高校基建档案馆藏特点实证研究——以西安交通大学为视角

■ 刘淑妮 雷 励



高校基建档案馆藏特点实证研究
——以西安交通大学为视角

■ 刘淑妮 雷 励

每所学校都有它的历史，而矗立在大学校园中的建筑，就像一面镜子，岁月是最高明的设计师，以独特的艺术语言熔铸和反映着学校每一个时期的审美追求，不同时期的建筑屹立在校园中，代表着那个时代建筑的精粹和沉淀，凝聚着那个时代里校园知识精英和莘莘学子们的精神和气质。“一幢建筑一个故事”，每幢老建筑里，都有传奇的名人、老故事和岁月沉淀的厚重历史。建筑是石头写成的史书，是大学发展历程的亲历者和见证人，诉说着过往的点滴。而基建档案和建筑是密切相关的，基建档案反映的是新建、改扩建和维修基础设施项目在立项、设计、管理、施工、监理和竣工验收等全过程中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和不同载体的文件材料，因此，基建档案记录了学校建筑物的容颜变迁，它为掀开历史风尘的帷幕，探寻深藏在建筑物里的历史记忆提供了基础保证;它是学校基础设施维护与管理的重要依据，它的凭证作用，在维护学校权益和资产管理方面是非常重要的，同时基建档案还记载着校园不同时期的总体布局和远景规划，可为校史研究和校庆提供直接素材等,总之，基建档案为现实服务的使用价值和其史料的有效增值价值是毋庸置疑的。然而随着高校合并潮的出现、高校事业的蓬勃发展、新校区的建设以及高校基本建设多部门管理等，从而导致了高校馆藏基建档案从馆藏地、分类体系、质量上呈现了“多样化”的特点，给后期的保管利用也相应带来了一些麻烦和困扰。作者作为一名高校基建档案收集人员，紧密结合工作实践，以西安交通大学为视角，从合校、93年重要节点、建筑物名称、工程审计、基建财会五个方面呈现了高校基建馆藏档案的“多样化”。

一、合校

从1992年-2002年陆续出现的高校合并潮，对于中国高校来说可谓是一次深刻的改革，当然这次改革对高校档案管理也随之带来了变革，合校前，各子校隶属关系、校区分布、办学特色、办学要求、所在地域等方面都存在很大的差异，合并后的高校档案实体管理状况也不尽相同，作者就基建档案本身所遇到的情况做以阐述：

1、虽然许多高校合并后，行政管理统一化，档案管理也是校本部进行统一化管理，但是多数高校在各校区还是设立了分档案室，实体还是按照建筑物所在区域进行分校区集中管理，当然这样也是为了后期建筑物维修改扩建查找起来方便。比如我校2000年合并了原西安医科大学和陕西财经学院，在医大和财经校区分设档案室，配有专门档案工作人员，各档案分室所收集的类别因为合校只局限于部分：如基建档案、教学档案（本专科成绩、学籍档案、研究生学位等）、出版类、外事类（留学生档案），其余类别在校本部收集管理。

2、基建档案没有统一编号。因为基建项目的特殊性，归档周期一般较长，归档时间是随机的，一年归档的数量也没法控制，所以在编号时会出现各校区自成体系编号的情况，这样一个全宗下会出现基建档案重复编号的情况。如我校西安医科大学在和西安交通大学合并之后，基建档案在按项目收集编号的时候，开始两边的收集人员会及时沟通，以避免重复编号，但是编着编着就容易疏忽，后来馆领导决定各校区独立编号，虽然各个校区的档案管理系统库表是各自独立的，但同一全宗下档号是重复的，这也是高校基建档案合并后的一个特色。

3、基建档案分类原则不统一。合校前，各学校的基建档案分类已有自身固有的原则，合校后，有些学校为了保持档案分类的延续性，并没有教条地统一化。如我校本部基建档案分类原则是：在竣工年度下，按照项目分设二级分类，从JJ12、JJ13……JJMN(MN为实数)，在二级分类下做案卷流水，JJ12、JJ13分别代表不同的项目；而合校之前原陕西财经学院基建档案分类原则是：按照竣工年度在JJ12下案卷流水，即将一个竣工年度下的所有项目统一编在JJ12下，如2013年所有的基建项目均编在2013-JJ12实体分类下，而合校之后，陕西财经学院依然延续之前的分类原则，这样导致了一个全宗下基建档案分类原则不统一。

4、合校后会出现一个建设项目的内容同时涉及各个校区，那么归档的时候，到底是归至哪个校区，这也是合校后基建档案归档要面对的一个问题。作者平时在收集的时候经常会遇到这种情况，最终权衡利弊设定原则：当归档材料的内容同时涉及各分校的时候，结合各分校项目内容所占的比重进行取舍，将实体材料放置在所占比重最大的校区，当然，档案管理系统数据著录时，把内容一定要著录清楚，以方便检索，个人觉得没必要给各校区各备一套资料，这样造成资源浪费，毕竟这样的项目是少数。

以上问题，在实体分散库房保管，又有计算机管理系统可以检索的情况下，都不会给日常的库房管理和提供利用造成困扰，有的只是对传统档案管理理论的挑战，或许有一天，人们在手工管理档案的条件下建立起来的那些理论，可能会被全盘推翻，这也许是信息技术迅猛发展带来的与时俱进。

二、93年重要节点

国家教委1993年11月16日颁发了《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》的通知，自1994年1月1日起施行，分类法和规范颁发之后，据作者调查，考虑到多种因素，并不是所有高校立即实施。如清华大学档案馆一直沿用的是文档和科档的管理方式，没有套用实体分类，而我校是1998年实施的，当时我校档案馆正在迎评科技事业单位档案管理一级单位，故向前追溯到1993年，然而这样造成了馆藏基建档案以1993年为节点，分类体系前后不统一，当然这种情况在高校普遍存在，具体表现以我校为例：

1、分类编号上有差异。93年以前：所有的基建档案是一个大流水编号，没有按照竣工年度将一个项目所有的材料集中，这是93年前后基建档案分类编号上最大的不同。因为一个建设项目各阶段材料形成时间不一，先形成的就先来归档（当然这也是由于之前基建档案的收集方式不规范而带来的后遗症——没有要求建设单位将一个项目材料收集齐全完整统一归档），后形成的后归档，而档案编号是按照材料来馆时间先后进行编制的，这样就会导致不同的项目材料在排架上有交叉，后来实行实体分类号之后，虽然我校从形式上套用了实体分类，只是在原来的大流水号上前加了实体分类号，年度对应的是当时的归档年份，而且分类都是在JJ12下，其实不产生任何实质性的意义，还是没有将一个项目的所有材料按照竣工年度重新编制实体分类号，重新排架，这样在浏览93年之前的项目材料时，一个项目的材料被分散在不同的年度里，在以前手工管理的时候给查档带来极大的不便，当然数字化管理后，丝毫不影响查准率。而93年以后（包括93年）：综合管理编号为JJ11，基建项目编号为JJ[12]，按照竣工年度，从12开始，按项目分设二级类目，每一个项目的全部归档材料，在二级类目下编制案卷流水号。同一文本的《高校档案实体分类法》，各高校在实施的时候之所以会有各种不同的做法，就是因为人们对特定条款理解的不同，当然，在实际工作中，档案分类原则的连续性也是非常重要的，尤其是在手工管理的条件下。

2、案卷内容在分类上也不同。93年前，基建类中的综合文件全部编在党政类中的（见图一），编号如：1956-DZ11-D(D/C/Y,含义为保管期短期、长期、永久)，就连项目实施过程中的部分甲方管理性文件也被归到了前党政类中（见图二），而93年(包括93年)之后在档号上是不设保管期限的，而且项目实施过程中的所有材料是归至JJ12分类里。而这些不同给后期的保管利用带来了比较大的麻烦，尤其将部分项目材料放到了前党政里面，没有一个统一的标准，这就要求档案利用人员熟知这种变化和不同，这样在应对查档时才会游刃有余，否则会摸不着头脑。

图一

图二

三、建筑物名称

一幢建筑在建设、后期维修改造、管理的过程中，由于使用单位、建筑功能或管理单位的变化都有可能改变建筑物的名称，这种现象据作者调查在高校也是普遍存在的。以我校举例来说：现在编号为一村33舍、34舍的高层住宅楼，在当时建设的时候，基建部门给的名称为一村34#、35#，后来住宅楼移交住房管理处之后，它们又按照自己的编号原则重新进行了编号，即为现在的编号一村33舍、34舍。比较典型的还有学生公寓，学生公寓之前归实验室设备处公房科管理时，冠名为“学多少舍”，后来归学生处管时，冠名为“东、西多少舍”，数字并不对应。这种现象源于不同时期各管理部门之间工作衔接不到位，各部门各自为政，为了自身管理上的便利，一次次重新编号。再比如我校兴庆校区原西区学生食堂，在后期改造的时候，因为使用单位的改变、建筑功能的改变，更名为彭康楼，跟之前的名称大相径庭；一个建设项目在前期立项报批的时候是一个名称，后来在项目具体实施的时候，又变更了名称的现象也存在。同一建筑物在不同的阶段被赋予不同的名称，这给档案的收集、尤其查档利用带来了极大的不便，查档者要找的建筑物名称，经常跟库里的信息或者人们的感观名称对应不上，查找起来特别费劲，这是令查档者特别头疼的事情。如何应对这种局面？作者经过多年实践探索，认为对于基建档案收集人员，一方面平时工作中注重这方面信息的收集与积累，并结合收集情况同步建立建筑物名称信息演变对照表，将其提供给保管利用室，供查阅利用参考。另一方面，凡归档的改造项目，基建档案收集人员都要细心和库里的一次性建设、之前改造的项目名称作以对照、核查，如果不一致，新旧名称之间可以建立一种呼应和关联，以方便后期查档，如彭康楼结构加固改造工程，在系统录入时，可录入为彭康楼（西区学生食堂）结构加固改造工程。

四、工程审计

早些年，工程造价、工程总投资审核不像现在这么严格，项目竣工后，通常是由施工方做工程决算，甲方审核通过后就可以进行工程结算付款了，工程财务决算也是甲方的财务管理人员自己做的。1995年，《中华人民共和国审计法》、《中华人民共和国教育部令》第17号实施后，高校审计处也应运而生，工程审计、财务审计、科研审计、经济责任审计等均归属学校审计处负责。而工程结算审计所产生的结算审计报告及工程财务决算审计所产生的财务决算审计报告是基建档案归档的重要内容之一，归档来源一直是学校的基建部门，为了保障这部分材料归档的完整性和齐全性，据作者了解，有些高校同我校一样，权衡利弊后，调整了这部分材料的归档来源，直接从审计处归档。以我校为例，这两部分内容正常归档是由建设单位来归档的，审计处将审计工作形成的审计意见书（内审）和审计报告（外审）返回建设单位（基建处和物业处），由学校负责基建档案归档的两个主要部门完成归档，但因审计工作滞后项目归档时间较久，这部分材料归档的质量一直不是很好，完整性很差，有些没归，有些虽然归了，也是在整个项目材料归档后补归的，给库房排架也带来了问题，在听取各方意见后，最终变更了这部分材料的归档路径，并且将其编号在XZ13类目下，收集路径包括实体存放类别的改变，应及时将变更形成的会议纪要抄送保管利用室。

工程结算审计(工程造价)一般先由施工方编制工程决算书，交由监理、建设单位先后审核后，由建设单位提交审计部门，而审计的结果就成为工程结算付款的依据。内审产生的相关材料组卷时可以数个项目进行合并，保管期限遵照审计项目档案的保管期限执行（定期：8、12、20年），审计处可自存3年后存至档案馆。工程结算外委托审计相关材料在归档时，审计合同可以按照年度数个项目合并组卷，保管期限遵照审计项目档案的保管期限执行,而外委托审计产生的审计报告，因已装订成册,可以以项目为单位独立成卷，保管期限参照基建类执行，即新建、改扩建项目为永久，改造修缮项目为长期.

工程项目财务决算审计一般先由财务处基建财务人员编写决算书后，提交审计处委托社会审计机构完成审计，然后由财务处按审计结果报教育部进行项目销号,工程财务决算审计报告在归档时保管期限参照基建类来执行为永久。需要特别说明的是工程结算审计和工程财务决算审计的关注点不同,前者关注的是工程造价，而后者关注的是工程总投资额,关于工程造价和工程建设项目总投资的构成如图所示（图三），作为基建档案收集和管理人员，有必要将两者之间的区别搞清楚。

图三

在实践工作中,作者深有感触:以前一个基建项目的材料可以很完整地从建设单位收集，但随着国家政策的变化和学校事业的发展，学校的职能也随之调整，衍生出了一些与基建归档相关的部门，如审计处、采购办、大型设备管理科以及学校为一些建设项目而临时组建的机构，为了将一个基建项目的材料收集的更加齐全完整，有时适当的变更收集的途径，变更实体的分类对收集人员而言也是无奈之举。如我校基建档案有从审计处归档被放至XZ13的，也有从采购与招标管理办公室收集来的工程招标资料而放至SB12中，总之决策前应权衡利弊后取舍。

五、基建财会

据作者调查，多数高校的财务管理实行的是“统一领导，分级管理”的财务管理体制，财务处是学校的一级财务管理单位，会下设一些二级财务管理单位。基本建设资金一直实行的是专款专用,对于有些高校来说基建财会也一直独立于学校的大财会，基建财务由学校负责基本建设的部门进行自行管理，当然所产生的相应档案，也一直是自管的，每年产生的量相对较大。基建财会档案的内容，和基建类档案归档范围中的财务文件（预算书、决算书等）不完全相同，它有从财务管理角度产生的，也有从基本建设的角度各个环节中产生的依据性材料，两者之间会有一些重叠。对于一些比较敏感的二级财务管理单位如基建处、后勤处、资产处等,容易滋生腐败,随着学校财务管理制度的调整，逐渐撤销其财务管理权限，统一并在校大财务下，这样之前在基建部门产生的基建财会档案会随之转移到校财务处，由财务处统一归至档案馆，存放类别为财会档案。如我校是2004年，基建财务被并到了财务处，档案也随之到了财务处，但当时并没有同步完成档案向档案馆的移交,直至2008年，基建财务档案才来到档案馆，实现了常态化的归档,2008年归档的时候，把所有以前积累的档案进行了一次性的集中处理,当然到保管期的不再进馆。由此可见，与基建工作密切相关的基建财会档案管理也是有变迁历史的。

六、结束语

基建档案本身专业性、成套性很强，对基建档案管理人员自身的专业素质要求极高，坚持不懈地学习,不断提高业务技能,方可在业务指导时游刃有余,才可形成基建档案收集的良性循环.除此之外,对已切实存在的馆藏“多样化”做到了然于胸，并时刻保持档案职业人的敏锐性，善于不断发现新问题，是基建档案管理人员应具备的一项硬素质。不论是档案收集、利用分开的管理模式还是一竿子插到底，收集和利用从来都是你中有我，我中有你，两者之间只有相互协作、相互辅佐，才能开创档案收集的新局面。

（作者单位：西安交通大学档案馆）