的知识以及交流沟通的知识，针对稿件修改的知识易于理解但内容庞杂，而交流沟通的知识指处于流程不同环节时行为主体间需要交流的内容，看似无关，但整理提炼出来就会发现使用它沟通起来简洁有效。将这些关于流程的知识整理融合成知识体系，以图、表格、文字等形式呈现给与之有关的行为主体，以提高系统交流的便捷高效性。

2.1 流程知识管理体系的建立方法

在上文获得的优化的编校排版流程的基础上，结合《同济大学学报（自然科学版）》编校流程不同环节中发现的问题（包括作者投稿、作者修改和排版中出的差错等）、与作者交流投稿环节中以及校对修改环节中作者遇到的问题以及向排版人员调查排版环节中遇到的问题等等，在此基础上对流程知识包括隐性知识和显性知识进行挖掘、描述和管理，进行分析提炼后形成编校排版流程知识体系，形成面向不同环节、面向不同行为主体的详细知识管理的文件或流程图，得到流程中的体例、规范。

2.2 流程知识管理体系的内容

用知识管理手段获得的关于编校排版过程知识的整体框架如图2，将得到的知识管理体系内容概要地列于其中（由于每个环节中排版人员关于流程的知识相同，所以只列出一次）。每一个环节中针对每一个行为主体的知识的内容应详细，例如对于图1中A1阶段，将本刊实际编辑工作中收集、统计的针对编辑人员的流程知识列于表1，而对于A2阶段，将与编辑人员有关的流程知识列于表2，可见不同环节阶段，流程知识的侧重点有很大不同。应在实际工作中细心辨析、收集整理方能在实践中方便使用。鉴于版面有限，本文不列出全部流程知识。

图2 编校排版流程知识体系框架

表1 A1阶段（编辑加工环节电子稿阶段）编辑人员流程知识

表2 A2阶段（编辑加工环节纸稿阶段）编辑人员流程知识

2.3 流程知识管理体系的效果

目前已将获得的知识管理体系配合优化后的流程应用于《同济大学学报（自然科学版）》的编校排版实践中。有了这些显化的体例、规范，一方面省却了很多沟通交流时间，一方面无论对编辑人员，还是作者、排版人员都有了一套可以放心信赖的省心程式。知识管理体系较有效地避免了每位编辑都花较长时间摸索和调整流程以及与不断换人的排版人员的磨合，同时提示作者在撰写论文时就使用正确的格式、正确的表述，避免了在后续环节花时间和精力对以前不合要求的内容进行修正。

有了流程知识管理体系，流程的效率和质量又更进了一步。以A2阶段（编辑加工环节纸稿阶段）的与编辑人员有关的流程知识（表2）为例。对于编辑人员来说，每个环节中的每个步骤都有了明确的呈现，如表2细分为两部分，分别从稿件内容和稿件结构的角度（“整体编辑全文”和“分项核对”）提示了编辑过程中有哪些内容需要关注以及怎么处理，编辑人员可以对照着进行编校工作，就不容易遗忘需要编辑的内容，所以也不需要像原来流程那样花额外的时间和精力在流程的后端环节去弥补修正，这样提高了流程的效率，同时由于在一个环节中修改到位而不像原流程中不得不在后续环节中断断续续地修改易造成上下文不一致而影响了期刊质量；通常对于一篇稿件需要整块的时间进行连续编辑，否则编辑人员容易忘记看到哪里了、有什么上下文需要联系起来考虑的内容，但有了流程知识管理体系，就弱化了对整块时间的要求，同时碎片化的时间也能得到充分的利用，如对于表2中“分项核对”的内容，可以做完一项打个勾就不会有遗漏了，更可以对一期期刊中所有有关内容进行批处理，通常完成一项只需要几分钟或十几分钟，这既能充分利用时间、提高效率，而且也能使全刊统一、提高质量，并且编辑人员有了更多的选择权，可以因地制宜地选择先做哪一项再做哪一项，可以充分地利用时间和精力。由于编辑人员有足够的时间、精力把稿件处理得完美，作者则会接收到明确的修改要求，完全按要求修改后稿件在后续流程中不会再有大幅的改动，相比原有流程，作者的工作量减少，效率提高，同时由于修改内容的减少，也减少了由于修改而造成的上下文不一致，从而提高了稿件质量。同样，排版人员收到定稿的稿件进行排版，与原流程中不断大幅改动的稿件相比，效率提升了，同时由于修改内容减少，排版出错的内容也减少，这样质量也提升了。

3 搭建统一的信息化工作平台

目前这套编校排版流程已在《同济大学学报（自然科学版）》实践中使用，面向编辑的流程的知识体系也已在编辑人员中使用，面向作者的流程知识体系在编辑人员与作者进行稿件方面的交流时也会发给作者。在这个过程中发现，一些做法可以使这个过程变得更简单，受益面会更广，即将流程图、体例、规范、每个流程环节的知识体系、投稿写作要求等放于自己期刊的网站，向全部作者或排版人员告知。放在网站上，减少了编辑人员逐个发文件给他人的工作量，而且可以做到随时存取更新，从而流程和知识管理体系依托了信息化平台发挥了更大的作用。对期刊个体而言，这种发布在自己网站的方式是够用的。

每个科技类学术期刊都有自己的编校排版流程，也或多或少地拥有自己的流程知识体系，每个期刊在编校排版过程中都形成了自己独特的处理方法，但正因为独特，所以不具有普遍性，不便于交流，不易和他方的流程对接，在分布式加工、数字化生产的条件下，保证期刊质量需要额外的一些努力，比如对排好版的稿件校对要特别仔细，因为科技类学术期刊论文中存在大量图、表、公式、黑白体、正斜体、上下标等，丰富的信息导致容易出现编校排版差错[17]。如果上述的流程、知识体系能在更广阔的背景下使用，用的期刊更多，那么编校排版都会成规模，这样上述困难的难度会减小，比如一些类似的科技类学术期刊联合开发了相同的编校排版流程、使用相同的流程知识体系以及发布于相同的平台（比如使用的同一家公司制作的投稿系统），在这个统一的信息化工作平台上流程才能最大发挥价值和意义。