白水县防洪工程项目档案管理的思考

文/刘小娟

白水县防洪工程项目档案管理的思考

文/刘小娟

防洪工程项目在建设过程中都各自形成了一整套工程档案,这些工程技术资料是工程建设过程中技术成果和运行管理的记录，也是工程最终竣工验收的依据，不仅在工程建设过程中起着重要作用,而且在工程项目竣工以后的工程管理、改造等方面都起着不可替代的重要作用

白水县位于陕西省关中东北部，地处渭北黄土台塬与陕北高塬的过渡地带，境内河流主要有洛河、白水河等大小河流11条，多年平均降雨量580mm，最大年降水量 899.8mm，最小年降雨量329mm。降雨的年内及年际分配不均，变化较大，6～9月份的降水量占全年的60%左右，常以大雨、暴雨形式出现，且暴雨具有量大、强度高、历时短和易形成雨洪的特点，对白水县境内防汛工作潜在危害性极大。白水县在防洪工程建设中积累并保存了大量的防洪工程档案,已成为珍贵的防汛史料,发挥着显著的社会效益和经济效益。近年来,随着极端气候条件的频繁发生，防洪形势的愈发严峻,做好防洪工程档案的管理愈显重要和紧迫。

一、白水县防洪工程项目档案管理现状

白水县目前共建成城区仓颉路排洪工程、县城东北部排洪工程和杜康工业园区排洪工程三处大的防洪工程，2013年又建成白水河城关镇段防洪工程。三处防洪工程分别位于县城区南部、城区东北部和杜康苹果科技产业园区，为全县东西南北四个方位构筑起全面的防洪工程体系，城关镇段防洪工程又为我县县城南部再筑屏障，近年来，在防汛工作中起到了巨大作用，切实保护了全县人民群众生命财产安全。这些防洪工程项目在建设过程中都各自形成了一整套工程档案,这些工程技术资料是工程建设过程中技术成果和运行管理的记录，也是工程最终竣工验收的依据，不仅在工程建设过程中起着重要作用,而且在工程项目竣工以后的工程管理、改造等方面都起着不可替代的重要作用。

近年来，随着国家水利工程建设管理的不断规范，工程档案也随之不断走向规范管理的轨道，为了搞好防洪工程档案整编和管理工作，白水县防洪工程建设办公室将工程档案资料整编工作纳入工程建设管理的全过程，严格按照水利水电工程建设的相应要求，统一领导，分单位管理，要求工程参建各方明确专人负责档案管理工作，对施工过程中形成的资料，及时收集，交项目办公室资料员专人统一管理，并造册登记，要求纸张规格一致，图纸折叠尺寸大小一致，并采用统一文件档案盒收装，工程竣工验收后，对工程技术档案集中编目整理归档。然而，由于长期以来工程重建轻管的管理顽疾和弊病，白水县防洪工程档案资料在使用过程中仍存在诸多问题。

二、防洪工程档案管理存在问题

1、档案资料内容缺失或重复，完整性差

在查阅仓颉路排洪工程资料中发现没有项目可行性研究上报文件,前期人、机、材报审材料、原材料MA检测报告单不全;县城东北部排洪工程施工过程资料不完备，缺乏单元评定原始检测数据资料，缺少混凝土开仓报审资料；杜康工业园区排洪工程中排洪涵洞的施工图有重复，但内容有不同，难以分辨，土方回填资料缺少土壤干密度试验报告,这些都为工程以后的管理运行带来不便。

2、归档资料标准不统一，规范性差

有些档案资料中有涂改、使用圆珠笔、铅笔现象，书写潦草，个别字体难以辨认；有的图面变更超过1/3，超出杠改要求范围，但仍在图纸上随意划圈修改；监理资料中约有20% 使用了施工单位的送审资料复印件，而不是原件；有些施工单位送交的资料编码混乱且不连续，图纸折叠不规范、大小不一，部分变更和单元工程评定资料签字手续不齐全等等。

3、档案室硬件不完备，安整性差

由于投入不足，档案室设施过于简陋，缺乏必要的档案装具和设备，影响科学分类摆放，有图纸和文字资料混装混存现象，声像资料不能分离保存，给查阅带来不便。日常杀菌消毒等消耗用品偶尔断档，无空气净化设备，档案保管环境难以保障。

三、存在问题的原因

1、项目单位对档案工作认识不到位

项目单位在施工中重建设、轻资料，档案管理规章制度形同虚设，对档案资料收集管理工作的重要性缺乏认识，看不到规范的档案管理对水利工程使用、维修和水利工程科技进步的重要作用。档案资料的收集、形成过程作为水利工程建设的一部分，未能真正列入到施工项目法人的组织机构，档案管理人员得不到参建单位的重视、理解与尊重，一些档案标准要求难以贯彻。施工单位只注重现实经济效益,对档案工作在人力、物力上投入甚少，尽不到档案资料整理的责任与义务。

2、施工技术人员缺乏归档责任心

施工技术人员对档案资料在日后运行管理中的作用认识不足，有的技术人员图自己方便将资料据为己有，不积极归档；施工单位兼职资料员居多，工作中往往忙于工程建设而忽视了档案资料的收集整理，不主动对各阶段形成资料进行跟踪收集；有的资料员责任心不强，对资料随手无序存放，没有安全与保密意识；有些档案人员在工作移交时不按规定办理正常移交手续，造成资料残缺不全，收集不完整。

3、施工单位资料员档案管理素质偏低

施工单位资料员缺乏必要的档案基本知识，不重视原件的收集保管,不熟悉档案收集的范围，把一些重要资料无意散失，把一些不合规范的资料夹杂进来；不会运用科学方法，及时消除技术档案损毁的隐患，造成工程技术档案不能安全、安整的保管；有些档案管理人员长期以来凭传统经验管理档案，不重视日常资料收集整理，遇到上级检查或者验收才突击仓促整理归档，面对越来越多、越来越复杂的档案工作，显得力不从心又难以保证资料质量，更加不能适应水利工程档案管理这一科技含量相对较高的工作。

四、防洪工程档案管理应采取的措施

1、增强防洪工程档案管理法规意识

防洪工程建设的项目法人是归档工作的第一责任人，工程技术人员和各参建单位是归档工作的直接责任人，建设单位要承担起集中统一管理的职责,协调好关系,确保水利工程建设档案收集的准确性、完整性,以及整理、归档的规范化，要将防洪工程档案工作作为防洪工程建设与管理的不可缺少的重要内容。无论是项目法人、工程技术人员、监理人员、管理人员,还是档案管理者,都要增强档案管理的法律法规意识，深入学习贯彻落实《档案法》，做到思想上与工程建设同等重视，时效上与工程建设同步推进，质量上与工程建设统一标准,努力增强贯彻落实《防洪工程验收规程》和《水利工程建设项目档案管理规定》的自觉性。

2、保障防洪工程档案工作的投入力度

档案管理机构作为档案专项验收部门，要全面贯彻《关于加强防洪工程建设项目开工管理工作的通知》精神,加强工程档案资料收集整理的监管工作，随时对工程档案管理工作进行监督检查和指导，按照“谁验收谁审批,谁使用谁管理”的原则开展工程档案管理工作，工程建设单位要切实保障档案管理的必要投入,配备档案装订整理的专业用具，配置专用房间，购置架柜、电脑等硬件设施，做好照明、避光、防火、防霉、防蛀等措施。

3、提早制定工程档案的质量标准

档案工作贯穿于工程建设的各个阶段,要做好防洪工程档案管理工作，就要有针对性地加大对防洪工程档案管理工作的检查和指导力度，从工程招投标阶段开始就制定档案管理的相关标准要求和管理规章制度，保证工程档案质量与管理规范。工程建设过程中，档案工作必须实行同步管理,必须把档案管理工作渗透到工程建设前期、签订施工合同和工程检查评定验收各个阶段，才能确保工程建设档案收集的准确性、完整性。

4、提高档案人员的业务素质

防洪工程档案资料包含文字、表格、照片、声像、图纸等各种载体资料，从事防洪工程档案工作的人员，不但要懂得文书档案管理，还要懂得水利科技知识及与工程相关的一些专业技能。所以在工程建设中应同步加强对工程各参建单位档案人员进行培训，提高档案工作人员的业务素质，为今后建档工作奠定基础，具体来说，一是加强水利工程专业知识培训，便于档案资料的科学鉴分和归档；二是加强计算机档案管理系统培训，便于档案资料检索效率，提高查准率与查全率；三是加强图纸声像等资料保管办法的学习，以提高档案管理水平，使档案的标准化、规范化管理有一个切实的保障。

防洪工程档案资料是防汛工作查考、决策的重要依据，关系着人民群众的生命财产安全。在发生洪涝灾害时,水利工程技术人员可以通过调阅这些档案和观测数据，第一时间制定工程维修方案并快速实施，使灾情降到最低，损失得到最大的控制。因此,管理好防洪工程档案,使其在工程建设和管理中充分发挥作用,是各级领导和防洪工程档案工作者的责任和义务。

（作者单位：白水县防汛抗旱农田基建指挥部办公室）