浅谈民生档案的管理工作——以济阳县为例

文·冯玉静

浅谈民生档案的管理工作
——以济阳县为例

文·冯玉静

“民惟邦本， 本固邦宁”， 民生问题自古以来就是关系国家民族稳定和谐、经济社会繁荣昌盛的头等大事。档案工作作为维护史实、传承文明、服务社会的基础性工作， 关注民生、保障民生、解决民生问题应是档案部门义不容辞的职责。民生档案从内涵上来讲，是指机关、社会组织和个人形成的与人民群众利益直接相关的专门档案，是民生问题的原始记录和真实反映。从外延上看，民生档案是指教育、就业、分配、社会保障、医疗卫生、公共管理等民生领域中形成的各类涉民档案。随着经济社会的快速发展，群众对档案利用的需求日益增长，档案馆、档案室和有关部门保存的大量民生档案，已经成为破解社会矛盾、调处民间纠纷，保障人民群众合法利益的重要凭证。那么，在新的形势和条件下，如何做好民生档案工作，就成了摆在我们档案人面前的一个新课题。

一、济阳县民生档案工作的现状

（一）民生档案的建档工作扎实推进

县档案局按照“建档对象一个不漏、归档材料一份不少”的要求，加强对社会保障、新农合等民生领域建档工作的监管、指导和服务。目前，全县14%的村已达到全市新农村建设档案工作示范村，70%的村庄达到新农村建设档案工作规范化标准，村民档案、土地承包档案和计划生育档案的建档率达到100%，县民政局低保科、婚姻登记处、县农医办均建立了综合档案室，新型农村医疗合作保险参保对象建立了完整的档案。

（二）民生档案资源建设和整合力度不断加大

近年来，我县档案部门本着“以人为本”的服务理念，加大对婚姻、人事、土地等与人民群众生活密切相关的档案资源的收集力度，不断提高馆藏民生档案的比重。据统计，截至2014年底，县档案馆已接收婚姻档案735卷、婚姻证明9382件；接收人事档案1364卷。实现了多种民生档案资源的整合和共享。

（三）民生档案资源开发利用工作取得明显成效

随着经济社会的发展，个人利用已经成为档案馆利用者的主体，越来越多的普通百姓开始走进档案馆。2014年，我县档案馆共接待查档者1570人次、利用档案3685卷次，其中公民个人利用档案达到了1235人次、2895卷次，占总利用人次的78.6%。由此可见，民生档案的建立、保存和利用，对保障人民群众的切身利益有着举足轻重的作用。

二、济阳县的民生档案工作存在的问题

（一）部分单位对民生档案工作还不够重视

一些部门对民生档案工作的重要性认识不足，认为这是“软任务”拖得起；有的单位领导档案意识淡薄，让档案工作处于无序管理、自生自灭状态；有的部门把档案看作是垄断资源，既不依法向国家档案馆移交，也不向社会提供利用，等等。

（二）档案行政管理部门对民生档案工作监管难度大

县档案局作为档案工作的主管部门，对民生档案工作负有监督、指导的责任。但是由于民生档案工作牵涉人事、劳动保障、民政、教育、卫生、城建、林业、国土等多个职能部门，与镇、行政村和社区等大量基层组织密切相关，任务重、头绪多、工作量大，人手紧张的档案部门常常感到力不从心。另外，在民生档案工作中由于牵头管理部门不明确、部门间协调不配合等问题，也造成了档案部门难以有效地对此参与和监管。

（三）民生档案资源的管理存在安全隐患

一是县档案局（馆）现有的库房均建于上世纪80年代初，库房面积过小，库容量已近饱和，无法满足更多民生档案的接收进馆需要。二是库房设计不够合理，保管条件达不到防潮防霉、防虫防热等方面的要求，导致部分档案已出现纸张发黄变脆、字迹模糊褪色等现象。三是社保中心、医保中心、农村新型合作医疗办公室等单位多数没有综合性档案室，每年新增的档案只能分散保存在各个业务部门或个人手中，给民生档案的安全留下了很大的隐患。

（四）民生档案的社会共享度不高

社会保险、社会救助、最低保障、再就业等民生档案与群众日常生产生活密切相关，利用比较频繁，然而这些领域的档案工作才刚刚起步，档案管理和利用服务手段比较落后，档案信息社会共享度不高，难以满足群众的利用需求。土地、房产、公证等档案与各职能部门的业务工作密切相关，导致这部分档案大多分散保存于相关部门，难以集中统一管理并向公众开放，给档案利用造成极大不便。

三、做好民生档案工作的基本原则

（一）坚持保管与利用相结合

档案部门必须一手抓收集、管理，一手抓开发、利用。要重点加强婚姻登记、复员退伍军人、独生子女等民生领域的建档工作，着力规范村务公开档案、村民档案、流动人口档案、低收入家庭档案、特殊和困难人群档案、城市拆迁档案等的管理。同时，要深化档案信息资源的开发和利用，围绕关系人民群众切身利益的重大专题，开展档案信息的深度加工和专题编研工作，建立直接服务公众的重要专题数据库和档案编研产品。

（二）坚持城市与农村相结合

一方面要加强和规范城市街道、社区档案室建设，并以此为依托，建立健全城市低保户档案、“零就业”家庭档案、住房困难家庭档案、残疾人档案等民生档案，使之成为保管和利用城市民生档案的基础平台。另一方面要加强和规范镇（街道）、行政村档案室建设，进一步推进行政村档案室规范化建设，重点抓好村民档案、流动人口档案、土地确权、村务公开和民主管理档案等民生热点领域建档工作，使之成为保管和利用农村民生档案的基础平台，真正让关系群众利益的事都有档可查、有据可依、有证可凭。

（三）坚持继承与创新相结合

在长期的实践中，档案管理工作形成了一套行之有效的方式方法，需要继续予以重视和运用，但随着现代科学技术的发展，信息网络化、档案数字化正日益改变着传统的管理模式和方式。必须坚持在继承中创新、在创新中提高。档案部门要积极适应时代发展要求，有序推进数字档案馆工程，优先完成民生档案数字化任务，逐步建立起区域性、多层次、分布式、规范化的各类民生档案数据库群，并通过各类信息网络平台实现民生档案信息资源共享。

四、做好民生档案工作的主要举措

（一）加强领导，形成齐抓共管的民生档案工作格局

民生档案工作与民生问题一样，错综复杂，涉及面广，做好民生档案工作既是一项长期性的基础工作，又是一项综合性的系统工程，需要各方面的支持配合，合力推进。各级党委、政府要加强对民生档案工作的领导和统筹协调，切实把民生档案工作列入议事日程，纳入民生工作的计划和考核内容。劳动保障、民政、卫生、教育、移民等部门，作为民生档案的主要形成和使用单位，要做到认识到位、重点突出、明确责任，依法科学管理，确保民生档案的安全，促进民生档案的利用。档案行政管理部门应本着以保障和改善民生为重点的社会建设和管理工作开展到哪里，民生档案工作就延伸到那里的原则，积极关注民生工作的热点，依法加强对民生档案工作的监督、指导和检查，通过组织培训、上门指导、执法检查等形式，使民生档案工作健康、持续、稳步地发展。同时，要积极通过新闻媒体、网站、信息和简报等手段，开展多层次、多形式、多渠道的宣传，普及民生档案知识，提高各级领导和有关部门对民生档案工作重要性和必要性的认识，形成人人关注民生档案工作、自觉做好民生档案工作的良好氛围。

（二）强化监管，推进民生档案管理向纵深发展

要使民生档案管理工作有个良好的开端，健康的发展，档案及各有关职能部门要切实承担起历史赋予的责任，加强行业监管，主动提供服务。在具体工作中，要做到“三个超前”。一要超前控制。民生档案不仅信息面广、利用频率高，而且价值系数大，群众特别关注，各职能部门对该收集、应收集的民生档案要做到建档对象一个不漏，建档资料齐全完整。档案行政管理部门要以实施国家档案局8 号令为契机，会同有关专业主管部门共同研究，联合制订各专业领域档案管理办法，将各类民生档案的管理纳入到档案基础业务建设范畴，争取早日建立起比较完备的民生档案管理制度。二要超前监管。要通过法律的、行政的、经济的手段，规范管好、用好民生档案并确保这些重要信息的长期安全、永久可靠。要通过不间断的开展专项执法检查和依法监管工作，增强各部门依法管理民生档案的意识，及时发现和改正民生档案工作中存在的问题，确保民生档案的安全保管和有效利用，推动民生档案工作步入法制化轨道。三要超前服务。档案管理部门和档案工作者在民生档案工作中要发挥主力军作用，不仅要积极主动地为各级领导当好参谋、谋划方案，而且要将业务培训与具体指导结合起来，通过档案目标管理认定、档案年检、考核或示范档案室创建活动等多种形式，帮助、督促各单位提高民生档案业务水平，做好民生档案管理工作，扎实推进各相关单位民生档案管理的规范化、制度化和现代化建设。

（三）注重整合，提高区域民生档案资源的共享度

丰富民生档案信息资源是做好民生档案工作的关键。县档案馆作为保存党委政府重要档案的基地，应在收藏民生档案资源方面发挥主渠道作用，不断拓展档案资源新领域。要积极调整馆藏收集范围，切实加强婚姻登记、山林定权、土地、社会保障等与老百姓利益密切相关的档案的收集，加强民间保存的档案、记录普通百姓生活工作状况的档案资料的收集，使档案馆真正成为既保存政府信息，又保存社会公众信息的综合档案馆。要本着“先用先整、突出重点”的原则，深入挖掘现有馆藏各类民生档案资源，加快馆藏民生档案整理、审查及开放步伐，使所有民生相关档案能够更快地提供给广大人民群众利用。特别是针对当前县档案馆库容过小、保管硬件落后的现状，要采取切实有效的应对措施。一方面，要通过加大馆藏档案统计、鉴定和销毁工作力度，尽量腾出空间，在确保安全的前提下让更多贵重的档案及时进馆保存。另一方面，对一些利用率较高，但难以提前移交进馆的民生档案资源，要通过电子文件在线接收、全文数字化、目录移交等方式， 掌握数量，整合本区域各类涉及民生的现行文件和档案信息。同时，要逐步将档案局的综合管理系统作为本县民生档案的数据平台，将不同行业、部门的相关民生档案信息进行集中整合，实现民生档案信息资源共享。

（四）创新手段，充分发挥民生档案的信息服务功能

利用档案为百姓、为民生服务是档案工作的宗旨和目标。县档案馆要坚持以民生需求为导向，采取开放服务、咨询服务、网络服务等多种方式，努力向社会大众提供档案信息资源服务。一是要深化档案信息资源的开发和利用。通过开发关系人民群众切身利益的重要档案编研产品，打造面向民众的展览精品，组织开展家庭建档、地契展等活动，使普通百姓在利用档案维权的同时，又能充分享受到档案文化的独特魅力。二是要加强档案信息开发的“内外”合作。县档案馆要积极通过与其他单位合作开发，进一步密切档案工作与社会各方面的关系，逐步解决当前馆藏档案信息内容不够丰富、开发力量不足、经费紧张和档案信息开发利用水平不高等方面的问题。同时，通过合作，使档案工作更好地贴近社会，融入社会、服务大众，创造出更好的社会效益和经济效益。

（作者单位：济阳县档案局）