高校人事档案管理中存在的问题与对策

黄廷红（中国传媒大学人事处，北京100024）



高校人事档案管理中存在的问题与对策

黄廷红
（中国传媒大学人事处，北京100024）

摘要：高校人事档案管理具有重要的意义，是高校各项工作开展的前提和基础。文章在指出目前高校人事档案管理工作中存在的缺乏统一管理机制、基础建设相对滞后、管理人员素质较低、管理工作复杂多变等问题的基础上，探讨高校人事档案管理工作制度化、数字化、专业化以及管理理念创新之路。

关键词：高校；人事档案；管理；数字化

人事档案不仅与个人利益切身相关，更是组织、单位有序开展各项工作的基础［1］。高校人事档案管理工作实际上是对高校教职工基础性材料的统计、更新的过程，从个人角度而言，关系到教职工的福利待遇、科研成果、职务变动、信息签转等情况；从校方角度而言，则为人才的甄别、选拔、晋升、人力资源的整体开发提供重要依据。在当前人才流动速度加快、人事档案电子化成本越来越低且越来越便利的情况下，找出当前高校人事档案管理工作中存在的问题并提出相应的解决方案，对做好高校人事档案管理工作，对更好地服务于学校的各项工作的开展，都具有非常重要的现实意义。

1　高校人事档案管理中存在的问题

随着以互联网为中心的传播技术的发展，中国社会正在发生急剧的变化，在中国社会高速转型的过程中，高校的人事管理工作也不同程度地受到这样或那样的影响。与其他事业单位不同，高校人事档案具有高度流动性，这一方面赋予了高校档案管理工作尤为重要的地位和作用，另一方面也加深了档案管理工作的复杂性和难度。从当前情况来看，主要有如下几个问题。

1.1管理机制亟待完善

就整体状况来看，《档案法》、《人事档案目标管理条例》、《人事档案工作细则》等规定了档案管理的基本标准，为开展好档案管理和各项工作，提供了基本的操作规程和操作依据，也是处理档案管理过程中发生的各种问题的准则和指南。但必须指出的是，《档案法》等不仅面临着需要修定的问题，同时也面临着因信息化不断加速而出现的各种新问题、新挑战。

因此，无论是人事档案管理工作的复杂多样，还是与档案管理相关情况的快速变化，都要求相关法律法规进一步细化和完善，一方面需要适应不断变化的新情况、新要求，另一方面又要与其他的管理适时对接和配套。在具体执行过程中，很多高校并未把档案的标准化管理落实到常规工作中，往往各自为政，各行其是。档案管理责权不明，各部门之间权限混淆，既影响了档案管理工作人员对自身职责的认识和执行，也使得建立标准化的业务流程成为空谈。

除此以外，从高校档案数据库建设的总体情况来看，基本上都处于各自为政的状态，即每个学校都会根据自己的办公条件、经费和人员等，各自开展本校的档案工作，缺乏教育行政部门的统一和协调。在信息化、数据化步伐不断加快的情况下，这种建设模式的落后性和封闭性显而易见，它使得各高校之间难以互通有无，无法实现资源共享，重复建设情况严重。

1.2基础设施建设落后

高校人事档案管理事务极为繁杂，一方面这类材料往往包含大量个人身份信息和隐私，对保密性要求较高；另一方面，频繁的人员流动性又要求档案查阅、取用、流转及时，而与之相配套的基础设施却明显滞后，除却管理人员素质较低、人手不足以外，还普遍存在档案室空间狭小、结构封闭、消防设施不完善、设备陈旧老化等问题。

这些问题的存在不仅降低了档案管理工作的效率，也违反了档案管理条例，给档案信息的安全与保密带来了人为隐患。要实现档案信息的安全性、提高档案工作效率，亟需科学化、现代化的精密管理。同时，在高校各项投入当中，对于人事档案管理的投入，却常常被忽视。在新一轮电子化办公的过程中，迫切需要加大档案管理的投入，以改变档案馆的基础设施，赶上其他行业电子化、数据化的步伐。

1.3管理人员素质较低

在以教学为主要功能的高校环境里，长期以来，档案管理都被视为是一项简单、安逸的工作，岗位不受重视，既缺乏相关经费又缺少晋升机会。这种观念误区以及现实状况导致从业人员往往存在“三低一高”——业务素质低、职称级别低、现代化水平低、年龄结构高的问题。在档案流动性愈来愈强，档案管理愈来愈复杂多变的当下，仅凭借自身积累的经验，而非系统的专业知识、现代化的设备，显然不足以应对繁杂的管理工作。

为适应档案管理的电子化、智能化和数据化的发展，以及高校人事变化的节奏和人才流动的节奏，高校应努力提升管理人员的素质，以满足时代发展的要求。一是给现有从业人员创造更多深造和学习的机会，充分挖掘现有人员的潜质；二是及时补充新人，促进档案管理人员的新陈代谢。

1.4管理工作复杂多变

档案管理工作不受重视与传统观念上对其单调定性不无关联，事实上，收集、整理、编目、借阅、转移档案资料这看似机械重复的常规工作却是对工作人员业务能力、细致程度的考验，这一工作繁复琐碎，且涉及个人信息与隐私，容不得半点大意。高校人员组成复杂，不仅有教师、科研等专业人员，行政与后勤服务人员，还包括大量离退休以及临时聘用人员，此外，高校附属单位、经营性公司的工作人员，其档案往往也划归档案管理中心统一管理。各色人员的招聘、培训、工资、保险、晋升、离职、退休等事项都是由人事档案部门处理，档案管理的复杂性可想而知。

2　高校人事档案管理问题的应对措施

随着高校人事制度的深入改革和人员的频繁流动，人事档案在高校人才的选择、培养、使用与考核等工作中发挥着越来越重要的作用，高校对档案的依赖程度不断增强，而上述问题的存在无疑在很大程度上制约了高校人事档案的利用，无法满足新时期人事档案工作的需要。笔者以为，要使人事档案更好地为高校干部人事工作服务可从以下几个方面考虑改进措施。

2.1推动档案管理制度化

制度化意味着规范、科学、人性，是档案建设和管理的时代要求。制度化包含两点内容，首先是标准化。标准是一种“统一规定”，是各有关方面需要“共同遵守”的行为准则和依据［2］。人事档案的标准化即是对档案材料实行统一、简化、协调等有序化管理控制，以提高档案管理工作效率，实现档案效益最大化。实现档案管理标准化既要健全基础标准如术语、代码、分类、计量、统计等，也要完善技术标准，如档案的收集、整理、编目、检索、鉴定等。其次是规范化。具体如人事档案的归档范围、人员配备、内容成分、分类标准等，这些在《干部档案工作条例实施细则》中都做了明确规定，为高校人事档案管理走向规范化提供了重要指导和保证。相对变化发展的实践，任何一项法规政策都要在实践中促进高校人事档案管理制度的不断完善。

2.2建立档案管理数字化系统

数字化掀起了一场管理的革命，带来了管理方式的重大跨越。具体到档案领域，数字化也是建设现代化档案管理的必由之路。“在数字化建设中，有的国家将电子公文归档管理纳入决策的关键依据，制定电子公文管理的综合性管理框架，开发电子公文软件，政府与档案管理部门共同制定电子公文管理指南或规范”［3］。档案管理的数字化不仅能够解决传统管理方式存在的信息不全面、不规范、效率低下等问题，为管理者提供极大便利；也有益于资源的共享，为用户提供全面、迅捷、准确的档案信息；此外，信息数据化，还可以减少原始档案的磨损，有利于纸质文本的长期保存。

2.3培养档案管理专职人员

档案管理的数字化建设不仅需要配套的硬件、软件设备，更是对管理人员综合素质的考验。除掌握一定的档案管理方法、业务知识以外，工作人员还需强化电子档案理念，熟悉电子文档的操作流程，从思想和行动上适应当前信息采集电子化、信息分类网络化、信息储存数字化、信息管理动态化的新趋势，积极开展档案编研、信息开发和服务利用。作为档案资源的管理者，档案工作人员需要与时俱进，加强专业知识的学习和积累，注重工作理念、知识结构、工作技能、网络知识的适时更新，将自己培养成既熟悉业务、又具备计算机管理技术的复合型人才，以更好地适应日新月异的数字化管理工作的需要。

2.4更新档案管理观念

落后的档案管理观念，淡薄的档案管理意识，不仅不利于高校各组织部门工作的开展，对高校教学质量和管理水平也会产生不利影响，进而影响到高校的整体口碑甚至招生工作。档案管理观念的更新，需要高校档案管理部门及各相关部门协力通过多种途径实现。一方面是对档案管理工作的重视，这不仅要求管理人员要对档案工作有清晰的认识，还要求领导层给予充分的重视；另一方面，则需落实多种措施，利用校园媒体加强对《档案法》《人事档案目标管理条例》等相关法律法规的宣传；通过举办针对档案管理人员的培训班，开展讲座等多种形式强化档案管理理念，提高对档案管理重要性的认识。观念更新是一切制度与方法更新的先导。高校人事档案管理的理念应当与时俱进，以指导档案管理实践，实现人力资源的优化配置，更好的服务于高校综合性发展的战略目标，为学校乃至社会的全面进步和发展提供更多的精神财富和信息支持。

3　结语

在新的形势下探求高校人事档案管理问题的解决之道，最为关键的是推进档案管理的数字化、信息化建设。档案信息系统实际上是教职工基础性资料不断生成的动态过程，只有以科学的理论方法为指导，借助先进的信息化设备才能“实现人事档案管理的完整准确、动态、立体、广域共享的管理，全面服务于高校的各项工作”［4］。

参考文献：

［1］陈智为，邓绍兴，刘越男．档案管理学［M］．北京：中国人民大学出版社，2008．

［2］王芳．数字档案馆学［M］．北京：中国人民大学出版社，2010．

［3］刘家真，程万高．我国电子公文文档一体化的障碍与对策［J］．档案学研究，2008（1）：4-7．

［4］张锐.关于高校人事档案管理数字化平台建设的思考［J］．成都大学学报（教育科学版），2008（9）：125．

（责任编辑刘红）

The Problems Existing in the University Personnel File Management and Resolution Strategy

HUANG Ting-hong
（Communication University of China，Beijing 100024，China）

Abstract：The university personnel file management is of the vital significance，which is the premise and foundation of all the work. The systematic，digital，professional management of archives management and innovative ideas are explored based on these problems，such as lack of unified management mechanism，lagging infrastructure，low quality of the managers and complicated management.

Key words：university；personnel files；management；digital

中图分类号：G647.23

文献标志码：B

文章编号：1671-0142（2016）01-0029-03

作者简介：黄廷红（1970-），女，河南濮阳人，助理研究员，硕士，研究方向为档案管理研究.