武警部队数字档案室的实现

■ 李翠艳 程相臣



武警部队数字档案室的实现

■ 李翠艳 程相臣

武警部队数字档案室建设是一项长期、复杂、繁琐的工程，是在现有档案室建设的基础上进行的，更加强调计算机技术、通信技术、网络技术等多种技术为档案管理之所用的管理模式。根据2014年7月国家档案局文件《数字档案室建设指南》的标准，结合武警部队档案工作实际，数字档案室建设主要围绕基础设施建设、应用系统建设、数字资源建设、保障体系建设等方面展开。

一、武警部队数字档案室基础设施建设

（一）硬件设施建设

武警部队数字档案室配套的基础设施主要包括：档案信息服务器、客户终端计算机、档案专用扫描仪及打印机、加密机、音视频采集卡等设备。

（二）软件设施建设

武警部队数字档案室使用的档案管理系统是自己研发的软件，即武警部队综合档案信息网络系统和全文检索系统。全文检索系统是基于Web的后台管理设计，系统采用B/S整体架构，可通过浏览器随时随地进行管理维护；可同时提交多个任务，后台自动调度。采用C++和.NET语言编程，在性能上有先天优势，运行速度更快、效率更高，安装部署更为简单方便。

武警部队立档案单位的数字档案室设备清单

功能模块：武警部队综合档案信息网络系统主要包括四个功能模块：文件管理、立卷管理、档案管理和系统管理。具有档案著录、文件收发、文档扫描、立卷归档、数据转换、档案统计、档案编研、档案销毁、档案损坏、档案丢失、报表打印、光盘制作、查借阅以及网络浏览等的功能。其中，“文件管理”、“立卷管理”、“档案管理”包括了文件管理、档案管理等内容，从文件收发登记、借阅利用，通过立卷管理把文件信息从文件库转入到档案库中，实现了档案信息的收集、整理、保管、利用的网络化和电子化。“系统管理”是整个档案信息系统安全、高效运行的基础，用户利用系统提供的模板定制技术来定制本单位的档案管理体系，同时，系统提供对用户访问系统权限的严密管理以及对电子档案数据的安全存储管理。

接口程序：这是电子信息转换的重要程序，因为武警部队档案室电子档案采集方式有：机关办公一体化平台（OA）产生的电子文件、扫描手动录入挂接两种方式。武警部队综合档案信息网络系统中设计的档案接口，与 OA系统之间的对接正在进行实验，实验成功后具有数据转入、数据转出、文件登记功能下的数据导入和导出功能；档案著录功能下的数据导入和导出功能等。

全文检索系统：该系统主要用于发布数字化档案信息，为利用者提供全文检索档案资料提供了一个平台，也是档案数字化成果的展示。武警部队综合档案信息网络系统提供完全基于 WEB的检索系统，作为武警部队档案室档案信息的发布、查询和利用的平台,该检索系统既可独立使用，也可嵌入用户单位门户主页。此系统的重点是要立足于利用者的角度去考虑，提供快速、准确、完整的利用服务。

（三）网络设施建设

数字档案室主要是借助武警部队的内网进行档案（文件）的传递，因此，网络环境的安全、稳定对档案业务自动化管理、档案信息发布、提供检索利用服务等至关重要。武警部队档案室对局域网内的用户实行统一管理，限制用户对系统的操作权限，统一安装杀毒软件，定时查杀病毒，具有高水平的可管理性和安全性，可以对网络内病毒传播进行有效控制，确保网络传输的畅通。

二、档案资源数据库建设

（一）目录数据库建设

档案目录数据库是档案检索利用、专题目录数据库建设及全文数据库建设的基础。目录数据库，就是将档案的著录信息按照一定的标准、规范进行编目，导入档案信息系统中，实现计算机的管理、统计、检索。根据武警部队档案分类标准，在武警部队综合档案信息网络系统中设立了文书档案、科技档案、专门档案等目录数据库，每个数据库又根据档案特性进行细分，建立 16个目录数据库库。系统对每个目录库的编目字段的类型、长度、档号规则、排序规则等进行了详细设置，并在目录之间进行了关联（文件级与案卷级、案卷级与目录级），以提高档案检索效率。下面以文字图表档案（属于文书档案）目录表为例：

武警部队文书档案管理方法是根据《归档文件整理规则》（DA/ T22-2000）、《档案著录规则》（DA/ T18-1999），结合《武警部队文书档案整理技术规范》和《武警部队文书档案著录规则》，采取以“件”管理方式。

序号　字段名称 　字段名　字段类型　字段长度1全宗号 　qzh　C 　5 2保管期限　bgqx　C　 4 3 年 度 　nd　C　 4 4案卷号　ajh　N　 3 5 件 号　jh　N　 3 6子件号　zjh　N　 2 7 密 级　mj　C　 4 8 文 种　wz　C　 6 9　档案馆代码　dahdm　C　 6 10文件编号　wjbh　C　 30缩微号　swh　C　 12 11　电子文件号　dzwjh　C　 28 12 档 号　dh　C　 28 13 题 名 　tm　C　 108 14 稿 本　gb　C　 10 15责任者　zrz　C　 42 16 时 间　sj　C　 48 17承办单位　cbdw　C　 40 18载体数量　ztsl　C　 3 19载体单位　ztdw　C　 42 20分类号　flh　C　 24 21主题词　ztc　C　 120 22 附 注　fz　C　 40 23原文路径　ywlj　C　 60

（二）档案资源数据库建设

武警部队档案资源数据库中档案资源主要来源于工作中形成的文书档案、OA 办公一体化平台系统、库存档案数字化。OA系统中电子文件的归档，可以通过档案系统与 OA 的接口实现对接，定制转换时间，实现 OA 系统与档案系统同步。因此，档案资源数据库建设中主要工作是纸质档案的数字化。

1.武警部队档案数字化的原则：按需扫描、利用为本、抢救优先。武警部队档案数字化现阶段先对文书档案中文字图表档案的永久档案进行数字化，逐步扩大到长期档案数字化。各立档单位把1999年以前的永久档案进行数字化，移交到武警部队档案馆，然后再对1999年之后的永久档案数字化，分批次的逐步移交武警部队档案馆。

2.档案数字化流程。档案数字化，主要是利用扫描设备，例如高速文档扫描仪、书本扫描仪等对库藏的文书档案进行扫描，实现纸质档案向数字化档案的转变。武警部队档案数字化工作过程分为：鉴定、整理、扫描、图像处理、质量检验、目录录入、电子文件挂接等环节。结合武警部队档案数字化实际，档案室制定了如下工作流程：

3.档案数字化技术标准。武警部队档案室根据《纸质档案数字化技术规范》（DA／T31-2005）中的规定，结合武警部队档案工作实际，制定了《武警部队文书档案数字化技术要求》，规定了档案数字化的技术标准。

一是文字图表档案数字化加工技术标准：用高速文档扫描仪数字化时，文字图表档案通常采用黑白二值类型，图像文件为TIFF格式，其扩展名为“TIF”，图像扫描分辨率应采用300dpi；纸质较差、字迹模糊、有字迹扩散或有彩色图表的，可以采用256级灰度或24位真彩色类型，图像文件为JPEG格式，其扩展名为“JPG”，图像扫描分辨率应采用150dpi。扫描图像缩放比应为 100%。

二是照片档案数字化技术标准：照片档案通常采用256级灰度或24位真彩色类型，图像文件为JPEG格式，其扩展名为“JPG”，图像扫描分辨率应采用150dpi。扫描图像缩放比应为 100%。

3.档案数字化质量管理。主要包括：图像扫描的质量控制、内容质检、数量质检、规范性质检。图像扫描的质量控制主要是检查扫描图像的格式、清晰度、分辨率等内容；内容质检主要是把实体档案与其对应的电子目录互相查找，通过整体校对、抽检、总检等方式；数量质检主要检查档案实体与机读目录数量是否一致，机读目录中年度、类别、保密期限、全宗号等字段是否准确；规范性质检主要包括对档案查重、必填字段空置、同一字段数据格式前后不一致、空白字符等进行检查。

4.档案数据自动挂接。档案数字化完成后，需要将目录数据库和原文数据库挂接到档案系统中，武警部队综合档案信息网络系统的批量挂接功能，是通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，设置挂接路径“\服务器IPda_data|\服务器IPda_swf|http:// 服务器IP/da_ swf/”和“/data/2010 年文字图表档案”，建立一一对应的关联关系，实现目录和原文的批量挂接。

5.档案数据验收。档案资源数据库建立完成后，数据验收内容包括目录数据库质量、数字化文件及挂接后的质量，目录是否完整、文件是否清晰、目录与电子文件挂接是否正确等。武警部队档案室采取了抽检的方式，规定抽检率不得低于50%，合格率达到95%以上的给予通过（合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%）。为保证验收的公正公平，各立档案单位内部基层档案室组成验收小组，各小组之间交叉验收，以保证档案数字化的质量。

三、武警部队数字档案室建设规范

武警部队下发文件《武警部队文书档案数字化技术要求》，制定《武警部队数字档案室建设方案》，对数字化建设的技术标准、数字档案室建设等进行了规定；针对数据库的建设，采用国际标准，结合武警部队实际颁布实施了《文书档案目录数据库结构与著录规定》，针对网上利用，制定了《档案查询系统使用说明》、《网上利用档案权限设置流程》、《网上利用档案流程》等，通过健全制度，使数字档案室建设标准化、规范化管理，确保档案信息的真实性、完整性和有效性。

四、数字档案室人才队伍建设

事业要发展，人才是关键。武警部队数字档案室建设对档案人员业务素质的要求比较高，目前档案室人员绝大多数都是士官，兼职干部比较多，队伍不够稳定、素质不够全面。

（一）档案人员要转变思维，提高档案信息化意识

钱学森教授在《系统科学、思维科学与人体科学》中提到：“档案工作人员的职业角色已从单纯的档案保管者扩展为同时作为概念、知识的提供者”。所以，在武警部队数字档案建设的背景下，档案人员的思维模式转变尤为重要，用信息化知识武装头脑，用科学的思维模式去解决数字档案室建设中不断涌现的新问题，例如电子文件的原始记录性的考证，电子档案存储问题等，才能顺应武警部队信息化建设的潮流，促进档案工作的不断发展。

（二）档案人员提升专业素养和技能水平

武警部队数字档案室建设要求档案人员既要掌握档案管理方面的知识，还要掌握武警部队档案的自身特点，而且必须要有信息技术、通信网络等方面的知识，如计算机扫描、图形处理、音视频处理等较高的计算机技能和信息处理能力，这样，才能胜任武警部队数字档案室建设的重任。同时，档案人员要了解武警部队一体化平台中电子文件形成过程，以便掌握电子文件产生的背景、数据格式等信息，完善电子文件的元数据，很好的实施电子文件的前端控制。

（作者单位：武警石家庄士官学校）