人事档案利用情况统计分析与研究

文/李影溪

人事档案利用情况统计分析与研究

文/李影溪

人事档案是个人经历和社会实践的记录，是个人品性道德、业务能力和工作情况的真实反映，是全方面考察了解、选择使用人才的重要依据。人事档案作为高校人才信息的载体，只有通过服务与利用才能体现并发挥出人事档案的效用，实现人事档案的价值

本文以某重点高校为例，对该高校人事档案在2010～2015五年间的利用情况进行了数据的统计与分析，通过掌握人事档案的利用情况，探寻影响档案利用率的原因，并思考提升档案利用率的对策。

一、对象与内容

（一）人事档案库存情况

该高校是一所以工为主，理工结合，人文社会科学与基础学科协调发展的重点大学，学校全体在编教职工的人事档案都由人事处统一管理。该校人事档案室设有在职人员、离退休人员、去世人员共3间人事档案库房，截至2015年12月31日，库存人事档案总计为5426卷。该校人事档案服务对象主要是本校各职能机关和教职工，同时也兼顾社会及上级主管部门等。

（二）资料来源

该校在人事档案的日常管理工作中有着严格的规范和制度。人事档案室建立了包括档案查（借）阅、档案材料收集、档案保管保密、材料鉴别归档等制度。本研究数据来源为 2010～2015年五年间该高校人事处档案室“档案查阅登记簿”、“档案借阅登记簿”、“档案材料归入登记簿”、“档案转递登记簿”中的原始数据。登记簿清楚明确地记载了人事档案材料的收集、归入、转递及查（借）阅情况。原始数据的记录是此次统计研究的基础，它确保了研究结果的可信度和可靠性。

（三）统计内容

（1）人事档案库存总数与利用情况，主要统计该高校人事档案的利用卷次和利用率。（2）人事档案利用方式情况，主要统计该高校人事档案的查阅、借阅以及档案材料补充归入的档案利用比率。（3）被利用的人事档案人员类型情况，主要统计该高校被利用的人事档案分别在在职人员，离退休人员和去世人员之间的比率。（4）人事档案服务对象类别情况，主要统计该高校人事档案室服务与接待利用人事档案的组织、个人和社会三类对象利用人事档案的比率。

二、方法与分析

（一）统计方法

人事档案利用率作为一个概念被进行探讨与研究，起源是将图书馆学中的图书利用率评价标准进行了模仿，而后产生了计算档案利用率的公式。

当今学术界对于档案利用率的计算方式主要持三种观点：

第一种观点认为，在一定时间内，档案利用率就是被提供利用档案的数量与馆藏档案总量的比较关系，即：档案利用率=被提供利用档案的数量（卷、册）/藏档案总量（卷、册）×100%。第二种观点是将档案被利用的总次数代替了档案利用的总数量进行计算，即：档案利用率=被提供利用档案的数量（卷次、册次）/馆藏档案总量（卷、册）×100%。第三种观点则是将档案编研材料的利用数量或次数计算到档案利用率中，即档案利用率=被提供利用档案（原件、档案编研产品）的数量/馆藏档案总量（卷、册）×100%。

本文进行的相关研究采用了第二种观点，笔者认为对于同一卷档案来说，利用者的目的各不相同，档案所产生的作用与效用也各有不同。

（二）统计情况分析

1.人事档案总体利用率统计情况

相关数据显示近五年来该高校人事档案库存量成上升状态，以每年约百余份的上升态势增长。近五年的人事档案利用卷次在2011～2014年的四年间基本持平，在2015年有明显上升趋势。

2.人事档案利用方式统计情况

人事档案产生效益方法是利用，利用人事档案提供或证明相关信息，才能使人事档案发挥效用。笔者认为，人事档案的利用方式不能只局限于提供人事档案对外的查阅与借阅，还应包括人事档案管理人员对人事档案材料的归入与整理情况。人事档案管理人员对人事档案的整理，材料的归入补充，信息的鉴别核对是人事档案开放利用的起点，更是外界利用人事档案查阅与借阅的基础。所以，此次数据统计中总利用卷次包含了人事档案对外提供的利用服务和人事档案管理人员对内的工作利用。

3.利用人事档案人员类别统计情况

该校人事档案主要有在职、离退休和去世三大类别，2010～2015年五年间该校在职人员的人事档案利用率最高，其次是离退休人员的人事档案，而去世人员的人事档案利用率远远低于其他两类人员。五年来在职人员的人事档案共提供利用7018卷次，占五年利用总量的75.92%，对于在职人员的人事档案利用范围较广，包括组织上对个人的考察、对“三龄两历”的认定、个人因升学或出国等原因需要复印成绩单或证明亲属关系等；离退休人员的人事档案共提供利用2219卷次，占利用总量的24%。近年来，依据上级部门要求，对于部分干部退休需审批相关情况时，工作人员必须携带实体档案前去办理，除此之外，对于离退休人员的档案借阅大多是为了撰写讣告。去世人员档案共提供利用7卷次，仅占利用总量的0.08%。对于去世人员的人事档案利用主要为证明利用者与此人的亲属关系，多用于解决遗产继承问题。

4.人事档案服务对象统计情况

2010～2015年，该高校的人事处档案室共接待利用者1778人次，平均约356人次/年；五年间，组织指派干部利用人事档案为1474人次，占总接待量的82.9%，个人利用人事档案为296人次，占总接待量的的16.65%，社会组织利用人事档案为8人次，仅占总接待量的0.45%。组织对于档案的利用率较高，在一定程度上也体现了人事档案的保密性特征。

三、结论与反思

（一）强化人事档案宣传工作是增强利用者档案意识的关键

因为人事档案严格的查（借）阅管理制度和保管保密规定，使外界对于人事档案的利用抱着能省则省，甚至避而远之的态度。人事档案神秘的色彩在人们心中根深蒂固，人们并不了解人事档案中所归入的材料和记载的内容，这种情况就大大抑制了人事档案的利用率。只有加强对于人事档案利用的宣传，才能增强档案利用者的意识，同时提高人事档案的利用率。该高校在人事网站上公布了人事档案相关政策法规与办事流程，且人事档案工作人员对每年新接收的人事档案都会进行初步核查，并对档案中的材料进行鉴别与分类，当发现档案中缺少某些材料时，会通知本人及时补齐。通过这些举措，强化了对于人事档案的宣传，同时提高教职工对于人事档案的了解与重视程度。

（二）规范人事档案管理工作是保障档案统计利用的基础

人事档案工作人员将每一次的利用日期、利用者、利用目的等情况记载到档案查（借）阅与材料归入登记簿上，这一日常事务性工作为日后的统计研究打下了基础。它不仅反映出了人事档案管理人员的工作量，还便于发现与总结这一时期内，人事档案被提供利用的特点与规律。该校人事处档案室一直严格按照档案查（借）阅相关规定履行查（借）阅手续，在档案查（借）阅登记簿上清楚准确的记载了每一次人事档案的利用情况，并确保记载到人事档案的利用卷次。再通过统计的数据发现利用人事档案查（借）阅和材料归入情况的信息及变化规律，掌握利用者的需求特征，对于利用率较高的档案信息采取统一录入excel表格的形式将信息电子化，以便之后查找利用。这种做法不仅减轻了人事档案管理人员进行的重复性工作，还提升了工作效率。虽然对于人事档案实体利用卷次会有一定影响，但此举也朝着档案信息电子化迈出了一步。

（三）转变人事档案服务观念是提升档案利用率的重心

长期以来，人事档案提供服务的方式限制于外界的需求，基本都是他人提出查（借）阅的要求，档案工作人员按照制度提供所需内容，这种提供服务的方式略显被动，并且容易使人事档案在高校中的重要作用被忽视，有着“用起来重要，日常就忘掉”的尴尬处境。要让人事档案服务观念由“被动”化为“主动”，才能使人事档案发挥最大的价值，同时产生最大的效用。该校人事档案管理人员摒弃了“重管理，轻利用”的服务观念，充分发挥主观能动性，尝试转变人事档案服务模式，在严格遵守人事档案管理人员职业道德规范的基础上，利用现代化档案管理方式，根据以往的工作经验及档案信息需求情况，主动向单位和个人，将真实的信息提供给档案利用者。

(作者单位：长安大学)