高校校友档案建设存在的问题与对策分析

梅业新

(安徽工程大学综合档案室,安徽芜湖 241000)

高校校友档案建设存在的问题与对策分析

梅业新

(安徽工程大学综合档案室,安徽芜湖 241000)

高校校友档案是学校档案的重要组成部分,建立和完善校友档案是高校档案事业发展的必然趋势.分析研究了高校校友档案建设的现状以及档案在收集、归档和开发利用过程中存在的问题,唯有明确收集范围、提高收集意识、创新收集形式、完善规章制度、增设校友一级类目、分开归档保管不同校友档案、提高领导重视程度、建设校友网站和陈列室等,才能切实做好高校校友档案建设工作.

高校;校友档案;对策

关于校友的概念和内涵,目前学术界还没有一个统一的界定,一般认为,校友有广义和狭义之分.广义的校友是指曾经在同一所学校或研究机构学习过的各种层次和各种类别的学生,以及在学校工作过的教授、兼职教授和教职员工等;狭义的校友是指曾经在同一所学校或研究机构接受过系统教育的学生,不包括在学校工作过的教职员工[1].研究中所述校友主要是指狭义的校友.

校友档案根据其形成的范围不同也有广义和狭义之分.广义上的校友档案指校友在学习、工作、生活及各种活动中形成的档案;狭义上的校友档案指校友在学校期间形成的档案.研究中所指校友档案为广义上的校友档案,具体指曾经在同一所学校或研究机构接受过系统教育的学生,在其学习、工作、生活及各种活动中形成的有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式的历史记录.

1 校友档案建设的现状分析

据教育部网站公布的《2016年全国高等学校名单》显示,截至2016年5月30日,全国高等学校共计2 879所,其中,普通高等学校2 595所(含独立学院266所),成人高等学校284所.由于高校之间存在着差距,校友档案建设也呈现出不平衡的特点,主要表现在以下几个方面:

1.1 重点高校与一般普通高校校友档案建设发展不平衡

目前,属于全国重点高校范畴的“211工程”“985工程”高校是中国最有实力的、以综合类大学为主体的高水平大学,这些高校中大多数都设立了“人物档案”一级类目用来管理著名校友的档案,如北京大学、清华大学、南京大学等高校收集了大量著名校友的实物档案、声像档案等各种载体的档案资料,并通过建立校史馆或开设网站进行展示.相比较而言,一般普通高校培养出来的著名校友较少,能收集到的相关档案资料很少,加上在管理手段、人员配备和软硬件条件等方面与重点高校存在着巨大差距,因此,重点高校与一般普通高校校友档案建设发展严重不平衡.以安徽省为例,截至2016年5月30日,安徽省共有普通高校119所,其中重点高校3所.这3所重点高校均成立了正处级单位的档案馆,平均工作人员12人,馆藏有大量著名校友的档案资料并建有校史馆进行展示,其中,中国科学技术大学设立了“著名人物”一级类目,并在档案馆网站开设了校友剪影、大师风采、两院院士等栏目.而省内116所一般普通高校中正处级建制的档案部门(含合署办公)有5个,副处级建制的(含合署办公)有3个,其他均为科级建制及以下,绝大多数档案部门工作人员在3人及以下,馆藏档案均没有设立“校友档案”或“人物档案”类目,少数学校进行了校友档案收集但数量非常少且不成体系,有一半高校还没有网络版的档案管理软件.

1.2 校友工作与校友档案建设发展不平衡

校友作为高校一种重要的教育、人才和社会资源,校友工作越来越受到重视,很多高校建立了完善的校友工作机构和规章制度,校友工作做得非常出色,尤其是“985工程”“211工程”等重点高校.近年来,一般普通高校也陆续开始建立校友工作机构,并将校友工作列入学校发展规划和重要议事日程.然而,在校友档案建设方面仍然重视不够,存在很多问题,如不注重校友档案的收集、档案资料收集不全、甚至很多高校还未开展此项工作.以安徽工程大学为例,2014年学校设立了校友会秘书处,与发展规划处、高等教育研究所、教育发展基金会秘书处合署办公,现有编制5人,先后经安徽省教育厅和安徽省民政厅批复成立了安徽工程大学校友会,并制定了校友会章程及相关制度,建立了校友会网站.2016年7月,经安徽省民间组织管理局批复,拟定于2016年12月召开安徽工程大学第一届校友代表大会暨第一届理事会,学校校友工作开展得如火如荼.然而学校馆藏的校友档案数量较少、载体单一,基本上为学籍档案,很多校友活动产生的档案都没有收集归档,校友档案建设工作严重滞后.

1.3 校友档案建设与其他类别档案建设发展不平衡

目前,各高校对档案一级类目的分类主要依据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案管理办法》(教育部27号令),而这两个规章制度都没有提到校友档案,因此,相对于党群、行政、教学等有明确划分的一级类目档案,校友档案还是一个新的类别,处于刚刚起步阶段,无论在管理方法上还是规章制度上都不够完善,有待于在实践中进一步探索和提高.而党群、行政教学等其他类别档案的规章制度非常完善,经过多年的施行,无论在管理水平还是开发利用上都有一套成熟的体系.

2 校友档案建设存在的问题

2.1 收集难

(1)收集范围广,全面收集有难度.校友档案不但包括在校学生的照片资料、业绩资料,而且包括已毕业学生的照片资料、业绩资料等.其中,已毕业的优秀校友档案是主要的收集对象,收集范围包括优秀校友在学习、工作、生活中形成的各种载体形式的档案,涉及范围非常广、内容非常多,因此收集难度比较大,需要大量的人力、物力和财力.

(2)人员不足,档案收集意识薄弱.一方面,各高校对行政管理岗位编制控制地比较严格,行政管理岗人员比较紧缺.以安徽省高校为例,目前安徽省高校中成立了正处级单位建制档案馆的只有5所,平均每校从事档案工作人员11人,其他高校都是副处级建制或科级建制,平均每校从事档案工作人员4人,相对于学校每年各类档案的增加速度,现有工作人员严重不足,平时都忙于各类档案的立卷整理工作,很难有时间和精力来收集校友档案.另一方面,部分高校虽然设置了专门的校友机构,也在各大城市成立了校友分会,并开展了邀请知名校友回校作报告等一系列活动,但是由于相关人员缺乏相应的业务知识培训,档案意识薄弱,工作精力都放在校友工作如何开展方面,没有及时将各次校友活动相关的档案材料收集整理并移交,忽略了校友档案的收集工作.

(3)毕业校友的信息不通畅,收集方法单一.一方面,校友档案的收集主要还是一种被动的方式,等着各学院及相关部门主动上交,内容基本上就是学籍材料以及少数毕业周年聚会的相关照片等.另一方面,已毕业的校友分布在全国各地,甚至移居国外,很多优秀校友的档案信息很难准确掌握.学校与毕业校友之间的信息不通畅、不对称,导致收集优秀校友档案的工作缺乏目的性和针对性,收集难度很大.

(4)相关制度不完善.任何一次工作要想开展得好,必须制度先行.目前,很多高校都没有开展校友档案的收集征集工作,同时,在制度制定上既没有将校友档案纳入收集范围,又没有制定相关的规章制度,甚至很多高校在校友档案这一块几乎是空白.因此,缺乏完善的制度支撑让校友档案收集存在着很大的盲目性,很难开展相关工作.

2.2 归档难

(1)分类不明确,相关法律法规没有设置校友档案这一类别.《高等学校档案实体分类法》将高校档案分为党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会共十个一级类目.《高等学校档案管理办法》第十五条列举的高校档案一级类目有党群、行政、学生、教学、科学研究、产品生产、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会共十一大类,比《高等学校档案实体分类法》多了一个学生类,而校友档案不在上述的十一大类中,因此,如何将校友档案分类没有一个统一的认识,又缺少相关的实践经验,造成校友档案的管理难度较大.

(2)归档整理方法不明确.校友档案的内涵决定了其内容的广泛性,既包括学生的学籍档案,又包括照片、录像等声像档案,还包括一些实物档案,因此,是把这些档案归到相应类别保管,还是将校友个人的档案作为一个整体保管尚有待研究.

2.3 开发利用难

(1)现有校友档案很少,利用途径单一.当前,大多数高校的校友档案收集的数量非常有限,内容也非常单一,主要是学籍方面的档案,其用途也就是查阅家庭住址、寻找失联同学或者采集学籍卡上的照片用于周年聚会等.

(2)校友档案价值没有得到足够重视.一方面,很多高校虽然设置了相关的校友工作机构,但其主要工作职责是加强学校与校友之间的联系、宣传校友工作、利用校友资源等,校友档案的收集没有纳入其职责范围,没有认识到校友档案与校友资源之间相辅相成的关系,不知道通过开发校友档案的价值来开发校友资源,造成校友档案的价值一直得不到开发利用.另一方面,有的高校虽然收集了部分校友档案,但在归档移交与规范整理方面均存在问题,档案处于零散状态,不利于档案的开发利用.

3 完善校友档案建设的建议

3.1 收集方面

(1)明确校友档案收集范围.在校校友档案的收集范围:①照片及声像材料.包括入学照片,军训照片,毕业合影照片或电子相册,学生社团干部合影照,国家、省(市)表彰的照片和视频,参加国家、省(市)级比赛的活动照片和视频,英雄模范事迹照片和视频,参加的文体活动、科研活动、社会实践等活动照片和视频等声像材料;②在校期间的业绩材料.包括优秀学生名单(如学生干部名单、三好学生名单、学生党员名单等),国家、省(市)级获奖材料(证书、奖状等),论文、科研成果获奖资料,文体活动、社会实践活动、英雄模范及典型事迹的新闻报道等重要文字资料[2];③学籍材料.包括入学录取名册,毕业生登记表、成绩单,学籍卡及学籍变动情况材料,毕业生名册等.毕业校友档案的收集范围:①照片及声像材料.包括受到国家、省(市)主要领导接见的照片和视频,参加国家、省(市)级重要活动重大科学研究的照片和视频,获得国家、省(市)级表彰的照片和视频,校友回到母校开展活动(如讲学、捐赠、合作等)的照片和视频,各级校友机构组织开展活动的照片和视频等;②个人信息及业绩材料.个人信息具体包括工作单位、职务职称、联系方式(手机号、QQ号、微信号)等.业绩材料包括校友参加国家、省(市)级重要活动、重大科学研究的资料,在科技、教育、文化等方面取得的重要学术成果材料,获得国家、省(市)级表彰的证书、奖牌、奖状等资料.

(2)增加人员,加强宣传和培训,提高校友档案收集意识.一方面,高校应根据学校馆藏档案数量及档案的年递增速度合理配备档案部门人员编制,使其满足实际工作需要,最好有专人负责校友档案收集管理工作.另一方面,高校应定期邀请校内外专家对校友机构及其他相关职能部门工作人员开展档案知识培训和业务指导,档案部门应利用多种渠道开展档案法律法规的宣传活动,提高工作人员对档案工作重要性的认识,强化档案意识,形成档案收集的职业敏感性,及时整理归档校友工作产生的档案.

(3)创新收集形式,多渠道结合开展校友档案征集工作.由于校友档案范畴很广,全面收集难度太大,所以在收集过程中应有所侧重,重点收集在校生在学校生活中有纪念意义的照片、视频等,收集方式可以采用评比奖励或将其作为毕业材料的一部分进行收集等办法.比如每个班级要求做一个影集上交,作为毕业照的一部分,内容包含班级四年来开展的各种集体活动.以安徽工程大学为例,宣传部开展了“悦玺杯”安徽工程大学创意校园纪念册照片征集活动和“骊歌依依,青春映画”——2014届毕业生主题摄影大赛,收集了很多在校生的生活照片.团委开展的“美好毕业季——将爱进行到底”主题博文活动也收集了大量在校生生活与学习中的各种趣事故事.这些收集手段新颖有创意,值得借鉴.

在校生的档案收集主要采取档案移交的方法,由学校各学院及相关职能部门安排兼职档案员或由辅导员、教务员等相关人员收集整理档案,学校档案馆对相关人员进行培训,明确校友档案收集的范围及内容,要求他们主动、及时地收集在校生从入学至毕业的所有个人信息、学籍档案、重点活动情况及奖惩情况照片、视频等资料,定期向学校档案馆移交,重要的档案需随时移交.

由于毕业生分布在祖国的四面八方、各行各业,有的甚至移居海外,毕业校友档案的收集难度较大,当下主要是由学校校友机构负责收集.①建立校友信息注册数据库.在校园网上建立校友工作专栏宣传校友工作,同时设立校友登记注册区,让校友主动注册登陆,进入相对应的专业、班级后完善个人信息,这样既形成了班级通讯录,又建立了完整的个人信息数据库;②加强建立各地方校友会.校友会成为母校与校友、校友与校友之间沟通的桥梁,学校要建立健全各地方校友会,安排专人负责联络,保持学校与各地校友会信息畅通,以获取不同地方校友的档案材料[1];③组织各种校友活动.学校积极邀请校友回校,组织开展形式多样的校友联谊活动(如参观校园、开展座谈交流、组织毕业周年聚会等),广泛宣传母校的发展目标和取得的成绩,并向回校的校友征求学校发展的意见和建议,同时征集有关信息资料[2];④走访校友.一是学校处级及以上领导干部利用外出开会、开展招生宣传、开拓就业渠道等出差机会走访当地校友,获取校友信息.二是利用在校学生来自不同的省份、分布地域广泛的特点,学校通过给予一定的物质补助,通过开展暑期社会实践的形式来发动放假回家的学生联络和走访当地的毕业校友,以此更直接、翔实地获取毕业校友信息资料[3].

(4)完善校友档案相关规章制度.由于关于校友档案还没有出台相关的规章制度,因此校友档案从收集、整理到归档都存在很大的盲目性和随意性.为了便于校友档案收集工作的开展及整理归档工作的规范,必须制定相关的规章制度.首先各高校要把“XY”(校友)作为一个独立的门类,并制定《校友档案管理办法》,明确校友档案的归档范围;其次,对校友档案的管理涉及到的一系列工作(包括收集、整理、归档、移交、保管和利用)做出具体的规定和要求,并纳入相关部门和人员的职责范围;再次,学校要给予一定的经费和人员支持,档案部门要加强对相关人员的培训和业务指导.只有完善相关规章制度才能做到有章可循,确保校友档案建设工作有序开展.

3.2 归档方面

(1)建议增设“XY”(校友)一级类目管理校友档案.目前高校档案共有十个一级类目,考虑到校友档案的重要性和特殊性,建议在《高等学校档案实体分类法》中设立的一级类目基础上增设“XY”(校友)类,与其他一级类目并列.各个高校根据自身实际情况制定《高校校友档案的管理办法》,明确校友档案收集的具体范围和内容,积极做好纸质材料和其他各种载体形式材料的收集归档,同时不断拓宽利用渠道.

(2)在校校友和毕业校友形成的档案分开归档保管.由于在校生的学籍档案必须要专门作为一类保存,因此为了档案的成套性和完整性,建议对在校校友收集到的一些集体或个人档案等资料可以放在学籍档案后面,作为学籍档案的一部分保存,不需要重新另设校友档案门类.毕业校友形成的档案可以归到一级类目“XY”(校友)类下,二级类目为校友姓名,再根据材料的内容划分三级类目,如XY11为个人简历简介,XY12为取得的成绩与荣誉类材料,XY13为公务活动类材料,XY14为音像类材料,XY15为评价类材料,XY16为其他类材料.

3.3 开发利用方面

(1)提高领导的重视程度.领导重视是开展好一项工作的前提,因此要引起学校党政领导的高度重视,将校友档案的收集和开发利用工作列入学校重要工作计划和议事议程,提供专项经费用于工作开展.同时明确责任,做到校友工作和校友档案工作同时开展,分工合作,密切配合,切实提高校友档案工作的贯彻力和执行力,扩大校友档案的影响力,形成校友档案有人抓,具体工作有人负责的良好局面[4].

(2)编写优秀校友集和精美纪念册.一方面,学校利用收集来的校友档案可以编写优秀校友集,也可以利用校友个人的学籍档案和其他在校时开展各种活动的照片等材料制作校友个人精美纪念册,作为礼物赠送给校友,由于其具有特殊的纪念意义,可以增加校友对母校的情感.例如,2005年连战先生访问北京大学时就收到北京大学赠送的其母亲赵兰坤女士在燕京大学的学籍档案和照片的影印件.2013年中国国家主席习近平访问俄罗斯时,俄罗斯总统普京赠了送其父亲习仲勋当年访苏联时的照片册.另一方面,编写优秀校友集是展示学校办学成就、提高学校的社会知名度、增强师生员工对学校的荣誉感和自豪感的有效方式,对学校的招生就业有很好的宣传效果.

(3)制作校友刊物,建设校友网站.校友刊物和校友网站都是学校做好校友工作的重要手段,同时也是收集校友档案的有效途径,两者有机结合,相辅相成,互为支撑.挖掘校友档案可以为校友刊物的制作和校友网站的建设提供丰富的素材,增强学校校友工作的宣传效果,有利于校友资源的开发利用.反之,内容丰富有特色的校友刊物和校友网站能拉近校友对母校的情感,促进校友与母校之间的交流合作,从而更有利于校友档案的收集.

(4)制作校友服务卡和校友通讯录.从校友档案中了解校友的年龄、专业和工作成就情况,针对校友的不同需求有的放矢地提供服务[5].比如,年轻校友的需求是信息、资金、技术、人力等方面资源的支持,可以为他们制作服务卡,允许他们利用学校现有的一些资源,如提供科学研究、实验、技术开发、宣传、咨询、服务、人才培养、员工培训和联络、组织国内外校友会开展技术交流活动等[6].而事业有成的校友寻求更多的是认可和尊重,可以提供校友通讯录方便校友之间的联系,同时可以邀请知名校友回校参观、开座谈会、作报告、搞合作交流等.

(5)建设杰出校友档案陈列室.学校把收集的校友风采、先进事迹、工作业绩等档案资料,制成展板、光盘、图文画册在陈列室内展出,组织师生观看,让在校生了解校友取得的优异成绩,进一步增强成才的信心,更加热爱学校.另一方面,校友的奋斗精神为在校大学生树立了学习的好榜样,对大学生今后的成才发展具有深远的启迪与激励作用[2].

4 结语

校友档案是学校档案的重要组成部分,属于学校的宝贵财富,是学校校史编撰的重要资料.对于真实反映学校的办学历史、发扬和继承学校的优良传统、总结教学科研等方面的办学经验、推进学校的各项事业稳步前进,具有重要的历史价值和现实意义[7].校友档案工作一直以来都是高校档案工作的薄弱环节,因此,建立和完善校友档案是高校档案事业发展的必然趋势.要想做好校友档案的管理工作,学校必须要高度重视,在人财物上要提供保障,另外各个学院及相关部门要主动配合校友机构和档案机构的工作,并加强校友档案工作宣传,提高全校人员的档案意识.

[1] 魏德功.高校校友会的职能与校友资源有效开发的研究[J].广西大学学报:哲学社会科学版,2008,30(1):148-153.

[2] 舒惠.高校校友档案的建立与利用研究[J].兰台世界,2007(9):48.

[3] 陈一红.高校校友档案收集工作的实践探讨[J].黑龙江档案,2011(5):55.

[4] 王潇.健全校友档案管理工作,促进校友资源的开发与利用[J].科教文汇:上旬刊,2014(4):183-184.

[5] 陈惠兰.建立高校校友档案管理体系为校友工作服务[J].图书与档案,2012(8):299-230.

[6] 刘子金,唐书怡.高校杰出校友档案育人问题研究[J].兰台世界,2015(35):178-179.

[7] 程术兵.基于校友档案管理与利用研究[J].兰台世界,2015(17):76-77.

The Problems and Countermeasures of University Alumni Archives Construction

MEI Ye-xin

(General Archive Office,Anhui Polytechnic University,Wuhu 241000,China)

University alumni archives are the crucial part of school archives.The trend of the development of university archives is to establish and improve the alumni archives.In this essay,the current situation of the construction of university alumni archives and the problems in the process of collection,filing and utilizing is analyzed.In order to improve the university alumni archives,the measures are proposed such as to define the scope of collection,improve the awareness,innovate the collection forms,optimize the regulations,set up the category of alumni,archive the different alumni files respectively,raise leaders＇awareness and build a website and a display room for alumni files.

university;alumni archives;countermeasures

G271

A

1672-2477(2016)06-0013-05

2016-06-13

安徽省高校档案工作协会基金资助项目(2016YB18)

梅业新(1983-),男,安徽巢湖人,馆员,硕士.