论当代信息技术在高校成人教育档案管理中的应用

■ 冯有辉



论当代信息技术在高校成人教育档案管理中的应用

■ 冯有辉

随着我国教育制度改革进程的逐步推进，也有效带动了高校成人教育事业的蓬勃发展。近年来，我国各地高校都纷纷建立了多形式、多渠道以及多层次化的高校成教办学体系，并形成了以普通高等教育与成人教育共同发展、共同进步的新的教育格局。而高校成人教育档案，它不仅是学生接受成人教育的真实记录，同样也是各高校成教管理水平的客观、真实反映。为进一步提升高校成教档案管理工作的管理水平和服务水平，就必须积极将信息技术应用于档案管理的各个环节当中，从而确保档案信息能被更深度的挖掘与利用，确保高校成人教育的招生录取、学籍管理、教学管理等各项工作能更加顺利、有序的开展。

一、高校成人教育档案管理工作的特点

高校成人教育，是指我国各高校为满足基础教育事业发展的需要，以及满足市场经济对更广泛专业性人才的需要，为提升全民教育素质所开办的成人学历教育与非学历教育。正是基于高校成人教育的办学特点，这也决定了其档案管理工作与普通高等教育档案管理之间存在着较大的差异，并集中表现为以下几方面：

（一）多样性

“集中学习，分散管理，形式多样”是高校成人教育的最为突出的特点。其多样性表现为：一是办学形式多样，包括了成人函授教育、远程教育、业余教育、自学教育、各类成人培训班教育等等；二是受教育人员构成多样，接受高校成人教育的学生多来自于各行各业的工作者，其年龄层次不一，受教育程度不一，需要根据不同层次的学生设置教育课程。以上因素都导致了高校成教档案具有形式多样、内容庞杂的特点。

（二）分散性

分散性则主要表现为地点分散和时间分散这两个方面。其中地点分散是指目前各高校所开展的成人教育，其教学地点并不是集中在本校，而往往是分散于多个地点进行教学，且不少班次如远程教育、业余教育、成人培训班等都是由高校与外单位进行联合性办学，这都导致了成人教育的学籍档案的存放单位、存放地点较为分散；而时间分散则是指由于成人教育教学形式的多样性，各类学生接受教育的时间不一，学习的年限也不一致，这都导致了学籍档案形成和归档的时间较为分散。

二、信息技术在高校成人教育档案管理中的应用策略

正是由于高校成人教育档案的多样性、分散性的特点，都在客观上加大了成人教育档案管理工作的难度。这就需要积极应用信息技术，以提升成教档案管理工作的信息化水平，确保高校成教的招生录取、学籍管理、教学管理等各项工作能更加顺利、有序的开展。

（一）强化档案管理人员的信息化意识

当前，仍然有少数高校成教档案管理中，存在着信息化建设明显滞后的问题，其最主要的原因就是部分档案管理人员的信息化意识不强，而导致成教档案管理在管理水平和服务水平上的滞后。

从当前知识经济的形势以及我国高校成人教育的发展来看，人们的档案信息化管理意识正逐步增强，档案信息服务也已然成为高校成人教育中所不可或缺的重要组成部分。为此，要进一步推动高校成教档案管理的信息化进程，关键在于改变档案管理人员原有的管理理念，提升其信息化意识。一方面，在工作中必须改变原有的“重保管，而轻利用”、“重物轻人”等，严重阻碍成教档案管理信息化进程的管理思想，认识到传统的纸质化管理、手工操作管理，已无法适应当前成人教育事业高速发展的需要；另一方面，在服务理念上，还应始终坚持“以人为本”、“科学管理、有效服务”等新服务观念，从而使得成教档案管理工作逐步由传统的被动式服务，积极向着主动式服务方向迈进，以更加深入的挖掘出档案信息的利用价值，实现档案资源的科学管理与优化配置，从而更好满足当今信息时代对高校成人教育发展的新要求。

（二）利用信息技术，规范成人教育学籍档案管理

当前社会中所屡屡出现的假文凭、假学历问题，不仅严重影响到成人教育学籍档案的真实性与权威性，而且对高校的声誉、用人单位的正常录用以及学生的就业都造成了极为恶劣的影响。为有效打击与遏制这种不良现象，关键在于利用信息技术，以确保成人教育学籍档案管理的规范化与标准化。

一是要做好学历证书的电子注册工作。通过学历证书的电子注册，学生、用人单位、学校等社会各界人士，都可以进行学历的网络查询，从而有效保证了学籍档案信息的真实、权威与可靠。为此，成人教育档案管理工作中应高度重视学历证书的电子注册，一方面应通过协调统一、优化配置，利用多渠道、多形式的采集学生的档案信息资源，以确保电子注册工作所收集信息的完整与齐全；另一方面，还应加强对学生与社会的广泛性宣传，通过学校网页、媒体、信函、电话等方式通知学生进行电子注册，以对每一名学生负责，并确保学历证书电子注册工作的顺利进行。

二是要对学籍档案进行标准化、规范化管理。一方面，应规范化学籍档案的录入标准，可通过利用统一的档案管理软件“成人教育学籍管理系统”，以规范学籍数据格式标准等，从而保证学生的学籍档案规范化、统一化和准确化；另一方面，还应规范化学籍档案管理的各环节工作，通过积极利用信息技术，以确保从新生入学、注册收费、成绩管理、学籍变动、毕业审核直至证书发放，都符合相应的规范与标准，并确保学生毕业资格审查的准确与无误。

（三）利用信息技术，提升高校成教档案管理的信息化水平

高校成人教育档案管理，是一项非常严谨、细致和复杂的工作，档案信息如果仍采用传统的手工操作，不仅耗时长、劳动强度大，而且往往容易出现差错。为更好的保证高校成人教育档案信息的完整性、原始性与机密性，就必须将档案管理工作纳入到信息化的轨道中，利用各种信息化、数字化的手段，以实现成教档案管理工作质量与工作效率的提升。

目前，高校成教档案管理信息化建设的重点是，一是加强对成人教育档案的信息化处理，即通过利用各类先进的计算机设备、扫描设备，将传统的纸质文件转变为数字格式从而使其能方便的存储到计算机和网络当中，更便于对成人教育档案信息进行归档、管理、搜索与利用；二是加强对成人教育档案的信息化软件建设、硬件建设，如采用标准化的档案管理软件、建立数字化的档案数据库、建立档案管理网站等等。以档案数据库的建设为例，它作为高校成人教育档案实现信息化管理的基础硬件设施，各高校均应加强其数字化建设，通过建立若干个标准性强、通用性好的数字化档案数据库，以确保档案信息的有效录入存储与管理利用。

（四）加强对高校成人教育档案管理人员的培养

在信息化时代中，高校成人教育档案管理工作，也正逐步向着档案设备现代化、档案类型多样化以及档案载体复杂化的方向发展，这都对成教档案管理人员的信息化知识水平、业务能力等方面提出更高、更新的要求。为适应信息化时代对高校成教档案管理工作的要求，就必须加强对档案管理队伍的培养与建设，从而真正打造出一支既精通档案管理业务，又懂得信息技术应用的高素

质人才队伍。为此，一方面应加强对高素质人才的吸收与引进，积极招聘更多具备信息素养的人才，充实到成教档案队伍当中；另一方面，还应加强对原有档案管理人员的培训教育，可通过积极开展信息技术专题讲座、学术报告会议、信息技术专业培训、外出参观考察等各项活动，以进一步提升档案管理人员的信息化素养与业务水平。

总 结

当前，高校成教档案管理工作的信息化水平，已成为了衡量高校成人教育办学水平的重要标志之一。由于高校成人教育档案的多样性、分散性的特点，都在客观上加大了成人教育档案管理工作的难度。为进一步挖掘出档案管理工作的利用价值，以确保高校成人教育的招生录取、学籍管理、教务管理等各项工作能更加顺利、有序的开展，就必须积极应用信息技术，以提升高校成教档案管理的信息化水平，实现档案管理工作服务水平与管理水平的综合性提升。

(作者单位：广东医学院)