浅谈高职院校的档案信息化保障体系建设

2016-02-15戴婷婷

职教通讯 2016年26期

关键词：保障体系数字化档案管理

戴婷婷

浅谈高职院校的档案信息化保障体系建设

戴婷婷

高职院校的档案信息化建设是一项需要投入大量人力、财力、物力的系统工程。因此，从档案基础数据信息化、档案管理工作信息化两个方面提出档案信息化建设内容，从标准规范建设、安全保障体系建设两个方面构建出高职院校档案信息化保障体系。

高职院校；档案管理；信息化；保障体系；建设

近年来，高职院校OA办公系统的建立、电子文件和计算机软件的大量使用，使数字档案越来越多，因而，其档案信息化建设受到更多人的重视。[1]但目前，高职院校档案信息化建设的现状并不容乐观，一方面，档案信息化建设滞后于档案其他业务工作，与办公自动化不能同步协调发展；另一方面，档案信息化建设的过程中理论与实际相脱节，使用的档案信息化管理系统不够全面，不能满足不同角度、不同层次、不同方面申请者的使用需求。如何在新形势下实现档案信息化，更快更有效的满足用户的信息需求，体现档案本身应该具有的服务价值，是摆在我们面前的重要课题。

一、高职院校档案信息化建设的必要性

高职院校档案信息化建设，是根据学校的实际情况，以网络技术为手段，室藏档案数字化及日常电子文件管理为重点，开展档案收集、整理、保管、编研利用的现代化管理过程。[2]

（一）高职院校档案管理需要顺应时代发展要求

随着现代信息技术、网络技术在日常办公工作中的应用，档案的收集、归档已逐步走向自动化。现代网络技术的发展不仅改变了档案的产生模式、管理手法，也改变了利用方式。申请者对档案的利用需求，不只是纸质的，而是更为方便快捷的数字化档案信息资源。从这个意义上讲，高职院校档案管理要适应数字化校园建设的新要求，适应信息化时代的发展，必须加快信息化建设步伐。

（二）高职院校档案信息化建设能充分发挥档案的利用价值

档案信息资源具有非常大的潜在利用价值，将现有的档案进行数字化处理，利用先进的设施和现代化的管理技术，形成档案信息数据库，学校各部门利用者便可直接通过校园网查到自己想要的档案信息，免除了翻阅、查找实体档案的繁琐。[3]而且，校园网上档案信息可方便多人在不同领域同时访问、查看，同一份档案信息可同时为不同的利用者使用，扩大了档案的利用范围，提高了利用效率，从而实现了信息资源共享。

（三）高职院校档案信息化建设能提高办公效率

学校文书档案、教学档案、会计档案等与日俱增，单靠日常整理，往往时间耗费比较多，而且需要更多的橱柜来放置。实行档案信息化建设，在档案管理网络平台上，档案管理者可通过网络完成档案的收集、整理、归档和提供利用，提高了档案管理整体水平，而且降低了纸质档案的利用率，实现了对原件的保护。

二、高职院校档案信息化建设的主要内容

（一）档案基础数据信息化建设

1.档案数字化加工与处理。档案数字化是指采用现代化设备对现有的室藏档案进行数字化加工，以统一、规范的数据格式转化为存储于磁盘、光盘等载体上，依赖计算机等数字设备阅读处理的过程。[4]在数字化加工前，要对学校所有档案进行认真分类，依据档案的具体利用价值，确定数字化加工范围。而后，学校要制定档案数字化统一的规范和标准，特别是要规范数字化加工过程中的管理，在扫描、图像处理、数据导入等流程上严格按照标准进行。

2.建立基础数据库。数据库是信息系统的核心和基础。学校对以往的纸质档案进行数字化扫描，照片、录音录像档案进行数字化转化，建立相关的全文数据库。在档案数据处理上先完成重要的、利用率高的档案，再做一般的档案，逐步推进档案全文信息数据库建设。另外，还须加快档案目录数据库建设，完成室藏档案文件级、案卷级目录的录入，全部档案门类100%建立电子目录。同时，制定电子文件收集、整理、归档等业务流程，实施部门立卷信息化管理，最终实现全部室藏档案目录计算机检索和管理。

（二）案管理工作信息化建设

1.档案管理系统建设。档案管理系统是学校用于对档案信息资源和实体档案进行辅助管理的一种计算机档案管理应用软件，它具备档案的综合管理功能，涵盖了档案管理活动中需要用计算机进行管理的所有环节。[5]因此，学校根据自身情况配备一套实用的档案管理系统是非常必要的。考虑到人员和技术等方面的因素，学校最好借助外力，直接购买成熟的网络版档案管理系统，再根据本校实际情况，推进档案管理系统与校园OA系统对接与整合，实现档案信息数据的自动收集、交换、归档、管理和利用，为档案信息化建设打好基础。

2.档案信息网络建设。近年来，各高职院校都建立了比较完善的校园网络，并实现了档案管理软件辅助管理。高职院校档案信息化建设，需要将档案管理系统同校园网络合并起来，实现密集存储和快速检索，为档案信息资源开发利用提供最大便利。建立档案信息服务网页，针对本校服务的对象、性质和目的设立专用的宣传窗口，其内容一般包括档案情况介绍、档案规章制度、档案管理系统软件、电子文件全文索引、用户指南，等等。对系统管理员授权管理，赋予不同职务的工作人员不同的访问权限，充分发挥档案的作用。

三、高职院校档案信息化保障体系建设

（一）档案信息化标准规范建设

学校档案信息化建设要严格执行标准规范，依照《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》，制定具体的操作办法和措施，包括档案系统的管理、电子文件整理归档、档案数字化等各个环节，保证档案信息资源的真实性、完整性和有效性。此外，还要制定严格的安全保密制度，按照《档案法》和《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法律法规，加强对各部门兼职档案员的指导，逐个签署档案信息安全承诺书和网络设备安全责任保证书。

（二）档案信息化安全保障体系建设

1.安装防病毒软件。在档案信息系统安全保障体系建设中，计算机病毒防护是非常重要和关键的，在安装有档案信息系统的计算机上下载高性能的杀毒软件，让杀毒软件保持每日开机即运行，时刻防护，以确保该计算机无任何病毒。

2.配置防火墙系统。防火墙系统能帮助保护档案信息系统网络，在档案信息系统建设全面启动前，就应在相关的计算机上配置防火墙系统。它能有效控制不经授权的用户随意进入档案信息系统网络，确保高职院校档案数字信息系统的安全。

3.采用漏洞扫描技术。漏洞自动扫描技术能根据扫描结果及时向系统管理员提供安全性分析报告，提醒系统管理员及时安装补丁，减少漏洞，提高系统安全水平。

4.做好档案数据备份。学校档案部门要定期对全文数据库、目录数据库里的数据进行备份管理，确保电子档案的完整性、安全性。对重要的档案要采用多套备份、异地备份，实现档案的安全保存。

总之，档案信息化保障体系建设是一项长期、全面而又具体的工作任务，高职院校应正确分析具体情况，建立符合实际的科学的信息化目标，采用行之有效的方法开展信息化建设，实现档案信息资源的共享。

[1]冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2008.

[2]王晓珠,袁洪.高校档案管理探索[M].昆明:云南大学出版社，2011.

[3]李君.从重藏轻用到藏用皆重——当前信息化时代高校档案馆职能的转变[J].办公室业务，2012（1）：81.

[4]孟世恩,王颖,何芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学研究，2004（5）：:29-32.

[5]张晓,汤莉华.问题与对策:论高校档案网站建设[J].中国高教研究，2006（3）:72-73.

[责任编辑秦涛]