国际工程索赔管理研究

2016-12-02卓樾

环球市场 2016年15期

关键词：承包商管理制度工程

卓樾

东方电气股份有限公司国际工程分公司

国际工程索赔管理研究

卓樾

东方电气股份有限公司国际工程分公司

针对中国承包商在国际工程索赔工作中存在的问题，本文从建立矩阵式的索赔管理组织结构、系统的索赔管理制度、有针对性的人员培养及激励机制以及建立索赔信息化管理系统四方面入手，提出了提高中国承包商国际工程索赔管理水平的策略和构想。

工程索赔；管理制度；针对培养；信息管理

近年来中国承包商在国际工程市场上屡现巨额亏损，造成这种情况的原因除竞争加剧利润摊薄外，工程索赔管理水平的低下更不可忽视。通过对多家知名中国承包商的调研发现，中国承包商在工程索赔管理方面主要存在以下问题：1. 缺乏实施索赔管理的组织结构；2.缺乏系统成文的索赔管理制度；3.缺乏索赔人才的培养和激励机制；4.缺乏现代化信息系统的辅助支持。针对上述现状，本文基于国际工程索赔理论及企业管理学理论，从组织结构、管理制度、人才开发、信息化系统几方面，提出国际工程索赔管理提升的策略和构想。

一、索赔管理组织结构设计

工程索赔管理有两个特点，一是对于任何一个索赔案件均属于一次性管理；二是涉及索赔管理工作的人员广泛，包括合同、计划、成本、物资、质量、技术、财务、法律等方面的专业人员参与其中。为适应其临时性和跨部门性两大特点，应在公司内部建立平衡矩阵式的索赔管理组织结构，以下简称“索赔小组”。其中，索赔小组的组长应由每个项目工程部的班子成员兼任，并由合同商务部的经理担任副组长。小组成员可从合同商务部、技术部、施工部、质保部等二级部门中各抽一人担任，同时，公司财务部、物资储运部等职能部门也应抽调一人加入索赔小组，在索赔工作上接受索赔小组的指挥和调度。索赔小组组织结构图参见图1。

图1 索赔小组结构图

二、索赔管理制度建立

国际工程索赔管理是一个贯穿项目始终的工作，索赔管理制度应实现从项目投标到签约，从执行到收尾结算的全过程覆盖，规范和指导索赔人员辨识索赔机会、收集索赔证据、提出索赔诉求、编写索赔报告、执行索赔谈判工作，将索赔工作由被动变为主动。索赔制度编制应立足于以下几方面：

1.项目签约阶段的索赔准备。全面辨识合同中的索赔和风险性条款，对发现的问题及时组织评审；参与投标造价预算审核，合理设置索赔数据(如单价、工程量、工作效率、设计输入条件等)；摘录合同中涉及工程索赔的“红旗条款”，编制风险分析报告。

2.项目执行阶段的证据收集。证据收集种类应包括：1)往来信函、会议记录等文件；2)工程执行过程文件及同期记录；3)水文气象记录；4)市场、政策、法律信息；5)工程所在国索赔先例。

证据收集方法为由索赔小组成员应定期向其原来所属的部门收集固定一段时间内的上述信息、文件，并在索赔小组周例会上经讨论决策后交索赔专员进行归档。

3.索赔实施程序。索赔实施程序应包括索赔机会的辨识和提出、索赔报告的编写、索赔谈判的策略和节奏三部分。其中，索赔报告的编写要遵行一定的格式，包含总论、合同条例引征、工期延误计算、费用索赔计算、证据材料、结论六大部分。

三、索赔管理的人员培养和激励机制

目前中国承包商索赔人才严重缺乏，索赔工作参与者大都不具备索赔管理的专业知识，也没有经历过相关方面的专业培训，同时实践经验欠缺，索赔人员培养可以采用以下两种方式：通过系统教育培训和实践中提高。

系统教育培训方案：聘请大学教授或业界咨询公司定期开展专题课程，课程的种类既要涵盖工程索赔基本理论与案例、工程造价理论、工程技术理论、工程财务理论、法律理论等知识方面的课程，还要涉及如沟通技巧、商务礼仪、演讲与表达等技能方面的课程。

实践中提高方案：采用人员轮岗的方式，让索赔人员在工程部内各二级部门轮岗锻炼，丰富专业知识体系；或在不同的工程部之间进行短期借调和支援，积累索赔工作经验。

索赔激励也是目前中国承包商普遍欠缺的。激励方面应注意物质激励与精神激励相结合、正负激励相结合等方式。

四、建立索赔信息化管理系统

索赔信息系统首先要能对索赔事件进行分类并对其可索赔性进行辨识(区分哪些事件不能索赔，哪些只能索赔工期，哪些只能索赔费用，哪些既能索赔工期又能索赔费用)；其次，对于可以进行费用索赔的，还要能判断可以索赔哪些费用。通过总结以往项目经验或聘请索赔专家，对“索赔事件分类及其可索赔性”及“常见索赔事项中索赔费用组成”两方面内容进行归纳汇总，形成“索赔辨识模块”。

其次，索赔管理信息系统还需要有强大的数据支持，可建立若干个数据库，为索赔计算和决策提供参考和依据。数据库内容及分类可包括：合同文件、往来信函、工程同期记录、财务记录、气象水文记录、物价信息、政策法律信息、索赔先例、定额造价、工期及费用索赔计算公式模型。

此外，索赔管理信息系统还要注意扩展性，应预留若干个系统接口与外部系统如项目管理系统、公司管理系统实现数据交互，同时还要具备通讯功能，可以和外部环境如Internet网络、工程业主方、工程咨询工程师以及参与工程建设的第三方如施工单位实现实时通讯。索赔管理信息系统模型图参见图2。