浅谈医学编辑在word文档中的编辑加工方法和技巧

甘望农

(湖北科技学院 学报编辑部，湖北 咸宁 437100)



浅谈医学编辑在word文档中的编辑加工方法和技巧

甘望农

(湖北科技学院 学报编辑部，湖北 咸宁 437100)

高等医学院校的学报作为医学知识和信息传播的媒介，不仅是广大科研人员获取和交流医学信息的平台，而且是反映院校最新成果及学术水平的窗口，在医学的发展和传播中起着重要的作用。编辑工作是一种枯燥的重复劳动，文字工作比较繁琐，责任编辑容易对编辑工作产生职业倦怠感。医学编辑只有从工作中找到乐趣，培养对医学的兴趣，在编校实践中逐步提高医学专业及编辑加工水平，提高工作效率，才能成为一名优秀的医学编辑，推动医学期刊的发展。

医学期刊；医学编辑；word文档

科学技术迅猛发展，当今世界已进入数字化时代[1]，计算机的出现改变了人们的生活方式，作者投稿从以前的文字手稿到现在的word文档电子稿，相应的也改变了医学编辑的工作方式；新媒体时代的医学编辑不仅要具有医学教育背景，还必须掌握计算机的一些基本软件的应用，如：microsoft word、Excel、windons XP等，并将这些软件功能运用到自己的日常工作中去。

近年来，湖北科技学院学报编辑部紧跟时代的步伐，已采用电子平台投稿，稿件的处理都是网络平台操作，稿件初审后送专家审稿，审稿通过后转入期编。笔者在期编的过程中编辑加工word文档电子稿，减少了劳动强度，提高了工作效率。下面谈谈我在word文档中的编辑加工方法和技巧。

一、语言文字加工

医学期刊同其它科技期刊一样，文字容易出现错字、别字、多字、漏字等，如漏字“妊娠高血压病”应为“妊娠高血压疾病”、“心动速”应为“心动过速”等，医学编辑对文稿中的专业名词要特别注意，对常用的词语尤其要关注。作者在论文中容易出现不规范的口语表达，如将“患者”表达为“病人”，此时我们可以利用word的功能轻易解决，具体操作为：打开word文档，点击“开始”菜单，点击“编辑”中的“替换”，在“查找”框中输入“病人”，在“替换”框中输入“患者”，然后点击“全部替换”就完成了文中的所有替换了。编辑要熟悉常用医学名称的英文缩写，对文中的名称第一次出现时一定要写全称，如：血管紧张素转换酶抑制剂(ACEI)、急性冠脉综合征(ACS)等，在文中有缩写出现时，一定要逐一查找全文，第二次以后出现时一律替换成缩写。对容易出错的如“侧支循环(误为侧枝循环)”、“心源性或肺源性疾病(误为心原性或肺原性疾病)”、“甘油三酯(误为甘油三脂)”、“胶原纤维蛋白原(误为胶元纤维蛋白元)”、“综合征(误为综合症)”、“心律失常(误为心率失常)”[2]、“适应证(误为适应症)”、“黏膜(误为粘膜)”、“禁忌症(误为禁忌征)”、“压疮(误为褥疮)”、“抗生素(误为抗菌素)”、“梗死(误为梗塞)”、“影像学征象”等应注意，若发现错误，利用word的“替换”功能查找全文，发现时及时替换正确的。

二、加工插图和表格

凡用文字能够解决说明的问题，尽量不用图和表。如用表和图，则文中不需重复其数据，只需强调或摘述其主要发现。插图不但可以更加形象和直观的使某些内容的描述简洁、清晰、准确，而且有利于节约版面及美化版面。用图要合理，图序和图例应完整，图片要保持原样，不能在word文档中编辑时随意缩放，以免图片失真[3]；对于有些作者在临床上拍的皮肤病图片选择范围不是很合理的，我们可以用最简单也最快捷的来自Windows的自带软件“画图”将所需图片裁剪到合适范围，然后复制到word文档中。医学论文的表格用得较多，要检查表格应用是否合理，能用简单概括的文字叙述清楚的就不用表格，表格应该具有典型性。医学论文的表格一般使用三线表，检查三线表的格式：表序和表题、栏头、栏目、共用单位、表注、数字等是否规范。比较容易出错的是表中的单位，共用一个单位时一定要把单位提出来，通表是一个单位的放在表题的尾部；同一列栏单位相同的要放在栏目上。三线表要注意作者主谓语的表达，若作者不是按照规范的表达，在编辑加工的过程中应加以改正。如作者原文表格(见表1)：

表1 两组基线资料比较

我们需要把作者的原表(表1)改成规范的表达方式(见表2)

表2 两组基线资料比较

作者不是用三线表的，在编辑加工时要转换为三线表来表达。在编辑过程中，编辑平时可以在word中把常用的统计报表预先制成特定格式保存下来作为模版，在以后编辑的过程中需要转换成三线表时，只要把相应数据填写进去就行了。作者原文中表格(见表3)

表3 两组患者血压的昼夜动态监测结果比较

在word文档中将表3修改为规范的三线表(见表4)，复制各项指标数据到相应的部位。表格做成后可以复制做成备用的文档，然后编辑全选表中所有数据，按“Delete”键删除所有数据保留空白表格，以后编辑相同的表格时就可以直接复制空白表格到论文中就可以直接用了，这样可以降低劳动强度及业务差错几率，提高了工作效率[4]。核对表中数据时，可以在word文档中插入Excel电子表格，把word文档表格中的数据复制粘贴到Excel电子表格中，从而把word表格即时转化成大家熟悉的Excel表格计算[5]，再核对作者数据的准确性。

表4 两组患者血压的昼夜动态监测结果比较

三、加工数字用法、数值修约、化学式、法定计量单位及其符号的正确使用等

检查数字的用法、参数和偏差范围(如“～”、“—”)等的表示是否规范，如不规范，利用word的“替换”功能查找全文替换就行；数值的修约是否遵循“4舍6入5看右，右边有数应进位，右边无数再看左，奇进偶不进”的规则；化学分子式要注意上下标，结构式、试验式、示性式是否规范，若有不规范的，在word文档中只要标注一个正确的就可以查找替换了。

法定计量单位及符号要遵循科技期刊的规范，常用的如“°”、“℃”、“%”在数值范围内不能省略，如“35℃～36℃”，不能写成“35～36℃”。

四、检查论文的写作格式是否规范

医学类的论文一般前瞻性研究类的较多，格式顺序：文题、署名、摘要、关键词、引言、材料和方法、结果、讨论、参考文献。看题名是否准确、精炼、便于检索及容易认读。基金项目及通讯作者要在文中用不同的符号标注，把光标放在页脚双击，然后把基金项目的名称、编号，通讯作者的E-mail信息剪切粘贴在页脚。在全文修改结束，对内容有很好的把握后再修改摘要，关键词表达主题概念，数量3～8个。结果要正确有意义，讨论部分结合文中的结果得出结论。英文摘要中的文题每个实词首字母要大写，作者全姓及名的首字母，摘要全称，目的、方法、结果、结论的首字母大写，关键词全称及每个关键词的首字母大写，由于文档中作者书写不是太规范，通常需要频繁地在英文大小写之间来回切换，而且容易发生错误，往往导致操作者心烦意乱，事倍功半，这时可以选用全部大写、句首字母大写、全部小写及切换大小写键一次转换成功[6]。

核对参考文献是否规范。参考文献部分作者三个以内全部写出，三个以上保留前三位，用“等”代替省略的作者，英文作者姓及名的首字母大写，检查文中参考文献是否标注齐全，利用word的查找功能查找“[”，逐一查找是否有遗漏，若有缺失需补齐，核对参考文献是否与文中引用相一致。

对作者的论文提出的修改意见，可以利用网络媒体，如E-mail、QQ、微信等工具与作者及时沟通[7]，发给作者的稿件可点开word文档“审阅—修订”，此时文档就设置成为修订的显示状态[8]。告诉作者下载附件完善传回，提示作者在编辑部提供的模版上修改，可以给作者一个编辑提示(编辑提示：请作者对审改稿件的修订，务必在编辑部提供的审稿格式模板上完成，勿另行格式编排，以免增加不必要的重复编排工作量。谢谢！)。这样，作者修回的稿件上每一个修改的部分都有显示，校对修回稿时，点击“接收”，在下拉菜单中选择是否接受修订。利用修订模式可以避免很多重复的工作量，提高工作效率。

编辑工作是一种枯燥的重复劳动，文字工作比较繁琐，容易对编辑工作产生职业倦怠感[9]。这种消极情形出现时，大脑不是充分清醒，此时加工编辑就校对格式、参考文献及可以用查找替换功能编辑的部分，在word文档中编辑加工后再排版，可以将错误降到最低，且可以减少排版人员的工作量，在我们校对纸质稿时可大大提高编校质量和工作效率。

[1] 程翠，王静，洪清源.论网络时代下医学学术期刊编辑的素质[J].今传媒，2015，(6)：130～131.

[2]燕鸣.医学期刊文字差错剖析[J].编辑学报，1996,8(1)：31～34.

[3]干岭，游苏宁，徐静，等.提高医学编辑专业素质 促进学术论文的发育和成熟[J].编辑学报，2012，24(1)：86～88.

[4]项小强，项逸婧，姚从奎.一种快速生成word格式统计表的方法[J].电脑编程技巧与维护，2013，(20)：17～18,34.

[5]邓满英.word表格计算方式的优势探讨[J].湖南工业职业技术学院学报，2012,12(6)：24～26.

[6]王水成，王敏.WORD应用中的四种技巧[J].办公自动化应用，2012，(12)：48,60.

[7]张卫民，丁滨，孟庆义.“微”时代，医学编辑工作的“微”转变[J].科技与出版，2013，(7)：108～110.

[8]纪宏伟.word文档保护策略及其修改痕迹保留的方式[J].办公自动化，2011，(8)：33～34.

[9]艾茜.高校医学期刊质量与医学编辑素质关系探微[J].湖北民族学院学报(哲学社会科学版)，2015,33(4)：172～176.

2016-07-28

2095-4654(2016)11-0142-03

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