关于电子档案归档管理的几点思考——以开滦集团档案馆为例

■ 王 丽



关于电子档案归档管理的几点思考
——以开滦集团档案馆为例

■ 王 丽

随着信息网络技术的高速发展，电子档案归档管理中存在的问题也日益显现，本文以开滦档案馆为例，探讨现代档案管理如何加强电子档案归档管理的问题，即应选择科学的电子档案归档方式与途径，建立切实有效的电子档案归档管理体系，加强档案管理信息化建设。

近年来，办公自动化系统逐渐应用于各行各业，随着开滦集团公司OA办公自动化系统的投入应用，电子文档的管理与归档已成为档案工作的重点。2005年起，开滦集团档案馆及其下属单位先后投资162万元，与河北科怡科技公司合作，进行综合档案信息管理平台的建设，到2014年开滦直属区域和下属27个基层单位已实现了档案信息资源网上共享。

如此，电子档案将逐渐取代纸质档案成为开滦企业经营活动的重要工具和真实记录。而如何将电子档案进行安全、有效、科学的管理与归档成为我们档案管理者面临的一个亟待解决的课题。

一、电子档案归档管理中会出现的问题

现代档案管理中，电子档案具备众多优点，如网络传输可靠性、通用性，档案处理方式自动化等，并且不怕潮湿、强光、高温和虫害等，复制备份也非常容易，具有纸质档案不可比拟的优势，但是由于历史原因，加之电子档案自身的特殊性，我们在实际工作中发现电子档案也同样存在许多不可忽视的问题。

1、电子档案数据信息的安全性问题

准确性和稳定性是电子档案应当具备的重要属性，是电子档案之所以成为档案的必要条件。但是，电子档案的载体稳定性差、易损坏，实践证明，利用磁盘或其他存储介质进行数据备份并移交的方式容易造成数据丢失。

这里，数据丢失包括两方面的含义：第一，由于介质本身的遗失所造成的数据丢失，这种数据丢失通常会造成无法弥补的后果。第二，由于介质质量所导致的数据无法读取，如磁道损坏等，虽然这种数据丢失通常可以采用某些技术手段进行数据恢复，但介质破坏程度较为严重时也无法进行完全恢复。

为了防止数据丢失，我们档案管理人员通常需要制作多份备份盘进行归档，这样做不仅加大了工作量，而且增加了存储磁盘的数量，从而造成了存储空间的浪费。因此，选择简捷而安全的归档方式成为电子档案管理工作的一项重要任务。

2、电子档案归档管理体系的有效性问题

近年来，开滦综合档案信息管理平台建立后，关于电子档案的研究取得了不少成果，如《电子档案的集成管理与体系创新》曾获河北省煤炭行业企业管理现代化创新应用成果一等奖。然而，与理论发展相比，实践的进展却较为滞后。我们在指导基层时发现档案管理人员通常不知道如何对电子档案进行正确而有效地管理，存在“不想管”、“不会管”的疑虑，从而造成许多归档电子档案自生自灭和管理失控。

出现这种电子档案归档管理不力的原因两个方面，即缺少可操作性强和与电子档案归档管理相配套的制度，档案管理人员无法对电子档案归档进行有效的管理。所以，有效的电子档案归档管理需要建立有效的管理体系，这依赖于具有较强的可操作性及较强配套性的管理制度。

虽然，开滦档案管理遵循关于国家电子档案归档管理的法规及规范，如《电子档案归档与管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等，但是在根据这些宏观制度制定本单位制度的过程中未能依据本单位实际情况进行细化，而是复制国家级法律法规，从而致使一些档案管理制度在实际工作中未能发挥应有的作用。

另外，由于电子档案归档所涉及到的档案和档案管理在体制上分属两个体系，落实到基层单位也存在文和档管理制度不协调的问题，由此档案部门难以对电子档案的前端工作实际实行有效的控制。就开滦档案部门内部来说，电子档案归档管理制度、标准和规范也存在诸多不协调之处。

3、电子档案与纸质档案的共存性问题

开滦档案馆馆藏十分丰富，实施数字化扫描工作后，开滦系统电子档案数量为331130卷，602291件，439GB，占据了较大的比例，但其取代纸质档案仍有待时日。因此，电子档案和纸质档案将共存于档案管理体系中，两者不是对立的，而是相辅相成的，纸质档案弥补了电子档案在安全性方面的不足，可以作为真实稳定的档案备份进行管理，而电子档案则发挥其易于检索和易于传递等优势，适应飞速发展的信息技术的需要。

目前，在我国现行的档案管理体系中，通常根据电子档案和纸质档案的共存状态的不同，实行双轨制和双套制两种体制。双轨制的特点是电子档案和纸质档案同时产生且同时流转，如在办公自动化系统中执行发文流程，不仅需要在计算机系统中进行档案的编制和审批，还需要按照发文处理流程将纸质档案同时报送公文处理人员。而双套制的特点是，档案在归档之后以电子档案和纸质档案两种形式存在，如在办公自动化中的收文流程结束时，将接收的电子档案归档，同时将电子档案转化成纸质档案进行归档。

因此，双轨制和双套制如果配合使用，能够使电子档案和纸质档案相互结合，并建立相应的配套制度是进行电子档案归档管理的重要任务。

二、电子档案归档管理的建议

为了更科学、安全、合理和充分的利用电子档案以满足现代档案工作的需求，针对电子档案归档管理工作中存在的问题，我们应采取以下措施：

1、使电子档案以网络传输为主介质移交为辅，加强信息安全工作

电子档案是网络数字化信息技术的产物，但是电子档案的载体稳定性差，易损坏，因此简便而安全的归档方式是采用网络移交归档，并利用光盘存储。

第一，随着开滦各所属单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要档案被传输上网。而这些档案是各业务管理部门在工作中形成的，反映了企业职能活动的概况，也按照信息管理部门的统一要求进行了档案格式的统一规范，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，这是归档的重点。

第二，对于那些未上传到计算机信息管理网上却具有保存价值的电子档案，则应由电子档案形成部门编目整理并利用网络技术向档案部门移交归档，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子档案归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。

但是，无论利用何种途径进行电子档案归档，必须由电子档案形成单位按统一格式编目整理后再移交给档案部门，而非由档案部门自行从网上下载，借此保证电子档案形成部门对其数据的真实性、准确性负责。因此，选择网络传输作为主要的电子档案传输方式，辅以磁盘等电子介质的移交，是适应信息技术发展的需要。

需要注意的问题是，要加强对信息安全的重视，如介质安全、网络安全、应用系统安全等几个方面。对于具有一定保密级别的电子档案，应严禁其在开放性网络上载录交流并严格控制其访问与管理权限，且必要时可以对这些档案进行加密处理，并对密钥进行定期或随时的更换。

2、建立切实有效的电子档案的归档管理体系

第一，要制定电子档案与纸质档案的配套管理办法，这些方法应该涉及电子档案的归档范围、归档整理要求、电子档案备份要求、电子档案移交与保管、电子档案介质要求、电子档案的提供与利用和档案管理人员职责要求等方面，例如运用计算机进行公文处理、行政管理。

电子档案形成部门应及时将这些重要凭证性和依据性的电子档案制作备份，电子档案要与纸质档案形成一一对应关系，一个单位纸质档案与电子档案并存，两种载体的基本保管单位要标注互见号，纸质档案要标注电子档案的档号，而电子档案则标注纸质档案的档号，以便于利用。

第二，特别应当注意的是，电子档案管理体系构建中从电子档案的形成到归档跨越了多个部门，这些部门通过了电子计算机网络联成一个有机的整体，有时工作互相交错，职责界限难以区分清楚。所以，应当加强组织管理，由主要部门或负责人统一协调并指定专门机构或专人负责。

第三，与纸质档案相比，电子档案归档所涉及的问题更加广泛，仅靠档案部门很难独立完成，应采取电子档案形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。

电子档案形成部门应熟悉各项管理业务，了解电子档案的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权。档案部门应掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用。计算机与信息管理部门既是电子档案的形成单位又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子档案归档制度化和标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应当相互渗透、扬长避短，发挥各自的优势，在电子档案的归档中结成一体，共同形成质量过关的电子文档。

3、加强档案管理信息化建设

第一，随着信息网络化技术的进步，管理信息化已是现代档案管理事业发展的重要方向，如今，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案管理信息化已势在必行。档案管理信息化主要包括软硬件环境建设和人员培训两个主要方面，软硬件环境建设主要是指数字档案管理软件、办公自动化软件和系统运行环境以及网络环境的建设。笔者建议购买技术成熟、性能稳定、标准安全的软件产品或系统，或者组织自有的开发人员根据档案管理需求自行开发，且尽可能使各种软件在一个集成的、一体化的和安全的环境中运行。与此同时，应该进一步完善电子档案和计算机软硬件的保管设施和环境。

第二，人员培训主要是指应通过各种形式的培训，不断加强档案管理人员的业务素质，使其能够掌握档案管理的理论知识、政策法规以及与电子档案归档管理相关的计算机技术，并且能够因地制宜地制定和执行电子档案乃至档案管理规章，使档案管理工作逐渐适应新形势、新环境和新挑战。

（作者单位：开滦集团公司档案馆）