大数据环境下对医院档案管理的冷思考

刘　琦

平顶山市第一人民医院档案管理科,河南　平顶山　467000



大数据环境下对医院档案管理的冷思考

刘琦

平顶山市第一人民医院档案管理科,河南平顶山467000

摘要：大数据环境下，我国信息化水平不断提高，信息技术得到突飞猛进的发展，医院传统的档案管理已经不能满足医院的需求。如何利用现代信息技术，利用其改变医院传统的显得陈旧、滞后的档案管理模式，成为医院新的命题。

关键词：医院；档案管理；信息化时代；创新机制

随着我国改革开放的进程不断向前推进，国民经济不断发展，各种项目和工程的上马，医院的重要性越来越凸显，医院的工作飞速发展，医院的规模普遍得到扩大，医院的工程资料及其档案管理的工作也变得越来越繁重，重要性也越来越大。信息化背景下医院档案管理急需要新的创新机制，利用信息化开发出一套科学的医院档案管理系统。

一、医院传统档案管理

首先，传统的医院档案管理，因为本身档案较多，各个项目之间的档案需要分档，传统的档案归档内容十分复杂。各种资料有原始文件、图表、图纸等等众多资料，而且因为一般工程或者项目时间较长，资料需要反复的查阅和使用，累积的资料比较多，档案归档的步骤也相对会很复杂，所有的审批材料，施工备份，文档不仅仅数量多，种类也多，医院因为其规模扩大，工作量变大，库存的档案数据再利用传统的方法进行管理，不仅仅容易出现一些错误，还会造成工作人员的巨大压力，总体而言，时代发展，医院传统档案管理已经不能满足现在医院对档案管理的要求。

其次，时间跨度长，材料变更快，档案本身体现了医院的设计水平，许多项目建筑时间较长，时间块度较大，而需要归档的治疗不仅仅数量上很多，同时在施工阶段因为一些问题，可能会临时的对一些工程细节做出新的调整和设计，归档的资料需要翻阅和进行新材料的档案入库，传统的档案管理，主要是人工操作，这个过程将会浪费大量的时间和精力。一些项目变更情况，需要医院进行相应调整的，增加了档案管理归档工作的人力财力物力。

再次，档案用户的范围较广，设计档案记录着设计专业科学技术知识，医院这些档案有着航企的使用价值，设计档案有一定的适应性，存在资料共享和相互借鉴的可能，在工程设计。施工、完工阶段，及其后期进行新的项目扩建，这些资料都能够提供一定的依据，一些项目后期会有维保，同样这些资料也是可以使用的，因此医院的资料可能会反复频繁的再次使用和归档，传统的人工方式针对这种情况，有着很大的压力，浪费时间和相对应的项目资金，这对档案管理提出了新的要求。

二、大数据环境下医院档案管理的方向

首先是档案内容数字化，之前的档案包括图纸、图表、各种相关材料，内容很多且相对驳杂，档案的归类和存档工作量都比较大，信息技术的发展为档案管理提供了新的契机，把这些材料有文字的、图表的、纸质的编程数字化的，建立电子信息档案，把这些纸质的档案实现电子化，进行电子化的信息储存、归档。建立相关目录方便查询和再次调用，纸质的档案可以作为原始资料仓储起来，进行科学的保管，电子化的档案方便查阅，调集，同时可以打印出来，金少了工作人员的工作量，极大的提高医院资料管理的效率。

其次，管理手段由人工项计算机应用转变。传统的档案管理，人工分类、归档、储存，不仅仅对人本身提出了很高的要求，同时对于场地的要求也很高，劳动强度较大，但是工作的效率却很低，计算机应用技术利用与档案管理，实现了网上自动归档，相关资料更加容易共享，提高了工作效率，工程进展不会因为档案问题而增加不必要的成本。

再次，传统的医院管理工作，并不一定有专门的档案管理人员来进行管理，有的就是项目或者工程的相关负责人来进行档案的管理，着就让管理相对比较混乱，传统的档案管理人员的素质要求也不太高，主要由人工进行管理，效率的要求和能力的要求相对现代信息化管理没有那么高，但是计算机技术的应用，信息化管理体系的推广，对于管理人员的素质提出了新的要求，大量的资料需要管理人员对于档案管理有一定的专业知识，档案管理需要一定的保密性质，档案人员要指导相关的规定和法规，专业相关计算局操作，并能够在档案管理中不断学习，不断的完善其知识结构，满足信息化时代对于复合型人才的要求。档案人员要由以前的单一保管箱科学管理转变。

三、信息化背景下医院档案管理创新机制

(一)加强宣传，提高认识，增强社会整体的档案意识

加强医院内部的宣传，提高认识，构建科学的宣传机制，把宣传常态化，于此同时医院本身构建相关的宣传平台。重视档案管理工作，把档案管理脑如刀医院的全年工作计划中，充分调重各方面的力量，培养全体的档案意识，把档案管理和利用相结合。加强档案管理人员和档案使用人员之间的联系。

(二)努力推进档案管理的信息化和制度化建设

在档案管理中，要改变传统的档案管理模式，利用信息技术，管理由人工变为以信息化为主。加大计算机应用技术的应用和信息化体系的建立，大大降低了档案管理人员的工作量。建立电子信息档案，把这些纸质的档案实现电子化，进行电子化的信息储存、归档。建立相关目录方便查询和再次调用，纸质的档案可以作为原始资料仓储起来，进行科学的保管，电子化的档案方便查阅，调集，同时可以打印出来，金少了工作人员的工作量，极大的提高医院资料管理的效率。同时还要建立起科学的管理模式，实施整体化的管理。在相关项目任务下达支出就建立相关的编号，等到资料进行归档，迅速的通过计算机实现档案的录入。具体的档案部门根据其内容进行科学的分类，对这些资料进行分类处理，

形成完备、科学、易于查询的电子档案。同时要制定相关的标准，档案归档要严谨和准确，符合国家的相关要求程序，纸质的材料要保证其保存的质量，制相关对于纸质材料保存标准要严格制定，档案管理部门要严格按照其相关标准实施。硬件设施要完善，不仅仅是信息化管理体系的建立和计算机需要一定的运行速度，纸质的资料保护需要考虑防火、防盗、防潮等等各个方面，真正的做到资料的科学管理。

(三)要做好档案资源的整合利用及人才储备、服务质量的提高

整合档案信息，优化资料，对档案资料本身进行整合提炼，挖掘档案的各方面价值。和里的档案整合，可以分析出很多问题，如水利单位相关资料整合，可以完全变回一些基础的资料，为工程第一线的后期维保工作提供最基本的便利。不用再浪费大量的时间为一些小问题去早相关的资料。进行治疗的整合，可意识整个档案的信息价值出现不断的增值，现在大数据时代，数据的存在本身就是一种财务和资源，整合相关档案，档案慢慢由保管向利用方向转变，将档案本身变成一种可再利用的资源。

创新服务机制，档案的管理最终的目的还是为了服务，但是因为传统档案的低效率，提供服务有着很大的困难，现在信息化档案管理模式，需要我们的相关人员转变档案管理的思想，加强其服务理念。建立不同等级的数据库。最后，还应该加强人才的培养，提高管理人员的整体素质和个管理员的综合素质，满足新形势下对管理人员的要求。

四、结语

大数据环境下，我国信息化水平不断提高，信息技术得到突飞猛进的发展，医院传统的档案管理已经不能满足医院的需求。如何利用现代信息技术，利用其改变医院传统的显得陈旧、滞后的档案管理模式，成为医院新的命题。所以，大数据环境下的医院应该不断改变传统的档案管理模式，推进信息化的管理模式不断深入。

[参考文献]

[1]王爱平, 翁友伦. 浅析信息时代医院档案管理创新的基本策略[J]. 浙江万里学院学报, 2010, 23(3):64-66.

[2]路小玉. 新形势下档案管理工作创新机制探讨[J]. 档案天地, 2014(5):38-39.

中图分类号：R197.3

文献标识码：C

文章编号：1006-0049-(2016)06-0227-02