论现代档案管理人员的素质与能力结构

钟冬梅

(淮北师范大学综合档案室，安徽淮北235000)



论现代档案管理人员的素质与能力结构

钟冬梅

(淮北师范大学综合档案室，安徽淮北235000)

摘要：现代档案管理是一种对人员素质与知识、能力要求很高的文献信息管理工作。在现代信息技术环境影响下，政治、经济、法律、管理、人文等学科互相渗透、交叉，对图书情报档案工作的从业人员，提出了更高的素质、知识与能力要求。从服务意识、文献意识、法律意识和学习意识等方面对具体档案管理工作者的从业素质进行分析，从信息管理能力、文献检索能力、专业档案能力和知识贯通能力等方面对具体档案管理工作者的能力结构问题进行分析，并提出了自我进修提高的内容与途径。

关键词：档案管理；档案管理人员；信息管理；素质；能力

按照《中华人民共和国档案法》的定义，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的、对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。[1]档案的管理与使用，关系到人类过去、现在和未来活动凭证的留存与持续再用，关系到组织社会记忆的维护、忘却或重构，关系到公民身份的识别、隐私保护、权益维护和社会认同，甚至关系到国家社会转型和数字化转型背景下的国家信息化能力。[2]

档案管理人员工作在文献档案系统、档案局等政府部门、机关、公共图书馆与文化工作系统及其他企事业单位的管理职能机构。在现代信息技术环境影响下，政治、经济、法律、管理、人文等学科互相渗透、交叉，对图书情报档案工作的从业人员，提出了更高的素质、知识与能力要求。单一的学科知识背景、纯经验的保管员式的工作方法、缺乏更新与不断充实的知识结构、前瞻与创新精神的缺失，均无法适应现代的档案管理工作。

一

素质，是对人员天赋基础、思想意识、知识习得、工作潜力等等的综合考量。素质有时表现为隐性因素，不可把握，难以计量，但却是起决定作用的因素。素质有时体现为观念与意识，我们常说的政治素质、心理素质、业务素质，多偏于思想观念与心理潜质等，务虚为多。素为底子，质为质地，其实是基础性、先决性的条件。这里从观念意识角度来谈素质，就涵盖了思想、观念、心理、态度等等。

1.服务意识

研究揭示，从文化层面，保护社会文化遗产，提供信息的公共获取，支持公众终身学习，是档案馆与图书馆、博物馆等文化设施的共同目标。[3]档案管理工作属于信息服务性质。但这种服务不同于一般流水式的机关文件、信息的传达接收工作，也不同于企事业单位的后勤物资供应服务，而是重要的、特殊的资料与信息服务。虽然不一定要走出去，跑上门，拉客户，但也要了解服务对象，讲求服务方式与工作效率，把沉寂的档案资料，与火热的现实社会连接起来。著名的《图书馆五法》认为：书是为了用的，书有其人，人有其书，充分利用读者时间，图书馆是一个生长着的机体。其重在服务社会的精神内涵，应是同样适用于档案工作的。档案机构的性质与所存档案的特殊性决定了档案工作具有综合性、社会性、实践性、理论性、技术性、实用性等特点，但其为社会服务的性质却是最根本的。所以，档案管理人员要树立牢固的服务意识，遵守档案服务的特殊则，提供充分的档案信息资源。

2.文献意识

档案管理不同于工厂企业的物资、原材料与工具管理，只是简单的出入清楚，不损坏不丢失，基本上是一次性单向使用。按国家《文献著录总则》的定义，文献是“记录有知识的载体”。而从广义文献学、文献的利用与检索角度来看，这个定义还可以引申和扩展为“已发表过的、或未发表但已被整理、报道过的那些记录有知识的一切载体”。档案资料是文献的一种特殊而重要的形式。文献一般分为三级：一次文献（原创文献）二次文献（检索性文献）三次文献（参考性文献）。档案虽一般地被视作一次文献，但其中有许多属于零次文献，因为包括了未成形、未披露、未整理、未发表面世的资料信息。更具有稀见性和不公开性，因而也更具有无可替代的文献价值。档案管理与一般资料管理与图书管理相比，虽有一定的通约性，但其专业的特殊性也是很突出的。当然，这并不是夸大档案的神秘性，而是强调档案的文献价值，强调档案工作者的文献素质的重要性。

3.法律意识

国家制定了《中华人民共和国档案法》及相关的《中华人民共和国档案法实施办法》，对档案管理作出了严格而具体的法律规定。档案机构负有接收、收集、整理、保管和提供利用分管范围内的档案的任务，同时有保护档案完整与安全的责任，遵守国家规定，不损害国家安全和利益，不侵犯他人的合法权益，尤其是严格按照相关法律、法规，在对保密档案的管理与利用中，严守密级变更与解密的原则与标准，按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。可见，档案管理与提供服务有着比任何社会信息服务机构更为严格而复杂的法律、法规约束，对从业人员的政治、思想素质及自我约束的能力，要求更高。档案工作的严肃性、严谨性、严格性以及万一出现疏漏的严重性，都是其他文献工作不可比拟的。

4.学习意识

档案工作牵涉到文献资料、人事因素和知识信息。作为管理人员，必然要具备跨专业、跨学科甚至跨行业、跨语际的知识背景。其学习的空间与内容必然是复杂丰富的。所以，任何专业知识背景的人，进入这一领域，都要有不断学习、充实、更新、提高的意识。像信息学、档案学、文献学、咨询学、图书馆学、工具书学、语言学，以及具体档案所涉及的专业知识，现代社会政治、经济、文化知识和传媒、电脑、互联网等等知识都要具备。甚至要有“宁可备而不用，不可用而不备”的打算。还有人特别强调档案工作与行政学、电子政务以及具体的行业、系统、部门、企事业单位的联系与知识关系。档案管理人员面临的是一个浩瀚的知识环境与需要终身学习的知识补充前景。

档案管理人员的培养与进修是一个重要的问题，尤其是在现代档案知识背景与传媒时代的信息要求的情况下，档案管理人员的培养不能适应档案管理工作的发展，而光靠大专院校的培养，不仅数量上供不应求，在具体工作上，也很难适应实践的要求。这就把档案实际工作者的自我进修、在实践工作中学习提高的问题提到了紧迫的日程上来。[4]总之，档案管理人员要立足本职，搞好服务，遵守法纪，加强学习，才能提高素质，增强能力，更好地适应现代化的档案管理工作。

二

在信息时代，一个人的能力，首先是要具有对知识的把握与拓展的能力，才能在具体实践中应付裕如，游刃有余。这并不是忽视实践，而是重视有知识引导的实践与反对盲目的实践。实践可以产生知识，也可以检验知识，知识是实践的成果。一个人善于学习、运用知识，就是一种十分重要的能力，在非体力与非技术操作层面的工作中，尤其如此。当下，一讲到能力，就必然强调所谓“动手能力”，其实，只要是人，任何“动手”都要以“动脑”为基础。从事具体档案工作的人，其能力结构也要注意以现代科技发展的知识信息为基础。

1.信息管理能力

档案是文献，更是特殊的文献，所以，管理档案就要有适应现代信息管理的能力。一个物体，其必然有物质、有能量、有信息。一个物体发出的信息应该是无限的，人们对信息的发现、接收、处理、解读、利用是有条件的，也是有局限的。被激活的信息才叫知识，所以人类的知识要不断发现、采集、扩展、更新。第一次提供的知识信息叫情报。档案文献是重要的信息载体，是产生信息、知识、情报的重要来源。档案工作人员首先要有信息管理观念，掌握信息管理的能力。

档案信息在表现形式上多种多样，不仅有文本文档，还有图形、图像文档。文本文档包括自由文体、结构化与半结构化文本，还有图文混排、图表混排文本。档案信息是经过甄别并加以特殊保管的原始记录信息，其中有知识信息，也有非知识信息。知识信息的管理流程是由知识的获取、存储、组织、传播、检索、应用，但文献信息与档案信息的工作链的源头不同。前者是专家知识与一次文献为源，是知识的创造与发挥；后者则是档案的原始价值信息为源。知识信息的单纯与混杂呈现，有明显的区别。[5]

传统文献学方面的目录、版本、校勘，辨伪、辑佚等知识，虽然未必全部会对应与应用，但档案的收集、归类、编目以及审订、鉴别、补充，都是必须要做的工作，也对档案管理人员能力有一定的要求。具备一些必要的文献学知识与文献处理能力，是完全必要的。

2.文献检索能力

档案千头万绪，形式各异，形态各样，信息复杂，整理归类，建立合理的全宗与分级，达到档案管理的科学化、规范化、标准化、现代化，标志之一就是提供利用的效率与效益。档案管理虽然自有其特点与规律，但作为信息，其提取方式却与文献检索手段有关。进入电子化时代，各种宏观的检索手段，如电子信息平台、互联网络等，已成为普遍的信息检索手段。但对具体的微观信息的检索，尤其是暂时没被网络覆盖的地方或被未电子化处理的内容，手动的检索手段也十分重要。比如，与文字有关的音序、笔序、部首、笔画乃至四角号码法、主题法、关键词法，等等，如果编排合理，使用得当，都不失为好的档案信息提取方法。

3.专业档案能力

档案的内容庞杂，其因事因人而产生，但不同于以人为主体带有创作性的文献，带有鲜明突出的主观个性色彩，而是在政治、军事、经济、文化、科技、宗教等活动中产生的客观性文件。所以，档案的知识性、学科性不好归类。虽大体可按行业或系统分类，但具体到某一档案，则不能靠某一单纯的知识手段去看待。于是就要求档案管理人员具有较广博的知识背景与尽可能丰富的专业知识。现在在档案管理中，有人引进知识管理的概念与方法，看似先进，其实混同了档案文献与一般文献的界线，也就抹掉了档案文献的特点。一种档案，其信息与作用，绝非仅仅在与其知识形态与内容。档案的产生背景、来源、载体、流传发现过程、传播使用经历，尤其是附丽于其上的许多历史、人文因素以及某些非知识因素，恰恰是档案的重要要素。这也就是为什么档案的复制件要比原件的价值大大降低的原因。

以高校档案为例，其信息包括了高校在各个时期党务、行政、纪检、教学、科研、研究生等管理过程中形成的所有文件和历史记录，信息量非常地丰富，囊括了高校方方面面的原始信息。

4.知识贯通能力

现代档案管理是一种相当前沿的文献信息工作，其复杂性既包括了学科知识、专业知识、通用知识，又包括了具体的操作知识与实践知识。甚至连档案修复这样的专门知识，往往也能派上用场。按照档案学的学科结构，理论层面与应用层面、管理层面与技术层面、前沿层面与基础层面、普通层面与专业层面是一个复杂而严密的知识与能力的网络，这就要求每一个合格的档案管理人员，必须具备贯通各种知识与技能的能力，成为信息方面的多面手，从而明确自己从事的工作的分工位置与意义，更有效而主动地做好工作，也有利于开拓发展空间。[1]

档案学科的研究，也是档案管理人员提高的重要途径。《实施办法》中关于档案工作人员的奖励条件，就在收集、整理、提供利用档案和保护、现代化管理外，就有档案研究做出重要贡献一条。长期从事具体管理实务的人员，业务熟悉，经验丰富，实际上具备了相当的研究潜能。若能在档案学研究上更上一层楼，不仅可以极大地提高本人的业务素质与能力，对档案管理管理人员与研究教学人员的结构性缺乏，也是一条重要的弥补途径。

参考文献:

[1]安小米,钟文睿,白文琳,孙舒扬.我国国家数字档案资源整合与服务研究现状及未来研究建议[J].档案学研究, 2014(2):4-8.

[2]连志英.数字档案资源整合影响因素分析:基于建构型扎根理论的研究[J].档案学通讯, 2015(6):54-58.

[3]郑燃,李晶.我国图书馆、档案馆与博物馆数字资源整合研究进展[J].情报资料工作，2012(3):69-71.

[4]阎德华.提高档案人员素质做好高校档案工作之我见[J].青海师范大学学报:自然科学版,2013(1):94-96.

[5]王玫,郁影.如何提高现代档案管理人员的信息素质[J].兰台世界,2011(30):44-45.

责任编校秋晨

作者简介:钟冬梅（1965-），女，安徽淮北人，淮北师范大学综合档案室档案馆员。

基金项目：安徽省高校人文社科研究一般项目“高校档案社会化服务研究”（sk201626）

收稿日期：2016-01-15

中图分类号：G271

文献标识码：A

文章编号：2095-0683（2016）02-0160-03