医院档案数字化建设的实践与思考

文·王俊寰

医院档案数字化建设的实践与思考

文·王俊寰

2014年，笔者所在医院根据《山东省档案工作科学化管理规范》《山东省数字档案室建设规程》等文件精神和相关要求，结合综合档案室实际情况，采取馆藏纸质档案整体外包给专业纸质档案数字化制作公司完成的形式，历时6个月时间，对医院综合档案室的档案进行了数字化处理，逐步建立起一套完整的医院数字档案管理系统。医院档案的数字化工作，无疑大大提高了档案资源的利用率和档案管理人员的工作效率，提升了档案管理的安全性，对保护原始档案也起到了积极作用，但在档案数字化系统的建设过程中发现了一些问题

一、档案数字化系统的建设过程中的问题

（一）数字化档案管理系统软件与医院现有办公管理软件不兼容

档案资料主要是医院各职能部门在日常业务、管理活动中形成的资料文件，但是由于医院现有办公自动化管理系统（OA系统）与档案管理系统未能有效的兼容，导致很多应该作为档案存档的电子档案资料无法直接由办公管理系统传递至档案管理系统进行归档保存，这不仅增加了中间不必要的处理环节，同时也制约了档案信息资料在两套系统之间的数据共享，大大影响档案的使用效率。

（二）档案数字化外包服务使档案安全存在隐患

档案数字化业务外包过程中存在各种风险，如档案实体和信息安全、外包人员频繁流动、外包质量能否达标等，这些风险均对档案安全和外包质量构成威胁。同时在数字化实践过程中出现的案卷标题拟写不够准确、图片扫描不够清晰、后期加工不够精细等问题，对档案信息化质量也会产生负面影响。

（三）档案数字化管理的安全影响因素增多

档案数字化管理系统虽然有很多优势，但是同传统的馆藏档案管理相比，出现了新的安全风险因素。例如电子档案资料文件对于存储硬件设备依赖较为严重，如果存储设备不稳定则会造成数据信息资料的丢失。此外，由于电子档案数字化体系中软件系统容易被木马或者是病毒破坏，造成数据文件丢失、损坏等问题的发生，等等。

（四）专业化管理人才相对缺乏

目前，大部分医院档案室在档案管理信息化人才队伍的建设培养上力度不够。在人才结构上，一方面档案管理人员自身力量弱，另一方面既具备专业的档案管理知识，又能够熟练掌握计算机应用基础知识、网络技术知识、现代管理技术的综合型人才更是缺乏。在档案管理人员配置上，没有规范的章程和标准，缺少专门的档案管理人员，甚至大部分是由从事其他工作的职工兼管。并且，大多数档案馆管理人员普遍存在年龄偏大、计算机操作不够熟练、对数字化档案馆的相关知识一知半解等问题。

二、解决上述问题的建议

（一）规范标准的建设档案数字化管理系统

首先，依托单位现有的信息管理系统，选择功能齐全、适用性强以及兼容性较好的专业软件设置档案管理系统软件，充分实现档案数字化管理系统与办公自动化系统的兼容，共建档案管理网络平台，以利于电子档案资料的共享、存档和使用。其次，对于档案数字化管理系统的设计或选择，应该综合分析档案专业管理要求、信息传递要求，完善功能设计以及系统模块设计。对于档案数字化管理系统模块的具体设计，应该涵盖档案资料文件管理、立卷管理、档案著录、档案利用、打印输出、系统设置等功能模块，同时对于档案资料的检索查询功能模块，应该提强将档案资料的发文号、文件名称、文件生成日期、发文单位及备注作为检索要素，同时设置权限界定，以便于为经过授权的检索使用者提供全面准确的服务。

（二）加强档案数字化外包过程中的“关键时刻”管理

一方面，加强档案室自身管理。档案数字化外包涉及到人员、安全、财物等方方面面的工作，档案馆应建立健全相应的规章制度和工作细则，同时加强监督检查，切实提高制度的执行力。要充分考虑档案数字化场所的环境安全，建设标准、规范、安全的工作场所，配备高效、实用的档案安全监控设备，使处于数字化状态各个阶段中的档案始终处于安全、可控、有利的环境中。另一方面，加强对外包公司的管理。明确外包业务工作职责和任务，用合同和制度进行约束。签订保密协议，制定保密工作条款，加强对外包人员的培训和指导。

（三）强化对于档案数字化管理体系的安全管理

由于档案数字化管理体系需要将大量的档案信息资料置于数据库以及网络共享平台之中，因此必须对档案资料的管理进行全面的安全防护。首先，对于重要的档案信息资料以及数据文件，应该进行多次备份处理，并置于不同的存储设备或者是数据库之中进行资料的保存。其次，对于档案数字化管理体系的网络环境应该进行净化处理，通过安装安全防护软件，并设置好防护墙的访问设置等措施，避免由于病毒或者是木马程序造成数据库的破坏。再次，对于涉及到单位机密或者是重要的科研资料，应该做好档案资料文件的加密处理，对这些资料采用专业的密钥技认证技术进行保密处理，同时在网络平台上严格设置访问权限，避免涉密资料泄密问题的发生。通过这些措施，确保档案数字化管理体系的安全可靠，为档案数字化管理体系建设提供良好的基础。

（四）加强档案管理人员队伍建设

一是定期开展专业技术培训，有目的有计划地选派管理人员去参加数字化专业技术的培训和研讨会，不断学习和掌握新技术、新技能。二是适时引进高素质的专业技术人才。馆员不仅具有档案馆学、情报学以及相关学科的专业知识，还需要掌握计算机技术、网络技术、通讯技术等相关知识。三是将数字化档案室建设纳入医院信息化建设的整体规划中。一个设施先进、数据资源丰富的档案室不仅可以更好地促进医院发展，更能为医院广大干部职工提供快捷、科学的档案服务，因此，要尽可能地创造条件，推进数字化档案室的发展和建设。

总之，档案的数字化建设是档案管理工作的必然趋势，但是其实现过程仍存在一些客观问题，只有立足单位工作实际，采取积极有效的措施，加强对档案数字化过程的监管，才能更好地完成档案数字化工作，确保档案信息的安全完整，切实提升档案管理水平。

（作者单位：济宁医学院附属医院）