对企业建设工程档案归档管理的探讨

齐 明

河北钢铁集团邯钢公司档案馆

对企业建设工程档案归档管理的探讨

齐 明

河北钢铁集团邯钢公司档案馆

河钢邯钢以“国际领先、国内一流”为宗旨、“绿色邯钢、精锐邯钢”为目标，努力打造河钢邯钢国际品牌，不断进行技术更新改造，其中建设工程档案管理是技术更新改造工作重要环节。

企业建设工程档案管理是企业建设历史记录，不断推进

项目档案管理规范化、制度化、标准化是企业档案管理一项重要工作。

企业建设工程档案是企业建设历史记录，也是企业建设投产、运行、维修、管理、改扩建和技术改造等重要依据，不断推进建设档案管理规范化、制度化是企业档案管理一项重要工作。近几年河钢邯钢以“国际领先、国内一流”为宗旨、“绿色邯钢、精锐邯钢”为目标，努力打造河钢邯钢国际品牌，对产线不断进行技术更新、改造，增加产品品种和提高产品质量。建设档案归档准确、完整、及时、是技术更新、项目改造重要基础，更是企业档案管理一项重要工作。

建设工程档案归档不准确、不完整、不及时不仅影响建设工程形象进度，而且对建设项目投产运行后，维修、管理、改扩建等工作造成很大困难。根据以往建设项目档案管理情况，重点造成建设工程档案归档难主要原因：一是大多数参建单位领导、工程技术人员、管理人员把主要精力放在抓工程进度、工程质量上，档案资料整理工作不落实、责任不明确，对建设工程档案不重视，不设资料员岗位。二是设备开箱资料管理混乱，丢失损坏现象严重。三是工程建设周期长，文字材料、图纸、图表、声像材料等档案数量多，档案管理人员水平参差不齐。四是隐蔽工程、质量异议、资料不真实、不完整。由于建设工程施工单位多，如果不通过规范化、制度化、标准化推进该项工作，建设档案归档工作无疑会出现很多复杂问题，建设单位与施工单位，或者施工单位与施工单位之间，因档案归档责任扯皮现象时有发生，影响建设档案的归档时间和档案质量。针对这种现象2011年8月邯钢档案管理部门采取以下做法：

1、落实建设项目档案归档制度为基础

通过在合同中增加建设项目档案要求条款，制定项目档案归档制度，签订归档责任书，明确各施工方归档责任。项目开工前，以书面红头文件《邯钢公司建设档案归档移交制度》，对各施工单位资料员进行为期一周培训，内容：档案收集、整理、移交、时间、违约处罚等做了详细说明、重点强调。并与各施工单位签订《邯钢建设项目档案归档责任书》，使施工单位真正从思想上一开始就重视建设档案收集工作，使工程资料随着建设进度，及时、完整、准确归档。

2、规范建设工程设备开箱随机资料责任落实

设备开箱随机资料责任落实也是建设档案管理重点。建设工程设备开箱资料是指设备出厂证、合格证、质保书、安装图、使用手册、保修手册、操作要点手册等等资料。设备维修、日常维护、改造重要参考依据是这些随机资料，保管好意义是重大的。根据以上情况，我们明确设备开箱责任人，要求设备厂家在设备开箱时通知业主单位技术人员，由技术人员签字后，两天内交到（建设）业主单位档案员手里进行归档，并对开箱资料不及时归档或将开箱资料据为己有者采取了严格考核制度。业主单位设备动力科每两个月对建设项目设备随机资料清单进行核对，对没有移交到档案员手里随机资料，或档案员没有及时归档，按照规定考核责任人，施工单位或筹建组使用随机资料时一律使用复印件。通过规范责任使建设项目设备随机资料原件归档率100%，保存了原件完整性。

3、实施建设工程档案业主专项检查工作制度

工程档案专项检查工作制度是项目档案管理过程控制和调度管理重要手段。建设工程特点是建设周期长，参建单位多，作业线长（包括调研、论证、决策、立项勘测、设计、施工、调试、试生产、竣工，验收等）文字材料、图纸、图表、声像材料等档案数量多，每一个参建单位、一个部门、一个工程技术人员或管理人员，在某一个环节，某一项具体工作、某一个工作时段遗漏、丢失、没有做好工程档案形成、积累、整理，都会给建设工程档案造成损失。我们对建设工程档案移交实施专项检查制度，加强中间控制和调度管理。一是指定专人负责工程档案检查、指导，每月系统全面检查一次，及时跟踪指导施工单位工程档案收集、整理工作。二是档案部门定期参加工程监理例会，一方面了解整个工程进展情况，另一方面向参加会议有关单位汇报工程档案专项检查中出现的问题，及时整改，通过实施建设项目档案专项检查工作制后，施工单位主动向档案部门通报档案收集、整理工作中出现的问题，另一方面也加强了对归档档案管理，做到了原件归档率100%，进一步提高了竣工图编制和文字材料收集整理质量。

4、实行《建设工程档案审验报告制度》，提高监控力度

只有施工单位向建设单位移交了完整、准确、合格竣工档案，工程建设工作才能算完成。为提高建设工程档案质量，强化工程档案监控力度，我们制定了《建设工程档案审验报告制度》，规定所有建设工程档案由基建技改管理部们进行审验，重点检查该归档资料是不是有漏归现象，技术参数、变更，所有内容检查合格后，开具“建设工程项目审验合格证”，连同工程档案交综合档案室进行预验收，重点检查质量控制资料和检验评定资料整理质量，隐蔽工程竣工图编制质量是否真实可靠 “图物一致”，合格率是否达到国家要求，避免工程档案不合格，施工单位早已撤走，无人整改被动局面，综合档案室预验收合格后再开具“建设工程档案移交清单”交档案馆正式验收。这样环环相扣，层层把关，有效保证建设工程档案合格率100%，准确率，完整率100%，案卷质量明显提高，达到国家要求。

上述措施实施调动了施工单位移交归档积极性、主动性，加强施工单位对建设档案管理责任，实现建设档案归档管理完整性99%、准确性99%、归档率100%，推进项目档案管理规范化、制度化、标准化建设，提升企业档案管理水平。当然我们需要做的工作还有很多，如有些设备制造企业为了维护企业自身利益，重要设备图纸不交买方，对设备维检，设备检修、改造带来困难，在以后工作中我们会进一步探索建设工程和设备档案管理办法，使建设工程档案更好为企业生产发展做好后盾。

齐明：女，73年5月出生，本科，河北钢铁集团邯钢公司档案馆，副研究馆员。