新医改下如何改进医院档案管理工作

文・杜莹莹 刘峰

新医改下如何改进医院档案管理工作

文・杜莹莹 刘峰

公立医院医药卫生体制改革是广大人民群众普遍关心的热点问题，也是国家为保障和改善民生提出的重大举措。新医改下医院档案管理工作是医院持续发展的重要保障，在整个医院管理工作中发挥着越来越大的作用。在新医改背景下医院应做好以下改进措施。

一、完善档案组织机构，建立自上而下的档案领导机制

随着档案工作在医院管理各方面发挥着越来越重要的作用，领导对档案的重视程度也日渐加强。改变领导对档案工作的管理理念成为首要工作。成立医院主要负责人任主任，各科室主要负责人为成员的档案管理工作委员会，搭建起主要领导负总责，分管领导亲自抓，档案人员具体管，各个科室同努力，纵向责任明、横向有人抓的管理网络。将档案工作纳入医院22个一级科室44个二级科室的职责范畴，实现了全员、全方位、全过程档案工作体系；纳入督查督办工作流程，将档案工作目标列为年度督办工作的重点事项。医院分管档案工作领导、办公室主任、专职档案人员、兼职档案人员均有清晰明确的职责且履职到位。

二、完善档案工作保障制度，与其它工作制度有机衔接

（一）将档案收集、整理、移交程序植入医院管理等各项具体业务工作流程，实现了档案工作与其他工作制度的有机衔接，为档案工作顺利开展提供了坚强保障。建立正负双向激励机制，实行岗位责任制，明确工作目标，出台淄博市精神卫生中心《档案工作奖励与责任追究制度》《档案工作考评办法》，全面形成了奖优罚劣的档案工作导向。

（二）完善档案管理各项规章制度。立足于档案的接收、移交、保管、鉴定、销毁和利用等12个环节的无缝衔接，健全完善了《档案保管制度》《档案保密制度》《档案鉴定和销毁制度》《档案借阅与利用制度》《档案数字化信息安全管理制度》等14项档案综合管理制度；建立健全了文书、科技、会计、专业、声像、照片、实物、人事、人物、图书资料、电子等11个门类的档案收集整理制度，切实构建起了从形成源头到整理归档，从保管利用到鉴定销毁全过程的档案制度体系。

（三）完善档案的收集、整理、归档和复核

一是严把“收集关”，即严明收集范围。严格按照文件材料分类方案和归档范围收集，既收集纸质载体，又收集照片、录音带、录像带、电子文件等具有保存价值的档案资料。严明收集时间。准确把握各类档案的形成规律，分门别类地明确收集时间，其中照片、声像类档案于活动结束后2个工作日内由责任部门整理后移交档案管理部门，实物、图书、人物、设备档案即时收集，基建档案于基建项目竣工后3个月内收集。严明收集纪律。运用事前提醒、事中跟进、事后督促等形式，确保应收尽收。

二是严把“归档关”。遵循“谁形成、谁收集、谁整理、谁归档”原则，明确“量、质、期、责”四点要务，严格执行11个门类的档案收集制度，《档案分类编号方案》《文件材料归档范围和保管期限表》，组织归档文件材料的整理、移交、编目工作，档案完整率和归档率均为100%。

三是严把“复核关”。实行档案管理员、办公室主任二级复核制，对移交档案资料的数量、类别、内容、签章、日期进行检查，确保了档案的收集齐全、归档合理、分类科学、排列有序、期限准确、封面合规。

三、完善档案信息化建设，实现文档一体化管理

现代信息社会日新月异，人们对各种时效性强、具有高价值的档案信息的需求量越来越大，对利用网络实现档案资源共享的要求越来越强，对档案工作服务信息化的要求也相应地越来越高，传统的档案管理模式及各业务环节已不断受到新的挑战。档案信息化建设纳入医院“十三五”信息化建设总体规划，用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，将档案管理信息平台融入OA办公自动化系统，文件在OA系统流转完毕，经归档预整理后转入档案管理系统归档、编目，提高了工作效率，实现了文档一体化，适应医院改革发展的需要。

高科技的广泛应用使档案载体发生了质的变化，过去以纸质为载体的档案较现在形成的以磁带、胶片、软盘、缩微品等为主要载体的档案，无论从载体材料，还是保护条件、管理方式等都是不可比拟的。多媒体、光盘等技术的应用，以及电子文件的出现，改变了档案管理的信息存储、传递和检索方式，有效满足了档案工作需要。

围绕文件材料收集、预整理、移交接收、整理归档、库房管理、档案查询等模块，建立了符合国家要求的电子档案管理系统。各兼职档案员对各类文件材料进行收集并预整理，将预整理后的文件材料移交档案管理员，档案管理员进行整理归档，整理归档后封号入库；库房管理模块，可查询库房内各年度各类入库档案的情况。

建立《非纸质载体档案资料抽查记录表》《非纸质载体定期备份情况表》，对室存的电子化文件实行硬盘、光盘异质备份，对OA办公系统数据、电子档案管理系统数据、内（外）网站数据的文书、专业、声像、照片、实物等档案执行即时硬盘异地备份，并建立了数据恢复机制，在服务器出现异常情况下，可即时实现异机系统搭建及数据恢复，确保了档案数字信息的安全完整。

四、完善档案安全保障设施，维护档案的完整

做好档案的安全保管工作，及时发现档案破损情况，并采取相应保护措施，对于延长档案的使用寿命具有十分重要的意义。随着科学技术的广泛应用，档案的保管条件逐步改善，我院严格按照“九防”要求，安装了高清红外线自动感应监控系统、烟感自动消防报警系统、温湿度电子监控系统、空调器等设备，配备了低压二氧化碳灭火器、消毒灭菌机、声像档案防磁柜、吸尘器、除湿机、防虫药品、遮光阻燃窗帘等设施，配置了计算机、复印机、高拍仪、扫描仪等办公设备。

建立《年度档案出入登记表》和《年度库房温湿度记录表》，库房温度控制在20℃左右，湿度控制在50%左右，记录完整规范，确保无安全隐患。

为预防、控制、消除突发事件对档案造成的危害，按照档案优先、预防为主、以人为本、分级负责的原则，制定出台了《档案灾害应急处理预案》，并组织全员培训和开展全体演练，切实提升了救灾抗灾能力和档案室的安全保障系数，最大限度地消除各种可能损坏档案的不利因素。

五、完善档案的查询借阅，提高档案利用效果

开发档案信息，搞好利用服务是医院档案管理工作的最终目的，也是做活档案工作的关键环节。严格借阅登记和利用效果反馈登记，编制档案利用效果实例汇编。制定《档案保密制度》《档案借阅与利用制度》等档案安全管理制度，建立《档案借阅登记表》《档案利用效果反馈登记表》，严格档案保管、借阅手续、审批程序，做好痕迹化记录，形象生动地体现了档案对医院管理的支撑和佐证价值。

全面推行网上查询、借阅，各科室可在档案管理信息平台实现远程利用，实现了档案信息资源共享。基于网上借阅查询快捷、高效的出发点，围绕借阅事由、查询方式、借阅期限等要素，设计了借阅申请、二级审批、借阅利用、效果反馈的网络借阅流程，经过工作实践，起到了良好成效，减少了实体档案的利用频率，保障了档案实体的安全完整。

总之，随着医药卫生体制改革的不断深化，档案管理工作要从观念上更新并采取有效措施，积极探索新医改背景下档案现代管理模式，通过有效措施的实施，使我院档案工作逐步实现制度化、规范化、科学化、信息化和人才化。通过利用档案为大众的心身健康提供更加优质的服务，同时为打造我市精神卫生服务行业典范做出更加积极的贡献。

（作者单位：淄博市精神卫生中心）