数字化时代医院综合档案资源开发的探讨

2016-02-22彭韵杨熊建芳石继辉柳州市工人医院医院办公室信息工程部广西545005

现代医药卫生 2016年24期

彭韵杨，熊建芳△，石继辉（柳州市工人医院：.医院办公室；.信息工程部，广西545005）

数字化时代医院综合档案资源开发的探讨

彭韵杨1，熊建芳1△，石继辉2
（柳州市工人医院：1.医院办公室；2.信息工程部，广西545005）

医院综合档案涉及医院行政系统整体，信息容量丰富，价值巨大。但由于管理理念的限制，大多数医院的档案资源处于待开发的状态，在业务开展、成果编研、数字化应用、科研产出等方面均存在着困难与不足。在大数据时代与循证思维的医学新常态背景下，该文通过详细分析医院综合档案在业务开展、辅助决策、科研实践、文化等方面存在的价值，针对性地提出精细业务、深入编研、加强数字化应用等开发医院综合档案资源的详细措施。

表格和记录管理；医院管理；医院信息系统；归档；信息存储与检索

医院综合档案涵盖党务、行政、设备、科研、人事、医鉴等多个方面的原始资料内容，是巨大的信息容器，具备凭证、情报的本质价值。在当前云计算与大数据信息技术的促进下，在循证思维的医学新常态发展下，医院综合档案展现出巨大潜力与能量价值，通过对医院综合档案的有效开发利用，能对医院的业务开展、流程管理、科研实践、决策制订等起到有力的推动作用。

1 目前医院综合档案管理的困境

总体而言，目前我国的医院综合档案管理发展正处于尴尬的境地，大多数的医院档案资源尚处于“沉睡”的待开发状态。

1.1 业务开展方面 “轻档案重经验”的思想依然存在，医院综合档案室工作的开展仍存在包办替代的现象，缺乏独立作业与规范流程，制度体系的不健全导致了档案收集的不完整，鉴定标准的不统一，使后期档案统计利用工作开展受阻[1]。

1.2 在成果编研方面目前，大多数的医院档案室只发挥了医院综合档案归档后保管的作用，对综合档案的编研力度不足，深度不够[2]。在编制档案上现存档案零散、不便使用，在研究方面档案精度、纯度不高，价值过滤机制没有得到体现。总体而言，医院综合档案编研工作成果不多，水平不高，没有发挥应有的科研价值与决策辅助价值。

1.3 在数字化开发利用方面档案信息化利用不足，虽然目前医院综合档案工作已经脱离了传统的手工作业模式，采用手工作业与电脑记录并行的方式进行[3-4]。但在档案数字化利用方面，使用范围仅限于文件保存，档案共享与检索方面的利用基本上处于空白状态，更遑论数字化应用与大数据分析；同时随着图像、声音、视频等新形式多媒体载体的出现，对档案的数字化保存提出了新的要求与考验。

1.4 在科研开展方面在中国知网数据库上，以2016年10月1日为时间节点，首先以“医院档案”为关键词进行精确检索，检索出相关文献3 107篇，首篇文献见于

1987年。就研究的主题分析，主要集中在信息化系统的利用、问题及现状分析等方面，研究类型方面主要集中在理论研究，实例分析少；描述性研究多，分析与干预性研究较少，实证研究少。整体而言，目前我国学术界关于医院档案，并无系统的研究体系，以医院综合档案为研究对象作为切入点的研究几乎没有，科研成果产出少。

2 医院综合档案潜在价值分析

2.1 业务开展价值医院综合档案来源于医院内部行政管理系统的各个部门，从来源上来说，对医院综合档案的规范整理、上交、保存、编研，不仅能够清晰地展现出科室业务的产出成果，梳理工作开展的进程脉络，更可以通过对档案的分析，发现与分析现科室管理业务开展过程中产生的问题、遇到的困难，进而寻找有效的解决措施，如寻求上级支持，流程再造，增加人力等多种途径，以档案为事实证明材料，寻求可提升的空间，从而达到提升科室工作效率与工作产出。而各科室的效率提升，通过业务间的交流合作，无疑可以从整体上提升医院整体行政系统的管理成效，实现良性循环[5]。

2.2 辅助决策价值如上所述，医院的综合档案来源于各个科室，因此，医院的综合档案是一所医院的发展史，记录着医院的过去与现在。通过对医院档案的编研，尤其是专题编研，分析其历史与现状，无疑对医院领导层的决策提供有利的实际参考材料。以医改专题为例，形成系统的医改档案，能从整体宏观角度纵览医院医改进程的推进、政策实施效果与利弊得失等，为医院实施医改政策提供实践依据，有利于领导层更好地把握医院的现有基础、经验与问题，甚至能为政策制定者提供案例参考[6]。在此角度上，医院综合档案的深入编研与分析成果，具有辅助决策的价值。

2.3 科研价值档案编研是一项系统而庞大的系列工程，作者认为，通过对医院综合档案的编研可以从中发掘其科学研究潜力。医院的发展是在政策指导下，医院领导层决策战略的制订下进行的，决策实施后产生的效果、带来的效益等都能在综合档案中体现。通过对综合档案的研究分析可以发掘出许多有价值的、值得推广的科研命题，如医院系统绩效激励机制与工作表现，取消药品加成与对医院运营的影响等。这些科研题材来源真实，数据全面，通过个案的深入探讨分析，达到以小见大的效果，又能为决策者提供参考。由此可知，医院综合档案具备科研价值。

2.4 文化价值医院综合档案一般由院内的档案室进行管理，并不直接对社会公众开放，但也承担着一定的社会文化职能，供机构内部使用[7]。最常见的文化表现形式为编写医院大事记、发展史，成绩突出的甚至可以参与行业史的编写。另一方面，兼顾公立医院的公益性质，医院档案的文化价值利用可往公益性质方向进行发掘。如在编研选题上注重贴近百姓生活，如“非典”题材、精神卫生题材等；举办档案题材的展览，如院史展等，甚至可以结合健康教育的形式，利用编研成果举行健康讲座等。利用档案的文化价值，丰富医院的文化内涵，塑造医院人文形象。

3 开发医院综合档案价值的途径分析

3.1 加大对医院综合档案的管理力度

3.1.1 拓宽档案保存载体形式，提升档案完整性在信息容量呈指数式上升的时代，档案信息存储已不仅限于文书形式，照片、视频、音频、实物等形式的档案已经频频出现，这就要求医院综合档案的管理要与时俱进，首先需要配备相应的计算机设备来储存档案，并运用合适的软件对新载体档案进行管理，使之便于查找，利用与保存。鉴别需要纳入归档范围的新载体档案，以使在全院范围内开展工作[8]。

3.1.2 运用先进的信息技术，促进档案便捷利用档案是大量数据、材料的汇集。过去传统的人工操作已明显跟不上档案增加的速度，不可避免地会出现信息收集不全面，检索慢，借阅不方便等缺点。由此，应有效地借助信息化技术，如档案信息系统等，辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作的开展。借助互联网技术，实现档案在医院内的信息共享，从而推动医改、医鉴、医保、科研、医疗等相关科室的工作开展，实现医院层面工作效率的提高。

3.2 加大对档案管理的研究力度医院综合档案更大价值的发掘在于编研，将被动的保管、查阅方式进步为主动型的编研。尤其是在档案管理发展进步，医疗环节、信息技术环节、科研动态的具体环境已发生变化的新环境下，要使医院档案常焕活力需要加大对档案管理的研究力度，提升编研精度与深度[9]。

3.2.1 结合科研前沿，创新研究角度医院档案是信息量巨大，且属于医疗专项，沿着个案分析的科研思路，结合当前循证的科学研究新理念，大数据分析的新方法，结合档案的本身属性，因此，对档案的科研角度可以有所拓宽，尝试政策分析、专题发展等方向。

3.2.2 引入定量分析，升华定性分析成果过去大多数的档案管理类的研究成果为对方式方法的经验总结，提出不足与解决方案，成果虽然有一定的现实意义，但成果高度有限，未上升到形成规范制度的程度。另一方面，研究方法以定性分析为主，以逻辑分析为主要论证角度，缺乏定量分析的支撑，由此，可以引入定量分析，以事实为依据，以数据为支撑，升华科研成果。

3.2.3 进行专题编研，提升档案利用层次医院综合档案的价值编研应结合医疗行业特点进行，根据时代背景、地方特点、行业前沿自身发展等增开档案分类，开展专题编研，如医改专题、地方病防治、行业志、抗战时期医院发展研究等，使档案价值从被动利用转化为主动服务，提升档案编研层次。

3.3 加大对信息化手段的应用信息化是档案价值利用的又一重要举措，通过先进的数据库、数字化等手段，搭建共享平台，扩大档案在面向用户方面的便捷、有效的检索、分析、导出等功能，按照“存量数字化、增量电子化”的战略方针，及时调整档案管理的策略，进一步激发档案利用的活力。

[1]胡桂周.关于医院档案信息化建设的探讨[J].中国病案，2012，13（3）：43-44.

[2]游昌财.“十二五”期间推进医改档案信息化建设的思考[J].海峡科学，2014（4）：48-50.

[3]王晓萍.综合档案信息化对医院管理的作用[J].中国数字医学，2014，9（2）：106-108.

[4]陈艳杰.大数据下医学档案信息资源共享服务中国式养老新模式-医养结合[J].辽宁医学杂志，2015，29（4）：231-232.

[5]梁威伟.医改条件下如何加强医疗卫生档案管理[J].边疆经济与文化，2015（9）：133-134.

[6]王丹丹.三级甲等医院医疗档案信息共享服务策略研究[D].哈尔滨：黑龙江大学，2014.

[7]王旭东.论档案文化资源的开发利用[D].昆明：云南大学，2013.

[8]高丽华.卫生信息化背景下医保档案开发利用问题研究[D].保定：河北大学，2013.

[9]尚珊，岳欣.我国医疗档案管理研究综述[J].档案学通讯，2011，（5）：84-87.

10.3969/j.issn.1009-5519.2016.24.065