根因分析法在病案归档管理中的应用

根因分析法在病案归档管理中的应用

陈美羡

目的探寻病案管理归档方法，解决病案归档逾期问题，提升医院工作效率。方法运用问卷调查形式对科室病房进行调查，通过根因分析法寻找出病案归档逾期问题并加以干预解决。结果对干预结果进行跟踪分析，结果显示2015年出院病历3日归档率94.83%，死亡病历7日归档率95.54%。结论根因分析法应用在病案管理模式中，实现了思路的改变，要想有效解决病案按时归档难的问题，需要深入分析管理中的根本制约因素，为归档难问题提供有效的途径。

根因分析法；病案；归档管理；应用

病案归档是现代医院进行管理的基础方法。病案管理的主要任务包含病案集中、整理归档、保管供应、统计分析及制定规章制度。其中，病案管理的基础是对病案资料的收集、整理、归档、借阅供应、分类编码、质量监控、索引登记、随访等级等［1］。同时病案管理还能为医疗、科研、教学以及社会提供病案信息服务，通过对医疗数据进行统计分析，为医院和卫生行政部门提供统计报表和统计信息，对疾病的监控、预防及治疗都有着关键性的作用。因此，规范合理的电子化病案管理系统能有效地保障病案资料归档的准确性［2］。2012年前，我院病历按时准确归档率偏低，导致病历积压、病案信息不能及时更新，增加了我院管理工作的负担，影响我院数据的分析利用。2012年后，根据国家等级医院评审中对病案管理提出“普通病案3日归档，死亡病案7日归档”的要求，我院着重强调了病案及时归档率，预设想病案信息按时准确归档率为90%以上，并采取一系列措施，但效果仍不理想。截止2014年底，大部分科室无法达到90%这一标准，部分科室归档率低于70%，因此，解决病案归档问题刻不容缓。现报告如下。

1 资料与方法

1.1 资料来源

针对我院37个临床病区进行问卷调查及口头询问记录，整理各科室2014年度及2015年度病案归档的数量、时间及潜在问题，其中病案归档管理分为正常出院病案归档及死亡病案归档。

1.2 方法

运用根因分析法（RCA）对收集到的病案归档相关数据进行分析统计、发现根本问题。

1.3 问题的确立

将病案管理归档中出现的超期归档或丢失病历作为研究问题，确立调查解决问题及目的，组建RCA质量改进小组，成员为病案管理科室专职人员，质控办主任及护理部主任，并加以培训。

1.4 设计调查问卷及口头询问相关问题

首先通过病案室病历回收人员与超期归档问题突出的科室病区医务人员进行询问沟通，收集所反馈问题，汇总制定调查问卷题型，并下放各科室病区，共发133份，回收129份，有效128份。

1.5 查找突出问题

对调查问卷中的调查结果进行数据统计分析，划分问题分类，对比问题出现频率，频率较高的为突出显著问题（详见表1）。通过统计分析，超期归档主要原因如下：（1）因病理报告单或检验报告单延迟归档所致超期问题，发生总频次为168次，占总问题频次50.15%，为最突出问题。临床科室对此原因无过多制约手段，为我院病案管理系统环节问题，需要通过行政管理手段及科室间协调配合进行改进。（2）由于医务人员自身不能规范病历病案书写标准流程，以致反复修改，延迟超期归档问题为次要原因，医院出台相关病历书写标准不清晰或培训工作不到位均有可能出现医务人员不规范书写病历。（3）由于患者病情问题，需多次转科亦可导致病历归档超期，其根本原因为各科室病区间病案信息不对称所致，属于科室管理原因。在患者转科前，该科室未能移交完整规范病历资料，或出现病历书写错误，将影响下一科室病历书写进度流程，或可能发生病历多次修改重做情况，严重拖慢病案归档进度。（4）由于医师因公或因私无法及时完成签字导致归档超时属于医院工作交接制度不完善所致。主治医师因公或因私无法签字时，应有工作交接制度，委托分管医师或其他医师代为签字，明确工作交接流程及责任人。

1.6 统计学方法

此报告研究的所有数据均采用SPSS 19.5软件进行统计分析，计数资料采用百分比（%）表示，两组资料比较采用χ2检验，检验水准P为0.05。

2 改进措施

2.1 建立医务人员培训制度

由病案管理委员会牵头，建立医务人员培训制度，对各科室临床医务人员进行有关病历书写，病案管理及配合机制进行统一培训，对尚未掌握流程及出现问题较多的科室病房进行集中培训，病案质管人员对重点问题进行系统化流程讲解，进一步推行病案归档相关知识［3］。

2.2 改善协调机制

针对病案病历由于病理报告或检验报告延迟归档造成超期的问题，建立小组负责登记制度，设立组长并对病理报告及检验报告归档流程进行监控，督促科室将病理报告及检验报告及时归档，对延迟归档问题突出的科室病房进行重点监控，通过电话或当面协调形式进行沟通，排查所存在的问题，逐步落实归档流程，规定病理报告及检验报告归档时间。建立医务人员协调交接机制，规定医务人员工作交接流程及对象，可改善由于医师因公或因私无法完成签字导致病案归档延期问题。若医师无法按时签字，应通过工作交接方法，交由其他医师代为梳理签字，保证病案归档时间［4］。

2.3 加大行政管理力度

医院可以针对病案逾期归档设立惩罚制度，挂钩各科室病房人员绩效考核标准，对问题严重的科室、个人进行批评教育，责令改进。若不予整改的科室或个人应予以通报批评，对晋级和职称的评选进行挂钩，使各科室病区医务人员认识到病案归档重要性，加强按时归档的意识，令医务人员自觉遵守病案归档流程，改善归档时间。

2.4 大力推行电子病历

医院应大力推行电子病历模式，做到信息化，系统化，无纸化病历模式，该举措可以有效改善因纸质病案报告派送环节出现问题而导致最终病案归档延期问题。因电子病历具有系统化书写的特点，可以有效地降低病历书写不规范问题，避免反复修改，缩短病历书写时间，从而保障病案归档时间［5］。

3 结果

通过使用根因分析法对病案归档超期问题进行研究，针对重点突出问题采取相应的改善措施，有效的提高出院病案归档率。

根据表2可知，2015年我院出院病历3日归档率为94.83%，较2014年提高33个百分点，χ2=3 103.55，P＜0.05，差异有统计学意义。2015年死亡病历7日归档率为95.54%，较2014年度提高30个百分点，χ2=4.49，P＜0.05，差异有统计学意义。

4 讨论

病案按时归档最重要的目的是为了保障医疗的安全性和提高医疗质量，而不是为了惩罚医务人员或科室病房的手段，病案归档问题一直以来是各大医院的通病，究其原因除了医务人员工作失误的因素，还有流程环节上的落后［6］。

4.1 改善人员协调培训机制

医院可以通过改进管理制度及培训机制，建立医务人员病案按时归档意识，病案管理人员应加强学习，应用国外先进管理模式与方法，学习经验，逐步完善病案管理环节。同时进一步建立人员协调机制，设立交接责任制，将病案管理归档分包到各科室病房个人，提升科室病房病案归档责任心与积极性。

4.2 改进病案管理流程

医院改进病案归档流程，提升归档效率，构建有效率的清晰的病案管理流程，并且实施病案管理监控制度，设立有效的奖惩机制，挂钩绩效考核及职称评选，从而使得医务人员重视对待病案管理流程，通过机制进一步建立科室病房对病案管理重要性的认识。从本次调查发现，许多科室面临突出的实际困难情况，工作人员缺乏，工作压力大，所需分包病历较多，容易出现书写等失误。所以，要求管理者以医院运营管理指南为依据，考虑临床工作实际，编制有效的管理机制，是“管”与“理”相结合，构建切合实际的安全管理运营环境。

表1 病案归档超期原因调查结果统计

表2 两年出院病历3日归档数与死亡病历7日归档数的比较

4.3 电子病历化

通过电子病历及电子签名形势管理病历病案能有效减少病案管理流程上的失误，通过系统化，电子化的病案归档不但能减少病历书写失误，规范病历书写格式，同时能缩短病历归档时间［7］。病案管理是各大医院工作的基础环节，进行病案管理改革应作为医院工作的重点，为医院工作的顺利开展及保障患者应享有的权利做出贡献。但现阶段病案资料用作诉讼证据时，仍然认为医师手签有关内容是有效的，提交与确认的规程尚不健全，电子签名无法充分体现在医疗诉讼中的法律效力，限制了电子病历的使用。推动电子病历及电子签名的法律效益将是未来医院病案管理乃至整体行政管理的核心，不断改进法规政策，推行无纸化系统化管理流程，才能解决病案归档管理问题［8］。

5 小结

根因分析法（RCA）是一种逻辑推导式的结构化问题处理方式，采用推导问题根源的方法来寻找问题发生的真正原因并加以解决，而不仅仅只关注问题的表象。根因分析法包含了以下步骤，确定问题的主体内容，设定需解决的问题目标，分析问题发生的根本原因，罗列潜在可行的解决办法，选择及实施解决办法及制定针对该类问题的预防机制。通过运用根因分析法，我院试行部分改进措施，包含组织全员学习培训病案归档方法、促进科室间的协调配合、改进奖惩制度及推行无纸化电子病历。对比2014年，2015年我院病案归档工作效率有了提高，按时归档率已超90%，部分科室病房已超95%。因此，为了改善医院工作效率、保障医疗的安全性和提高医疗质量，推行病案管理改革势在必行。

［1］孙珊梅，刘克新. 根因分析法在病案归档管理中的重要意义［J］.中国病案，2014，15（2）：6-8.

［2］赵芹，尤秀芝. 根本原因分析法在出院病案归档管理中的应用［J］. 新疆医学，2015，45（8）：1176-1177.

［3］何建梅，李海燕，王凤萍. 2012年出院病案归档情况分析［J］.中国病案，2014，15（3）：7-8.

［4］刘爱民. 医院管理学 病案管理分册［M］. 北京：人民卫生出版社，2003：5.

［5］曾月英. 根本原因分析法在提高消毒供应中心工作质量中的应用［J］. 中国护理管理，2011，11（1）：19-21.

［6］黄素华. 病案管理与临床科研、论文发表［J］. 中国医院统计，2004，11（4）：370-371.

［7］郑传瑜，陈品银. 我国病案管理的发展与未来［J］. 医学理论与实践，2006，19（7）：875.

［8］陈美英. 重视和加强病案管理转型时期工作［J］. 中国社区医师：医学专业，2006，8（15）：120-121.

The Application of Root Cause Analysis Method in the Management of Medical Records Archiving

CHEN Meixian Medical Records Management Department，The First Affiliated Hospital of Xiamen University，Xiamen Fujian 361003，China

ObjectiveTo explore the methods of medical records archiving management in order to solving medical records archive overdue problem and improving efficiency.MethodsUtilizing the questionnaire survey in every single department in hospital，to analyze the prominent problems by root cause analysis method and gave intervention.ResultsAfter tracing the intervention，the result showed that the archiving rate of 3-day discharge medical records was 94.83% and archiving rate of 7-day death medical records was 95.54% in 2015.ConclusionThe application of root cause analysis method in the management of medical records archiving changes the way of thinking. In order to solving the overdue medical records archiving effectively，people must found the fundamental restraining factors existing in the management by deeply analysis.

Root cause analysis，Medical records，Archiving management，Application

R197.323

A

1674-9316（2016）24-0009-03

10.3969/j.issn.1674-9316.2016.24.005

厦门大学附属第一医院病案室，福建 厦门 361003