论计算机技术在档案管理中的应用

侯剑爽

平原县国土资源局

论计算机技术在档案管理中的应用

侯剑爽

平原县国土资源局

随着信息时代的到来， 档案管理也在逐步走上信息化管理的轨道。计算机技术的飞速发展，促进了计算机在档案工作中的迅速应用和普及。计算机技术在档案工作中的应用，提高了档案管理的信息化程度和工作效率，对档案工作的开展具有重要意义。本文对此展开简要分析。

计算机技术；档案管理；应用

1 引言

现今社会的进步离不开计算机技术的发展，因此研究档案管理中如何使用计算机技术有非常重要的现实指导意义，不仅能够为档案管理工作提供高效、科学的管理建议，还能够促进档案管理整体水平的提高，因此需要对档案管理中的计算机技术的使用进行合理科学的分析，了解计算机技术的具体的应用情况，根据应用情况来加强档案管理的有效性。

2 计算机档案管理的内涵及其发展状况

计算机档案管理指的就是在档案管理过程中， 利用先进的计算机网络技术自动或半自动化代替传统的完全由人进行处理工作的管理活动。实质就是利用计算机的网络技术对档案的相关数据以及信息进行有效的处理，我国的计算机档案管理了三个发展阶段，第一个阶段是20世纪70 年代，开始对计算机运用于档案管理工作进行相关调查与论证，确证其可行性;第二个阶段是20 世纪80 年代，对计算机档案管理技术进行初步试验，对该技术进行观察，研究其影响;第三个阶段是计算机档案管理试验推广阶段到现在的网络化阶段。在计算机技术普遍的现在，人们已经离不开计算机网络，人们可以通过计算机网络技术随时查找自己需要的资料而不受任何限制，计算机档案管理网络化给人们的生活和工作带来了很大好处但也面临着不少挑战，如人们对计算机档案管理理解的不全面、技术还有点落后等，需要人们不断进行研究与创新。

3 计算机技术在档案管理应用中的必要性

现如今计算机技术已经与我们的生活有着密切的联系， 离开计算机技术很多工作确实无法进行。在传统的档案管理工作中， 都是对纸质的档案进行管理， 而且是通过人工的方式进行的，随着社会的不断发展， 档案信息的不断增多， 这种管理方法显然已经不适合现代社会的发展需要， 计算机技术的出现， 使得档案管理工作中的问题得以有效的解决， 通过计算技术的使用，使得很多档案管理的方式都实现了无纸化办公， 不仅减轻了共组人员的负担， 而且使得档案管理的工作效率得到了很大的提高， 同时人们可以利用计算技术实现对资源的互助共享， 所以计算机技术的应用极大地适应了当代社会对档案管理工作的要求。

4 优化计算机档案管理工作可采取的几点措施

4.1 完善档案管理制度

利用计算机技术实现档案管理可以在较大程度上解决档案管理中的漏洞，但是相应的档案管理制度还不够完善。但要在做好计算机当那管理工作仍然要完善相关的管理制度，充分分析计算机档案管理工作不同环节的内容，根据技术漏洞制定相关的解决措施，保证计算机档案管理工作的过程中，都要有章可循，有法可依，这样才能保证计算机档案的高效性和完整性。

4.2 注重人才的培养，重视对相关人员的培训

一方面，重视这方面的专业人才的培养，招聘一些在计算机操作和应用方面具有专业水平的人员，提高应用计算机的使用效率；另一方面，重视对员工的培训，加大培训力度，首先，通过培训努力转变档案管理人员的观念，塑造全新的观念，形成新型的服务价值观，以便更好的指导自身的工作；其次，重视对相关人员操作能力的培训，让他们充分的掌握计算机的操作能力， 能够熟练的运用计算机来解决日常管理中的管理问题，并能够熟练掌握处理日常问题的办法。

4.3 文档一体化管理

为了防止档案管理中存在文档分离问题，具体工作落实在单位的内部文件整合，避免进行重复的档案管理工作，应该针对现代化档案管理建设，对文件档案的管理内容进行总体规划，彻底改变了文档管理问题已被隔离，并逐步整合文件档案管理工作。与此同时，应结合计算机网络技术研究文档处理软件，利用现代化管理软件实现文档的综合管理，积极面对以文档管理的挑战存档载体的虚拟非传统的形式。

4.4 建立电子数字档案库联网站点

在档案管理过程中，想要达到计算机技术的管理目标，就一定要真正的将计算机技术使用到档案管理中，在计算机技术的使用中，一定要按照计算机的特点和网络的实际情况来建立档案库，从而建立一个有效的档案库联网的网络，主要包括两个部分：1)建立有效的电子数字档案库的联网站点，才能更好的实现计算机技术的使用价值，也才能提高计算机技术的运用效率，应该在电子数字档案库中建立有效的联网站点，让进行档案信息查询的用户能够自由的进行档案信息查询，可以不被时间、空间等客观的条件所限制，在电子数据库的网站站点中，用户可以通过信息界面登录到系统中去，然后根据自己的档案查询需求进行查询。2)建立相应的档案信息共享网站，利用高效率的档案管理系统和方法对档案进行管理，从而保障电子数字档案的信息的安全性，也能够在一定程度上规范档案信息的使用，让档案信息查询的用户行为更加有保障。

5 结束语

综上所述，当前计算机属于高科技产品中的一种，并且也逐渐在各个社会领域中得到非常广泛的应用，同时也发挥着重要的作用。在我国不断提高科技水平以及快速发展社会经济的过程中，人们生活的各方面也逐渐融入了计算机技术。人们的日常生活也会出现非常多的电子文档，倘若要将文档好好保存下来，就需要利用到电子档案管理技术。在档案管理的过程中，有效地应用计算机技术，将会产生很多的电子文件，计算机技术在档案管理今后发展过程中的作用将越来越明显。

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