企业文档管理现代化探究

关慧琼

（酒泉钢铁集团公司，甘肃　嘉峪关　735100）

企业文档管理现代化探究

关慧琼

（酒泉钢铁集团公司，甘肃嘉峪关735100）

随着经济高速发展，现代企业管理模式趋向于办公自动化、信息化、网络化，传统档案管理模式已无法适应企业发展需求，人员构成、信息分类、档案保存等方面都发生着深刻变革。从企业文档管理现代化模式入手进行探究，对传统文档管理与现代化文档管理方式方法进行比对，结合企业实际，提出一些建设性思考，以期提高文书档案管理水平。

企业；现代化；信息化；文档管理

文档作为一种信息资源，是企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作。同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理各方面具有十分重要的作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作。近年来，传统企业在经济大潮的推动下，加快了办公现代化建设。酒钢集团公司（下简称酒钢）同样引进了大量先进的办公理念和办公手段，譬如OA系统（Office Automation办公自动化）的广泛应用，信息中心覆盖工作区域的网络化格局等，尤其随着计算机技术的高速发展，越来越多的职工享受到了信息“高速公路”的快捷便利。在信息化、网络化、自动化的理念日新月异的大变革下，亟需加快推进文档管理现代化步伐，迎接大数据时代到来。

1　企业文档管理现状

1.1文档管理专业意识薄弱

相对发达国家而言，中国文本档案专业及技术研究起步较晚，发展时间较短，文档管理的专业化和系统化建设进展缓慢。企业文档管理的现代化意识不强，专业性程度不够等问题也比较突出。以酒钢技术档案管理为例，集团公司级以上项目由技术中心统一进行建档管理，而各分子公司的项目方案、过程控制、项目成果等大多由非专业的办公人员保管，而且档案管理部门对技术项目信息更新不及时，保存方式不合理，暴露出信息缺失、档案不全等问题。问题根源在于：一是文档管理工作单一枯燥，办公人员缺乏热情，逐渐产生懈怠意识；二是从管理层面，由于文档管理工作与生产工作相关度不高，干部职工往往忽视其重要性。这些都影响着文档管理工作的专业化进程。

1.2文档管理人才缺失

培养一支专业化的档案管理人才是实现档案管理现代化革新的关键。对于企业文档管理方面来说，人才稀少，除高校外，企业内部专业人才储备不足，随着企业信息化、自动化程度的提高，文档管理的重要性日益凸显。目前，企业内文档管理人员大多年龄较大，日常工作中，仍然沿袭陈旧的操作方式实施文档管理，对文本纸质档案仅停留在收发整理的阶段，对新知识和新方法的应用存在许多困难。其次，随着各类档案的种类及内容复杂化、多样化，加之缺乏资金及技术上的支持，使企业往往选择继续使用原有的文本档案管理办法，鲜有革新，不利于适应社会的发展需求。

1.3文档管理设备和技术落后

由于企业内部对于文档管理工作，缺少资金支持，导致整体水平落后，对于现代化的管理设备以及文档管理技术理念、方法等都有诸多缺憾。设备技术的落后主要由以下原因导致：其一，企业管理人员对文档管理事业的重视程度不够，没有设立相应的管理部门及项目小组，基层更是缺乏足够的支持；其二，企业重视生产经营，高额的文档管理现代化设备的引进和更新成为企业成本的较大负担，导致软硬件设施脱离于企业发展实际需要。由于技术和设备的落后，而文档管理本身工作量大，程序复杂，使得工作分工更为繁杂，降低工作效率，不利于企业的管理革新和系统升级。

2　企业文档管理现代化建设策略和方法

2.1企业文档管理现代化特点

2.1.1文件与档案的一体化管理

首先要明确文件与档案的关系，简单来说，档案就是进行整理归纳处理后的文件，即系统化的文件。所以二者关系密不可分。分类集合整理形成档案是文件必经的过程，文件的最重要的特性就是时间顺序，而档案的重点在规律性的整理。

但在现代化的办公条件下，由于电子技术的普及，文件与档案的界限变得模糊，所有的文件都经过了计算机初步有序的整理，而且保存也变得简易，分类浏览与分类检索都变得十分简易。除此以外，文件归档更加快捷，随时随地即可储存，文件与档案变得更加密不可分，形成一个有机的整体。同时，将文档信息归纳入大数据系统里，通过电脑便可以实现信息的快速分类和检索，达到资源共享的目的。

2.1.2企业内多部门的系统性配合

企业现代化的标志就是办公自动化，与传统方式相比较，档案的基本单位不再是卷宗，而是独立的单个文件。当编辑一份文件时，自动化的办公系统赋予文件独立的编号、单位、日期等信息，这样直接归入档案管理，减轻了管理人员对信息的整理、收集、排序工作，体现了现代化企业管理带来的优越性。例如员工查询工资已成为手指一动就一蹴而就的简单行为，对于人力资源部门而言，一个人从入厂到退休，不用再手写大量档案，也不用建立时间为标签的卷宗，只需要用电脑简单汇总，便可以达到以前不可想象的快速便捷。电子文件较传统文件最大的特点就是，文档管理不再只是档案管理人员的事情，而是需要多方面协调配合才能完成，如档案录入部门、系统设计部门、后台维护部门等多个部门，这些部门只有密切合作才能共同完成档案建立，保证数据的准确性、简易性。

2.1.3文档管理趋向规范化、标准化

办公自动化的另一特征是网络化。文档的网络归档和纸质文件的归档共同组成了办公自动化环境下的文档归档管理工作，文档管理更加趋向标准化的制度，归档形式更加规范化，加上网络化的特殊性，贯穿于文件从产生到运转处理再到归档的各个流程。以酒钢培训中心所用的网络大学技能鉴定证书管理为例，系统设计之初，就要考虑到各个单位对不同岗位技能考试的安排、技能证书要求、人员信息准确与否等各个内容的兼容，同时还要达到总机与各分子公司数据稳定共享，以免出现人为错误。同时系统使用要符合各个层面管理人员的操作，保证基层职工查询，方便机关人员进行整理。所以网络化背景下，文档管理系统整体在设计之初就要全面考虑，不仅要明确各部分的职责所在，做出统一部署，还要明确归档流程和归档细节，在系统设计中都要一一表现出来。

2.2企业现代化文档管理建设策略和方法

2.2.1树立现代化的文档管理理念

企业内，上层思维策略决定下层执行方式，自上而下，提高全体干部职工对文档管理的重视程度，对文档管理人员进行行为规范，可以有效提高文档管理工作的效率。文件与档案作为企业信息的重要载体，从诞生到归档，内容涵盖了方方面面的发展历程，甚至包括行业机密，是一个企业重要的资产。只有改革传统文档管理观念，实现思想上的转变，才能更好地缓和当前文档管理机制和经济发展要求的差距，为生产转型提供更强大的力量。

2.2.2统一文档管理标准，建立现代化文档管理制度

在现代化企业中，统一的作业标准可以减少更多的无用工作量，建立先进的、科学的、规范的适应企业实际的文档管理制度，才能为文档管理的现代化进程起到实质性的规范和帮助。

首先要对文档管理工作体制进行改革，保证专人专管，统一领导的格局，避免业务上的交叉导致文档管理出现偏差，同时人员的专业化、专职化，也保证了文档从编辑到归档整个流程清晰可控。在酒钢内部，要大力提倡OA系统的广泛使用，加大基层人员对OA系统的使用培训力度，利用OA系统的各项功能，使得文档的收发变得规范、可控。其次要制定标准化的作业流程。从文件流程中入手，保证过程的合理化，有专职部门进行监督，保证最后文档的合法性、真实性、有效性。最后要对文档进行统一的格式规范，对办公软件进行统一的兼容性测试。这样最大限度避免了中间出错，同时确保了安全性。

2.2.3搭建文档管理信息平台，科学提高企业办公自动化水平

搭建文档管理信息平台是保证其信息化水平逐步提升的科学保障。随着大数据时代来临，利用网络化信息数据库软硬件的自动编辑功能，逐步将取代传统的纸质文档和人力手工管理模式，提高文档管理效率和管理水平。为保证完整的信息化管理平台落地，需要以下系统模块构建：

1）设计自动化流程。文档处理系统是信息化平台的基础，就是对文档的处理，包括资料收集、整理、录入、归档等功能，这一部分能够减少人工投入和时间成本，从而提高文档管理工作的自动化流程。

2）建立共享数据库。文档存储系统是信息化平台的核心，文档的储存需要电子技术作强大支撑，利用信息处理进行编目、分类，必须要建立一个足够可靠的数据库，便于以后的查找、验证和共享。

3）设置加密系统。文档的保密和查询系统是信息化平台的重点。建立企业内部的加密系统，是企业办公自动化必备的一项重点，结合文档管理人员的和需求人员的实际情况，进行权限分级，保证企业文档的安全性。

2.2.4引进文档管理设备设施，提高文档管理人员技术水平

引进先进的文档管理设备，是为了弥补企业硬件短板，利用先进的设备，能够最大限度保证文档管理的专业性。只有提高了文档管理相关硬软件设备，才能有实力提高文档管理的现代化水平。同时要想提高办公自动化环境下文档管理的工作效率，更重要的是提高文档管理队伍的素质。企业内的文档管理队伍需要定期充实自己，在专业知识的武装下，提高自己的思维能力和队伍的技术水平。而且其余配合部门的人员也要对文档管理有一定的了解，这样才能形成完整的多部门联动格局，才能为企业的长久发展提供动力。

3　结语

文档管理作为企业内部构建的重要部分，更作为一个桥梁，沟通了各个方面的工作，同时也是企业文化的承载者，这项工作与每位职工都息息相关。近年来，企业的高速发展，工作内容急剧增多，文字数据以喷涌似的方式展现在我们面前，如何更好的保存文档，如何更便捷的查阅，都逐渐让文档管理这项工作的重要性凸显出来。为了更好地利用文件档案使用价值，要建立健全企业内部对于文档管理的相关制度，加强文档管理队伍人才的培养，从而提高企业现代化文档管理工作的质量，保证企业长久的平稳发展。

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