浅析如何做好档案保密工作

杨庆莲

摘要：档案资源作为国家资源的重要组成部分，其保密工作极为重要。本文针对怎样做好档案保密工作，保证档案安全提出了一些建议措施。

关键词：档案；保密；措施

1 强化档案保密意识

档案部门应逐步提高做好档案保密工作的使命感和责任感，站在国家安全的高度，不断强化和切实重视档案保密工作。应加强档案保密宣传工作的力度，经过对《保密法》、《档案法》相关知识的学习，全方位、多渠道地宣传档案保密工作，牢固树立“保密工作无小事”的责任意识，强化保密法制观念，增强保密工作的责任感和自觉性，自觉执行坚守国家秘密的义务。对涉密磁性介质、纸质档案的销毁、保管、借阅等环节应严格遵守保密制度，保证万无一失，将安全责任意识始终贯穿于档案工作。此外，应坚决贯彻“预防为主”的方针政策，认真克服和防止侥幸心理和麻痹大意的思想。应定期开展安全教育工作，把档案安全工作的重要性讲明、讲清，把泄密的后果和危害讲透、讲足，使安全意识真正深入人心。

2 涉密档案保管工作的重要前提是档案的库房管理

首先应增强库房的硬件设施管理，涉密档案保管工作的重要前提是库房的管理。总而言之，档案库房要按照国家相关规定单独兴建，档案室的库房门一定要是专用的保险防盗门，库房内外都应安装防盗监视器，以防盗窃，窗户应专门加固。还要最大可能做到办公室与库房分开，阅览室与库房分开。档案库房要制定严格的库房管理制度，指定专人负责管理，闲杂人员一律禁止进入，从档案库房内外部的硬件保管条件上保证单位涉密档案的安全。

此外，还应提高单位涉密档案的内部科学管理。单位非涉密档案应与涉密档案分别保管。应注意把非涉密文件和涉密级文件分开提供、分开保管、分开组卷利用，以免造成混合易扩散机密的泄漏。单位涉密档案科学管理应贯彻近年来国档发文精神，落实室藏涉密档案解密划控工作，对以前大量混订有针对性地在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后通常查档中仅提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；对外提供使用时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对涉密级文件尤其是绝密级文件必须单份盒装保存，彻底解决非涉密与涉密的文件材料混卷问题，以及涉密档案文件不集中分散，之后不便调密的问题。应根据立档单位档案中的文件密级编制目录卡片，设立涉密文件存放地点索引和统计台帐，为科学管理，有效保密，准确掌握，及时地提供使用创造条件。实践证明，做好档案维护、保密档案安全的基本保障是档案库房的软硬件科学管理。

3 档案管理人员的职责

档案管理人员的职责，就是要维护档案的安全与完整。这不但是档案保管工作的目的，也是档案保管工作的基本任务。档案保管工作的具体任务就是做到不乱、不散、不丢、不坏。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有目可查，有规可循。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至导致档案丢失或损坏等严重情况。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案被窃或遗失，不但保证档案内容的安全，也要保证档案实体安全。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，应及时抢救。档案保管工作的任务是光荣的，也是艰巨的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员应时刻警惕，持之以恒，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

4 完善保密档案借阅管理

加强保密档案借阅制度建设至善重要。应制定细致完善的档案借阅制度、外借制度、复制制度等。各项档案借阅规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善，确保保密档案的安全。保密档案的借阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须按要求填写撮单，由直接领导、项目负责人签字，认真履行登记、签字手续，填写借阅卡及借阅簿，手续齐全后方可借阅。借阅人要遵守保密制度，严禁转借泄密和以个人名义向外单位转让档案技术成果。保密档案使用完毕后应及时核对、检查、维护与安全，不能私自撕拆、涂改，更不得缺页少项。借阅的档案要保管好，不能丢失，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，及时向档案部门报告，进行补救。保密档案的借阅时间不得超过一年，因项目周期长而不能及时归还的，应办理续借手续。对长年欠档，经追究仍不交还或造成遗失的，必须追究其责任，按国家规章制度严肃处理。此外，因工作调离、离退休和长期病休的，出国工作及出国探亲的，都必须全部清还借阅的档案，由档案室签字后，方可办理有关手续。属借调工作人员借阅保密档案时，必须由项目负责人代借，当其离院时由代借人还清档案。

（黑龙江省农垦总局交通运输局 150036）