提升档案服务能力建设的探索思考

戈妍妍

摘 要：高校的档案工作是高校工作中的一个重要部分，为高校的改革与发展提供了重要的服务保障与支撑作用。本文阐述了信息化时代高校档案工作服务创新的意义，从笔者所在档案馆的现状出发，对档案信息化下服务转变及创新进行了深入探索思考。

关键词：高校；档案；信息化；服务

当今时代，信息技术的触角已延伸到了社会的各个领域，涉及全社会人员工作、生活的方方面面，伴随着这股信息化浪潮的冲击，数字化校园已经成为我国高校发展的一大趋势。数字化校园建设也给高校档案建设和发展带来了新的机遇，高校档案馆应如何抓住机遇，提高服务能力，是所有高校档案工作人员必须认真思考的问题。

1 我馆档案管理现状

目前我馆大力开展以档案目录级数据库建设、档案全文数据库建设以及馆藏纸质档案数字化扫描为重点的档案信息化基础工作。2010年开始，我馆开始通过网络在线接收我校应届硕士学位论文全文。与此同时，我们还不断加强档案馆专属网站建设，为档案利用者提供一个档案信息服务的重要平台。为了更好的服务用户，我们提供电话预约和网络预约查询服务，对于不方便及时到馆拿取档案的外地档案利用者，我们还提供了邮寄快递服务。通过我们的不断努力，尽量使档案利用者有档可查，查询方便。

因为档案馆管理服务水平和管理条件的限制，档案信息的提供程度、利用方式等方面还落后于当今社会高速信息化发展的需求：

一方面，档案馆无法实现档案信息的网上检索与利用服务，档案馆网站仅仅能提供有限类别档案的题录信息检索，并不能提供具体档案的信息检索。为了具体档案的查询，档案用户仍需要亲自到档案馆进行查阅。尽管我馆已完成了部分档案的数字化扫描工作，由于非结构化数据存储的问题，而不能很好的建立全文数据检索库，即使某些档案全文已作为附件上传到“南大之星档案管理系统”中，但由于该系统不具备OCR识别和全文检索功能，导致不能向用户提供全文检索服务。

另一方面，由于纸质档案从整理到入库需要一定的时间周期，处在这一时期的档案既无档号可查，也没有切实可行的检索机制，而相应的电子档案又得不到实时、全面、有效的采集，使得用户对这些档案及时利用的需求得不到满足。

2 信息化背景下高校档案馆信息服务工作的发展方向

2.1 优化馆藏质量，为服务工作提供资源基础

馆藏是档案馆的基础，丰富馆藏数量、优化馆藏质量是提升档案馆信息服务能力的资源保障。丰富馆藏应该广泛收集、征集与利用者切身利益相关的、需求量大的档案、名人档案名人日记、书信、手稿、照片等。通过购买、接受捐赠等形式收集各种历史记录，这样，我们档案馆的档案才真正做到了“有血有肉”，丰富的馆藏为档案馆赢得了大批利用者，使其成为真正的档案馆。但丰富馆藏，绝非无区别地盲目收藏。丰富馆藏数量的同时要注意优化馆藏质量，改善馆藏结构。档案馆应征集最为需要又具有特色的档案，这样才能为提升档案馆信息服务能力。

2.2 对内提高服务能力

高校档案馆是为学校的行政、教学、科研提供信息服务的部门。随着数字化的不断发展以及办公自动化的实现，学校各个行政部门、教学单位、科研机构以及师生个人等要求档案信息公开，实现档案信息网络化服务的呼声越来越高。因此，高校档案馆必须改变传统的信息服务模式，变被动服务为主动服务，根据用户的需求提高服务能力，拓展服务空间。提高档案信息的收集和整理能力，提高馆藏档案的数据库建设能力，深入挖掘馆藏档案信息资源，根据用户需求构建特色数据库，提供个性化服务，使高校档案馆成为高校信息资源库中的重要组成部分，便于高校档案利用主体能够在任何时间、任何地点利用高校档案信息资源。

2.3 对外拓展服务功能

高校档案馆既是所在单位的内部机构，又有义务承担着公共档案馆的某些职能。因此，我们应加大向社会公众开放的程度，拓展档案信息的社会服务功能。随着现代社会经济、科技的发展，高校与外界联系日益增多，逐步形成了校外用户群体，包括历届毕业生、外调人员、兄弟院校和外事部门等。用户范围的扩大打破了以往服务对象单一的局面。特别是在信息化的背景下，社会对高校档案信息需求呈现出社会化广泛化的特征。这就要求高校档案馆要遵循时代的要求，主动拓展服务功能。根据自身的优势和特点，对外扩展信息服务内容，如学历认证服务、出具档案证明、科研成果推广应用服务以及档案寄存、转递等服务。为了全面拓展档案服务功能的公共性，我们需要改善我们现有的服务手段。要树立服务群众的理念，可采取以下措施：合理解密降密，减少开放禁区，向高校师生、校友、毕业生开放珍贵档案；合理放宽对档案利用的限制，简化手续、改善服务，让更多的人走进档案馆的大门；开展已公开的现行业务、跟踪服务；举办主题展览、专题史料展览等，增强大家的档案意识，为档案馆与公众搭建沟通的桥梁。

2.4 树立现代化服务理念

树立以提供档案信息服务质量、效率和能力作为档案馆服务水平标准的观念。树立超前意识、参与意识，服务意识；现代化的服务理念要求我们不仅仅要具备高水平的专业档案知识和计算机网络技术，还要培勤勤恳恳、爱岗敬岗的职业道德，发扬吃苦耐劳、无私奉献、积极进取的精神；与时俱进，不断的学习并应用新知识，不断提高自身素质，只有这样，通过广大档案馆人员的辛勤劳动和不懈努力，才能使档案馆的服务功能得以有效实现。

2.5 建立健全数字档案信息资源库

应积极建立局域网乃至互联网，为公众提供更方便的在档案管理中的应用。利用现代化技术和手段，使档案信息可以存储在光盘和磁盘上供使用者利用，也可将档案信息公布在网站上供利用者检索查阅，这些服务方式的实现都是以数字档案信息资源库作为基础，逐步实现全文检索，为使用者提供极大的便利，这是提升高校档案服务能力的强有力的手段。

3 结论

高校档案管理工作在信息化时代必须要走创新与变革的道路。高校档案工作者应以积极向上的工作服务态度认清形势，抢抓机遇，迎接挑战，加快高校档案管理技术与管理方式的创新步伐。

参考文献

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[3]杨伟 高校档案服务机制创新意义分析[J].兰台世界.2015（08）

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