现代新技术在档案管理中初探

李凤霞

(河南医学高等专科学校，郑州 451191)



管理科学

现代新技术在档案管理中初探

李凤霞

(河南医学高等专科学校，郑州 451191)

新技术；档案管理；安全；应用

档案安全保障体系建设包括馆库建设、人防措施、技术防范三个重要组成部分。馆舍建设是基础，人防措施是关键，技术防范是手段，三者相互结合，才能建立起高效的、完善的档案安全保障体系。目前，随着科学技术在档案管理中的应用，现代档案安全防范技术不断在档案管理中得到推广和应用。

1 真空充氮杀虫技术

为了保障档案实体安全入库，必须对进馆档案进行消毒杀虫工作。如果携带霉菌和害虫的档案进入库房之前未经消毒处理，将会成为霉菌和虫类的传染媒，扩散到库房原有的档案中。1996年上海市档案馆申请真空充氮杀虫灭菌装置及方法获得专利权[1]。真空充氮杀虫是物理杀虫法的一种，其原理是通过机械作用将容器内的氧气除去，达到一定真空度，然后充入氮气，从而使昆虫的正常活动受到抑制，引起一系列生理变化，直至窒息而死。此前，档案馆大多使用化学药剂对进馆档案进行消毒，这种方法不仅会污染空气环境，而且对人体有害。相较于化学药剂消毒方法而言，使用真空充氮杀虫技术对进馆档案进行消毒，不仅对档案害虫致死率高，对档案纸张、字迹无明显影响，对环境不污染、对人体无害，而且操作简便，安全可靠。

2 计算机自动控制技术

温、湿度对档案的安全保管影响很大。如高温、高湿会导致生霉、害虫繁殖，使有害气体和灰尘吸附力增大；低温、低湿会破坏档案纸张内部结构，使纸张强度下降，耐久性受到影响等。不适宜的温、湿度是各种有害自然因素中对档案最为重要的危害之一。根据《档案馆建筑设计规范》(JGJ 25-2000)规定，档案库房的温度范围应在14～24℃之间，相对湿度应在45%～60%之间，每昼夜波动幅度要求温度不得大于±2℃、相对湿度不得大于±5%。然而，在人工控制条件下如何将库房控制在恒温恒湿状态，一直是档案馆所面临的难题。随着科技的发展，利用计算机自动控制技术控制档案库房温湿度成为了现实，解决了在人工控制环境下档案库房难以达到恒温恒湿状态的难题。计算机控制的自动系统，在不断电的情况下，可以尽职尽责监管库房，常年将库房温、湿度严格控制在规定的标准范围内，避免发生霉变、生虫，确保档案安全[2]。

3 烟感探头和细水雾灭火技术

《档案馆建筑设计规范》中明确规定，档案库房以及档案馆其他重要用房都应设置火灾自动报警设施，配备相应的灭火系统。近年来，消防技术和消防设备不断更新换代，出现了新型的烟感探头和细水雾灭火技术。档案馆也应与时俱进，在库房采用现代、环保、高科技的消防技术和设备，即档案库房消防采用烟感探头与细水雾灭火装置匹配。在火灾初期，由于温度较低，物质多处于阴燃阶段，所以产生大量烟雾。烟雾是早期火灾的重要特征之一，烟感探头正是利用这种特征而开发的，它能够对微不可见的烟雾粒子进行响应。而细水雾灭火，是将水经过特殊的高压系统，从一种特殊的喷头喷出，形成雾粒非常小、直径只有40～200 μm的撕不开、扯不破的水雾，1 L水雾化后，可以覆盖的表面积达200多平方米[3]。细水雾灭火技术以其安全、经济、环保以及对档案材料损害较小的优点，战胜以七氟丙烷灭火技术为代表的传统灭火技术，成为档案馆库消防首选。目前，高压细水雾灭火技术逐渐为档案馆熟知，如上海市浦东新区、普陀区、奉贤区等多个区县档案馆都有运用。档案馆馆库消防系统应采用烟感探头与细水雾灭火技术相结合，将烟感探头安装在档案库房内，若检测到高温或烟雾，就会发出报警信号；将烟感探头报警系统与细水雾灭火装置相匹配，一旦火灾发生就能自动紧急处理。此外，还可将烟感装置与该档案馆所在地的消防队相连接，一旦发生紧急情况，消防队可以第一时间到场急救，使档案损害降到最低。

4 密集架智能管理技术

档案装具是档案库房内的主要设备，是保护档案尽可能延长档案寿命的基本物质条件之一。众所周知，木制档案柜一旦遭受火灾，档案将无一幸免。档案密集架智能管理技术是一种集计算机、网络、数据库管理和自动化控制技术于一体的现代化档案馆建设的一项新技术。档案密集架智能管理技术的安全性主要体现在以下几个方面：档案密集架智能控制系统部分采用低电压控制，过道采用红外线安全保护，可确保档案和人员安全；档案装具改用铁皮装具，可以有效阻断引发档案受灾的源头，降低档案安全风险；在档案管理的计算机界面上可开启或关闭密集架电源，不用工作人员来回奔忙，省却了档案工作人员来回进入库房对档案造成安全隐患等。相比传统档案装具而言，档案馆采用档案密集架智能管理技术，档案安全系数大大增强。

5 指纹门禁系统技术

指纹门禁系统是一套利用人的活体指纹识别技术来完成客户身份识别，并提供一套完整的管理软硬件来实现门禁系统的日常工作[4]。每个人的指纹都是唯一的、不可仿制的，将指纹识别技术应用在门禁系统中，提供了一套具有极高安全性的控制防范区域内的人员进入的方法。指纹门禁系统技术在档案领域也有运用，如2007年上海嘉定区档案馆就在档案库区安装了智能化库房门禁系统。档案库房指纹门禁系统主要就是负责档案库房的出入口控制，其整套操作系统实行程序管理，一般工作人员只能在规定的时间内，通过指纹认证才能进入库区；超过规定工作时间，即使是库房管理人员，也不能随意进入库房，必须由高一级授权，才能再次打开库房。如此一来，可防止无关人员进入库区造成档案遗失、泄密，为档案安全加了一道坚实的防护墙。

6 电子探头和视频监控技术

阅档室是档案馆集中接待利用者，直接传播档案信息，当面提供咨询服务的基本场所。档案是记载历史的原始材料，多为单份、孤本；同时，档案还具有机密性，具有密期的档案不能公布。因此，阅档室一定要有确保档案安全与保密的专门设施或专门人员。之前，阅档室主要采用的是专人监护式的监控。随着科技的发展，越来越多的档案馆在阅档室采用现代化的监控技术，即采用电子探头和视频监控。电子探头和视频监控是两个相互联系的部分。电子探头，即通常所说的监视探头、监控探头，它是视频监控系统的前端设备,负责视频采集。档案管理人员通过视频监控可以探测、监视阅档室和阅档人员的行为。电子探头负责实时采集阅档室画面，与视频监控系统相连接，档案管理人员通过电脑画面，监控查档人员行为，如果发现监控画面中有异常情况，能够以最快的速度作出反应。档案馆在阅档室装置实时监控探头与电脑，可以对监控、管理查档人员起到较显著的效果，让查档人员在监控的环境下无法涂改、损毁档案，消除档案利用安全隐患，最大限度地确保档案安全。

7 异质备份技术

随着信息技术的发展和办公自动化的普及，电子文件的产生越来越多，逐渐成为与传统载体并存的信息保存主要形式。在数字环境下，如何确保电子文件安全成为档案界所面临的一个崭新的命题。2009年6月，时任国家档案局的杨冬权局长指出：“就信息的长久流传来说，电子文件本身具有一些与生俱来的致命弱点，或者说具有天生的、难以克服的脆弱性。只要电子文件的致命弱点还没有完全被克服，我们就不得不在保存电子文件的同时也对它进行异质备份，把它转化为不易被篡改但有易于识读的其他载体。”所谓异质备份，就是为保护档案原件，将档案信息转移到其他载体上，即对档案进行各种形式的复制，以档案复制件替代档案原件提供利用，对档案原件进行封存，减少其磨损，使档案原件得到妥善保存，确保电子文件信息内容的安全。电子文件丢失、电子文件信息无法读取、电子文件信息被篡改等悲剧，国内外并不少见。而异质备份目前是确保电子文件信息绝对安全的最基本措施。因此，为确保电子文件的安全，档案馆应采用异质备份技术对电子文件进行归档。

8 异地保存措施

毁灭性自然灾害和人为灾害是很难避免，随时都可能发生，管理员所能做的就是提前防范，主动防御，尽可能地减轻灾害的损失。2008年汶川地震造成了大批档案被埋、大量电子文件被毁，承载着汶川发展历程和文明史的原始记录不复存在。近年来，各种突发事件和自然灾害频频发生，档案信息安全越来越受到国家的重视，尤其是馆藏中所占比例越来越大的电子档案的信息安全更是成为人们所关注的重点。重要电子档案实行远距离、跨区域的异地保存，是有效应对突发事件和自然灾害，切实维护国家档案资源安全的重要举措。根据国家档案局对电子档案要进行异地保存措施的指示，各级国家综合档案馆陆续实现电子档案异地备份。目前，我国档案馆大多采用两个异地档案馆分别为对方建立档案备份中心的互建模式，如南京市档案馆与哈尔滨市档案馆、上海市档案馆与重庆市档案馆，这可以规避重大灾害和突发事件对重要归档电子文件带来的风险，保证归档电子文件的安全可靠起到了保护作用。

总之，现代档案安全防范技术是档案安全保障体系建设中的重要环节，在档案管理中学习并利用现代新技术是保证档案安全的重要措施。档案管理重在档案安全，作为每一位档案人，提高档案安全意识，提升档案安全措施在现代档案管理工作中尤显重要。

[1] 上海市档案馆.档案真空充氮灭菌装置及方法：中国，96116466. 2[P].1996-08-16.

[2] 惠海雷,王彦凤.库房档案温湿度监控系统的设计与实现[J].科技视界,2015,(2)：225-226.

[3] 崔效敬,许智远,景卫东.细水雾灭火技术在档案图书馆应用的现状与展望[J].档案管理，2008,(5)：61.

[4] 孔 祥.浅谈指纹识别技术在门禁系统中的应用[J].科技风,2010,(4)：240.

[责任编校：柯 莉]

2016-04-10

李凤霞 (1969-)，女，河南省开封市人，本科 ，馆员， 从事档案管理工作。

R 273.3

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1008-9276(2016)06-0553-03