新形势下高校二级学院教务管理工作现状分析

邬　迪袁　伟

（1山东大学　（威海）文化传播学院；2山东大学　（威海）教务处，山东　威海　264209）

新形势下高校二级学院教务管理工作现状分析

邬迪1袁伟2

（1山东大学（威海）文化传播学院；2山东大学（威海）教务处，山东威海264209）

随着校院两级管理体制和完全学分制的推行，二级学院作为办学主体，教务管理工作难度加大。通过分析新形势新背景为二级学院教务管理工作带来的影响，全面阐述二级学院教务管理工作面临的现状与存在的问题，为进一步优化学院教务管理提出方向与路径。

二级学院教务管理现状分析

引言

教学工作是高校的中心工作，教学管理水平的高低直接影响高校教学运行和人才培养。而教学管理水平在很大程度上取决于教务管理队伍的整体结构和教务人员的素质。近年来，由于高等教育体制改革的深入及高校招生规模的扩大，多数院校实施和推进校院两级管理体制，学院教学管理权限的下放给学院教务管理提出了更高的要求。加上学分制管理模式的引入和全面推进，学院教务管理工作不断面临新的挑战。因此，分析新形势下二级学院教务管理面临的现状与存在的问题，是理顺校院两级教务管理关系，提高二级学院教务管理水平的重要前提。

一、二级学院教务管理工作面临的新形势

1.校院两级管理体制下校院职能划分不合理。

目前，我国高等学校普遍实行校院两级管理的办学体制。随着学校分权和教学管理重心的下移，学院成为办学主体。与学校教务处的工作相似，学院教学管理工作承载了课务管理、考务管理、学籍管理、成绩管理等工作，全面负责管理所在学院的教学、科研、学科建设、专业建设、课程建设、档案资料管理等多项工作［1］。因此，推行校院两级管理体制后，学院教务管理工作量加大，但在推行校院两级管理体制的进程中，由于受传统管理模式的影响，校院两级教务管理之间存在许多重叠区域，权责划分不合理，造成管理模式僵化，教学管理效果降低，教学质量监控效率低下。因而，理顺学校教务处和二级学院教务管理之间的关系，建立并完善校院两级教学管理机制，是提高办学水平和办学效益，实现学校可持续发展的关键。

2.学分制的实行为学校教务管理工作带来新挑战。

完全学分制是以选课制为基础，把必须取得的毕业总学分作为毕业标准的一种教学管理制度。要求以学分为单位计算学生的学习量，以累计平均学分绩点为尺度，衡量学生的学业成绩［2］。深受传统教务管理理念的影响，许多教务人员对学分制条件下教学管理的本质、内容、方法、特点和规律缺乏深入的了解，不能结合工作实际对传统教学管理制度进行改革和创新，以管理为主导的观念仍是工作中的主流价值取向。高校实施完全学分制改革后，高校教学管理工作更加复杂，教务工作量成倍上升。随着学分制的不断深入，目前学年制下二级学院的教务管理模式已不能适应其要求。那么，学分制下学院教务管理现状如何，我们又该如何解决呢？

二、二级学院教务管理工作现状分析

二级学院教务管理队伍是由学院院长、分管教学工作的副院长、系（教研室）主任和教务员组成的。从地位上看，二级学院教务管理是实施学院内部教学管理的主体，发挥执行、组织、协调、监督等工作职能，是二级学院教学工作成功的关键因素；从作用上看，二级学院教务管理在学院内部教学管理中发挥了管理和服务作用，其工作成效决定着学院的教学管理水平［3］。从这个意义上说，二级学院教务管理队伍的状况和管理人员的素质，直接影响二级学院的教学运行和教学管理水平。

1.工作强度大，任务重。

二级学院教务管理的工作内容决定了教务管理者尤其一线教务员的工作是繁琐的，每学年周而复始地进行各项日常教学活动，工作强度大。在部分高校二级学院行政编制上教务员挂靠学院办公室，没有独立建制，既受学院教学院长的领导，又受院办公室主任的领导，既要从事教务管理工作又要从事行政秘书事务，既是学校教务处在二级学院的联络员，需听从学校教务处各科室的工作安排，同时又是直接联系师生服务师生的纽带，负责各项教学工作通知的上传下达。因此，一线教务员往往身兼数职，事务繁多。尤其学分制推行以来，学院教务管理工作难度相应增加，教学信息的传达和教学计划的执行难度加大，同时，与学分制相匹配的新的管理制度的引入使教务管理工作的内涵更加丰富，这些都大大增加了教务管理工作的内容，加重了教务管理工作的任务。

2.队伍不稳定，结构不合理。

目前高校二级学院教务管理队伍中，专业管理人员严重缺少。以某重点高校为例，据调查了解，二级学院教务员的组成主要有：引进高层次人才需要照顾的配偶及子女，约占20%；非事业编制人员、临时聘用的约占30%。另外，在所有教务管理人员中，科班出身或从事过教学一线工作的人员极度缺乏。绝大多数人没有接受过系统的高等教育管理理论知识，对二级学院各专业知识体系更无从了解，对工作中出现的问题难以做出理性思考，更谈不上管理创新。虽然他们有热情，也有责任心，但是由于缺乏管理知识，缺乏创新意识，无法高效应对发展变化着的新形势和新问题。

近年来，学校招生数量不断扩大，教师数量逐年增加，唯独教务员数量长期不足，以某学院为例，一个拥有150多名教职员工、3300余名学生、8个本科专业的学院，只有区区3名教务员，导致教务员在工作上长期疲于奔命，穷于应付，没有精力和时间潜心研究如何提高工作水平。队伍结构与人员素质长期不能适应教学管理和学生培养的要求，教务人员得不到应有的地位和重视。许多领导认为教务管理岗位是辅助岗，是安置人员的岗位，由此阻碍高素质管理人才的配备。这也是高校教务员流动性大甚至缺编的原因之一，而教务员队伍的不稳定直接影响日常教学管理工作的成效。

3.职责划分不清，制度不完善。

大多数高校对教务员的工作职责范围规定得较宽泛，职责不明晰，教务员除了承担教学管理工作，还要承担许多行政事务工作，诸如教师遇到方方面面的问题，最先找到的是教务员，导致教务员工作头绪多、任务繁重，影响教务员的工作效率，不利于教学工作的开展和教学管理水平的提高［4］。受传统教学管理模式的影响，校院关系没有理顺，权责划分不清，导致学院教务员处于“事事请示”的被动式管理，常常陷入机械、反复、低效的工作局面，激发不出教务员主动创新的热情及自主发展的欲望。而所有问题的根源都在于没有明晰的职责划分，制度不完善。教务员是高校教学管理最基层的管理者，受教务处和学院的双重领导，是学校和学院教学制度的执行者，因此，明晰职责、理顺关系是二级学院做好教务管理工作的前提。

4.缺少培训与晋升，缺少激励机制。

教务员上岗前一般没有接受过业务培训，基本是边工作边摸索，对教务管理岗位的职能、相关学校条例和规章制度的认识不是很清晰，对课程体系培养方案吃不透。在处理师生遇到的日常问题时显得力不从心，常常将本可以由学院层面及时解决的问题转至学校教务处处理，无形中增加了师生跑腿的次数，影响了办事效率。甚至部分教务人员计算机操作能力不够，在操作一些基本表格数据时存在困难，直接影响教务管理的工作效率。同时，由于缺少培训，一些教务员在政策解释中还存在偏颇、误导现象，不能做到上令下达及时准确、下情上报客观公正。因此，要使教务员更高效率地开展工作，岗前培训和日常培训显得很重要。

教务员在个人晋升渠道上缺少发展空间。有些教务员干一辈子最后做到科级教学秘书，科级教学秘书的待遇还不如刚毕业参加工作的年轻讲师，而教师可以按照讲师-副教授-教授一步步进阶；教务员与既可以走行政级别这条路又可以走教师职称这条路的辅导员相比，晋升渠道和空间上亦相差巨大。晋升空间的不足会引起教务人员的心理不平衡，影响工作热情。另外，学校对教务人员的表彰和奖励少之又少，这些都影响着教务人员的工作积极性和主动性，导致部分教务员把教务管理岗位作为过渡，对工作缺乏热情，积极性不高，想方设法通过转岗离开，造成教务管理队伍的不稳定。

5.信息化落后，管理方法较传统。

目前，高校教务管理系统大都由学校教务处牵头研发，系统基本满足了学校层面教务管理工作的需要，但仍无法满足学院层面教务人员的具体工作需要。尤其一线教务人员与教师、学生的信息传达方面，信息管理技术仍显滞后，工作中基本采用电话一一通知的传统方式，无法借助先进的信息技术实现信息的传达，管理方法的落后耗费了教务员大量的宝贵时间。究其原因，学校在教务系统的开发和使用中，没有建立起学院与教务处、网络中心等职能部门的有效沟通，导致学院层面许多本可以借助系统完成的工作无法高效完成。特别实行学分制教学管理之后，学院的教务工作量大大增加，教学管理不能再依赖传统手工操作，无论是学校层面还是学院层面都应采用现代化管理手段和现代信息技术手段将教务信息集中管理，实现全校信息共享。

结语

新的背景之下，高校教务管理工作面临越来越严峻的挑战。高校管理部门必须充分认识教务管理工作在教学运行和人才培养中的重要性，积极转变观念，提高教务管理人员的素质和服务意识，从而保障教学管理工作的正常运行；为保证学分制的顺利推行，必须理顺校院两级教务管理之间的关系，明晰责任主体，落实职责分工，完善制度建设，坚持按规章制度办事，加强部门监管，实现教务管理规范化、制度化；必须加强一线教务员的职业生涯规划，为其提供进修学习的机会和个人发展的空间，建设高效稳定的教务管理队伍；在学分制条件下，二级学院教务管理人员需加强创新意识，转变教务管理观念，坚持“以人为本”，建立以服务为导向的工作模式；学习先进的信息技术，研发符合工作实际的人性化教务管理系统，减少教务人员重复性的劳动，提高管理效率和管理水平，保证高校教务管理工作有条不紊地开展与进行。

［1］［4］纪霞，高成.高校二级学院教务管理工作现状探析［J］.黑龙江教育（高教研究与评估），2012（10）.

［2］王俊.完全学分制下高校二级学院教务管理工作的实践与探讨［J］.职业教育，2010年第11期.

［3］王瑞萍.二级学院教务管理的科学化运作［J］.重庆教育学院学报，2010年第23卷第5期.

本文为山东大学（威海）2015年度教学改革项目（项目编号：B201504）研究成果之一。