会计档案的管理现状及解决措施分析

彭红梅

摘 要：会计档案对于总结经济工作，指导经营管理和事业管理，查验经济财务问题防止贪污舞，研究经济发展的方针战略都具有重要作用。会计档案的管理包括会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等整个过程。会计档案管理是会计工作中不可缺少的一部分，加强会计档案管理，确保会计档案安全与完整并加以充分利用是各单位必须引起重视的一项基础管理工作。本文通过对会计档案管理现状进行分析，对其中存在的问题进行针对性解决，以促进今后企业会计档案管理工作稳定发展。

关键词：会计档案；管理；作用；加强措施

会计档案是指单位在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图标等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

1 会计档案管理的内容

会计档案的管理应包括会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等整个过程。由于会计档案的管理工作是会计工作重要的组成部分，所以必须遵循会计工作的相关管理制度。因为档案的管理办法是由国家统一制定的，会计档案作为档案管理中的一部分应该依据《办法》的规定，并结合当地的实际，对会计档案实行统一领导、分级管理，并负责对各地的下级主管部门进行业务指导，同时对其进行监督和检查。而那些持有会计档案资料的单位，则需要对会计档案的管理负责。通过增强对管理工作的领导，建立起对会计档案收集、立卷、归档等相关的管理制度，从而做到科学化的管理。尽量做到会计档案能被妥善的保管、有序的存放；避免其受到毁损、散失及泄密。

二、会计档案的管理现状

（一）忽视收集与管理

当前，我国的会计行业开始意识到要对会计凭证、帐簿、报表等资料要进行妥善保管，因而开始依据国家相关法律规定着手建立档案，但是像经费的申请报告、财会活动情况的分析等其他和会计工作息息相关的资料却被忽视，得不到完善的管理。文书的管理部门通常在接到这种文件资料时，都是转交给财务部门，而又由于财务部门认为这些只是些文书的档案材料，忽视了对它们收集和管理，最后当领导需要调阅或利用时，却怎么也找不到。

（二）档案整理不规范

国家的财政部门及档案的管理机构都明确做出这样的规定：财务会计部门每年要依照档案管理制度将各单位积累的会计材料完整、规范的整理分类入档。而之前，有很多单位的会计档案是由财务部门来管理的。所以经常出现整理的不标准、编排编号不科学等问题。而在对活页的帐簿进行处理时，也是各行其事，处理方式不能完全统一。甚至，有的单位将会计资料用麻袋装上捆绑好，就丢弃到一边，常年不过问。这些都对档案的管理与利用产生了不利的影响，更不能促进实现档案整理的标准化及规范化。

（三）档案管理制度不健全

一些单位不按照国家的相关规定，不结合实际建立并完善有关会计档案管理的各项规章制度。而有些单位则制定了规章制度，却不能严格的照章办事。不移交过期的会计档案；不按时鉴定清理到期的档案；不对应销毁的档案进行报批；借阅手续不完备等等。因而造成档案数量的与日俱增，使有利用价值和没利用价值的档案混淆，不仅加大了人力、物力等方面的负担，还为查找和利用带来了不便。

（四）财会人员缺少职业道德

会计档案中，会计信息要以国家法律、法规为依据来进行管理，起着可以作为凭证的作用，并具有法律效力。会计的核算记录必须真实可靠，如果核算信息不准确，也就失去了会计档案所起到的真实凭据的作用，从而造成企业利润的虚涨，财政收入的虚增，国民经济则会被过度分配，最终影响到国家宏观调控政策制定的准确性。当前，某些财务会计工作人员，不能坚守工作原则和遵循相关的制度，导致了财务的管理出现混乱。更有缺乏职业道德的从业人员，甚至采取一些不法手段，故意伪造、篡改记录的凭证、开具假发票、建立假帐等，从中套取现金，谋取私利；也有的通过加大开支，虚列条目，达到偷税、漏税的目的。这不仅破坏了我国正常的经济秩序，也使我国的经济发展的真实面貌难以体现。

3 加强会计档案管理的对策

（一）建立健全会计档案管理制度

会计档案是会计核算的信息及资料，是重要的会计基础工作。各单位的领导必须加强对档案管理工作的重视，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁制度，并由专人负责管理。由于实行会计档案具有磁性化和不可见的特点，原来的《会计档案管理办法》中有关规定没有包括这方面的内容，因此必须根据会计的特点和《会计档案管理办法》的要求，修订本单位会计档案管理的制度。对采用计算机打印输出的书面会计凭证、账簿、报表应符合国家统一的会计制度的要求，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。

（二）会计档案的整理要规范化、程序化

要重视会计档案的整理工作，这是会计档案管理的关键性和基础性工作。会计凭证要由制单人或记账的专业会计来做，应按月整理，加具封面，封底装订成册。记账凭证、会计账簿、会计报表预算、计划、财务文件是作为文书档案管理的整理装订要参照《会计档案管理办法》的规定。要加强人员培训，提高财会人员电算化的业务能力，逐步完善会计电算化的电子档案的整理和保管工作。

（三）完善会计档案管理工作的各项规章制度

实行会计委派制的地区和部门，除了建立会计档案立卷、归档、安全保密等管理制度外，还应根据会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期表、移交时间等建立相应的制度办法。确保会计档案收集的齐全完整，在向委托单位移交档案时，交接双方的监交人、会计、报帐员、档案员应同时办理交接手续，加盖公章，清点会计档案是否齐全、完整、账目相符，案卷整理质量是否规范，交接凭据应一式三份，双方单位各自保留一份，存档一份。

（四）提高业务人员素质

由于财会工作的专业性、政策性非常强，而财会人员又受到商品经济主导的市场经济的影响，经受了各种腐蚀和诱惑的考验。所以，为了维护我国的经济的正常的发展记录的完整，会计人员及档案管理者应该具备良好的职业道德素质。坚持履行自己的职责，坚守党的原则，并且遵纪守法，规范的执行会计档案工作的各项制度，做到廉洁与公正。会计人员及档案管理者，应该不断提高自身的修养，各级领导更要对其反复进行思想道德、纪津责任等方面的教育，还可以通过将岗位职责的考核与奖惩制度挂钩，最终促使从业人员的政治思想素质及职业道德修养得到提升。

4 结语

会计档案管理是财务管理的重要环节，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高。通过加强会计档案整理、保管和查阅等工作，能够为生产经营、社会管理、经济体制改革提供更加优质的服务，促进经济发展和社会文明进步。

参考文献

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