谈怎样做好地质资料档案管理工作

翟虹霞，王 娜

（1.甘肃省地矿局第一矿产勘查院，甘肃 天水 741000；2.甘肃省地矿局第三矿产勘查院，甘肃 兰州 730000）

谈怎样做好地质资料档案管理工作

翟虹霞1，王 娜2

（1.甘肃省地矿局第一矿产勘查院，甘肃 天水 741000；2.甘肃省地矿局第三矿产勘查院，甘肃 兰州 730000）

为了进一步规范地质资料档案管理工作，提高地质资料管理水平，充分发挥地质资料的功能与作用，更好的为地勘事业发展服务，加强地质资料档案管理工作就显得尤为重要，本文从健全工作机构、加强档案资料的培训、建立制度、档案信息电子化纸质档案数字化等方面就如何做好地质资料管理工作进行了深入探讨。

地质资料管理；地质资料信息化

科学规范的地质资料档案管理可以不断提升一个单位的管理水平，做好资料档案的开发和利用工作，不但可以实现地质资料档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步作出应有的贡献。展望未来，机遇个挑战公存，机遇大于挑战，只有我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义地质资料档案管理道路，一定会实现资料档案管理工作的规范化、科学化、信息化。地质资料档案有地质原本档案盒地质复制档案两种。地质档案资料一般可划分为区域地质调查档案、固体矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、物探和化探档案、水文地质和工程地质档案。地质档案数据是在地质勘查活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等,它既是野外勘测过程的真实反映和记录、地勘经济发展的重要基础和依据,也是单位维权的凭证和依据。基础的地质数据文件具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点,随着社会信息化的飞速发展,地勘单位数据文件的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化,特别是以地质找矿项目为中心所形成的档案材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求,而一个完整的地质项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段,要经过主管局等上级部门的审批和验收,因此收集整理符合标准的数据文件本身就有很多工作要做,本文就结合着地勘单位的资料管理工作实际谈几点粗浅的认识。

1 提高重视程度，健全工作机构

凡使用测绘成果地质资料须经主管领导批准，并予以登记后，方可提供，使用后应及时归档。把地质资料管理列入日常工作重要议程，加强对地质资料档案工作的领导，建立健全管理机构，保证地质资料档案管理的顺利开展，资料室应对档案资料的收进和借出、案卷的数量、档案资料的利用等情况进行统计，按照有关规定，及时进行清查和整理，要求账物相符、记录清楚，对已经破损和字迹褪色的档案资料，及时向上级主管部门报送结果，并复制或修复；如遇有特殊情况，应立即向上级领导报告，及时处理。

2 加强培训，提升业务素质

定期派档案资料管理人员参加档案资料知识培训，学习地质资料鉴定和分类、编号和立卷、检索工具的编制等方面知识，认真学习档案资料专业知识理论，现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，加强地质资料档案人员的能力培养，提高档案资料工作者素质，地质资料档案管理人员应做到持证上岗，加强档案资料的基础工作，抓好每年资料归档工作，各类文件、材料是否齐全、完整地按期归档。项目结束后，总工办及时通知资料员催交资料，资料员收到资料时严格按照《原始地质资料立卷归档规则》要求检查验收，填写好资料清单和电子目录，及时整理入柜保存，每半年应核对入库地质资料和地质资料清单数量，抽查率不得少于10%，每半年对地质资料彻底清查一次，确保资料无遗失。对于项目正在实施未归档的资料，应有专人管理，不得丢失，不得外借，在生产过程中形成的资料、信息应有登记目录，在资料归档后对于形成的不需要归档的阶段性资料应全部交回资料室，经总工程师批准后方可销毁。若发现应该归档资料自己保存或者转让者，视其情节，按照有关规定严肃处理。

3 建立制度,编制方案

调动全员的积极性,以完善科学的管理制度做指导,按标准建立质量管理体系,使一切工作有章可循,才能从根本上解决原始地质数据的完整性和质量问题。按原始地质立卷归档规则如:范围、规范性引用档、术语与定义、归范围与分类、编号与编目、立卷归档要求等,还包括地质项目的设计资料、施工资料和竣工资料等。原始地质资料是地质勘查、科学研究工作中取得的第一手数据资料，是研究地质科学、编写最终成果地质报告的基础和依据。原始地质资料信息内容丰富、数据相对准确，有着成果地质资料不能替代的重要作用。应根据本单位的实际情况和具体要求,制定本单位的数据文件管理实施细则,细则应主要明确本单位数据文件的范围,归档的基本要求和基本内容,数据文件的移交与整理、保存与借阅的要求等。数据要齐全,内容要完整。要达到此目标要求,应该重视抓好资料的收集工作,坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步,坚持档案部门与基层单位相结合,编制分类方案,正确区分和把握依据档、设计档、项目管理档、施工竣工验收及档等的分类工,齐抓共管,进一步做好基管理要及时,立卷要规范。立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按项目组卷,使档案数据做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理,方便利用,保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门,严格交接手续,认真核查案卷质量并确保档案的完整。

4 数字化管理

地质工作信息化建设是一项复杂的系统工程,而地勘单位的信息化建设与基础数据也就是档案是密不可分。所谓地质资料信息电子化，就是以馆藏档案数据纸质或机读形式为主要物质对象，用计算机对档案资料进行收集、筛选、加工，使之形成电子文件数据提供利用的过程。把地质资料数据文件归档电子化，充分利用计算机。扫描仪把纸质档案资料数字化，建立全文数据库，以便于存储查找和利用，迅速实现档案资料工作网络化，为地质找矿工作服务，推动其它各项工作的现代化进程。加强电子文件的存储管理，电子文件不仅需要专门管理，更重要的是需要选择合适的存储载体、存储方式，以及与之相匹配的存储系统和存储设备。电子文件一经产生，就应按照制度严格要求妥善管理，确保电子文件在我们手中不散失、不损毁、不失真，归档的电子文件的载体应无划痕、斑点、霉变、变形等损伤，应能在通用读取设备上正确读取且不携带病毒，电子文件所提供的信息应齐全、完整、准确。电子文件一般不加密，如果加密，应将密钥同时归档，电子文件不宜压缩存储。我们用得较多的是只读光盘，因为只读光盘只能用来检索或者播放以及记录在盘上的信息，而且制作简单、容量大，体积小，便于电子文件的存储管理。对电子文件档案资料进行有效的检测与维护，电子档案资料载体，特别是磁性载体，易受保存环境的影响，一般保存时间为10～20年，因此，对所保存的电子文件资料载体，必须进行定期检测和复制，一确保电子文件档案信息的可靠性。

5 结论

在新的形势下，地勘单位如何加强地质资料档案的管理，使之为地质事业科学发展服务，实现地质档案信息资源经济效益和社会效益最大化，具有重要的现实意义，地质档案资料管理工作是人们围绕地质资料所进行的一系列活动，是适应人类存储和利用档案资料信息，具有原始记录性和保存价值的文字、图像等文件资料。经过地质资料档案工作人员去粗取精、分析归纳、分类编目、认真整理形成的，是地勘单位开展各项工作的见证，是反映地勘单位历史的真实资料，也是研究改进、提高地勘事业不可多得的宝贵史料。经过近年来的努力，我们单位的地质资料档案管理水平得到很大的提高，资料工作做到了归档及时、分类科学、操作规范、管理严格，有力的提升了地质资料档案工作的规范化、科学化，制度化水平。

［1］ 中华人民共和国档案行业标准（DA/T41—2008）原始地质资料立卷归档规则［D］.

［2］ 钱云祥，陈晓春，陈明.关于档案管理现代化的思考［J］.2010.

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