关于威海市专业技术人员档案管理工作的思考

文·王君秋

关于威海市专业技术人员档案管理工作的思考

文·王君秋

专业技术人员档案是指在职称评聘工作中形成的，以个人为单位集中保存起来的文字、表格、照片、数字资料。当前，我国正处在企事业单位转制、重构、重组以及转型等新的变革中，经常出现大量的人员调整，而专业技术人员档案资料就是保证此项工作可以高效、有序、协调运行的重要基础。威海自建市以来，专业技术人员已经接近24万人，具有专业技术职务资格的就有13万人之多。因此，规范威海市专业技术人员档案管理工作，加强档案管理人员素质和业务培养，吸纳现代化管理技术，对于推动相关单位的核心竞争力具有十分重要的意义。

一、专业技术人员档案形成的特点

（一）专业性

专业技术人员档案集中反映了各系列专业技术人员的学历、业务、成果、论著、学术活动以及接受继续教育等各种业务活动，是专业技术人员业务水平和工作成绩的综合体现。因此，专业技术人员档案具有极显著的专业性，必须以在业务活动中自然形成的文件材料为前提进行收集整理。

（二）个体性

专业技术人员档案记录着每个具有专业技术职称人员，从分配定级到初、中、高级专业技术职称评定晋升，中间历次业务进修学习及学术论文发表、业务成果研究等各项活动的真实情况，体现着个人业务水平提高的过程，具有较强的个体性。因此，必须以个人为单位进行保管利用。

（三）动态性

专业技术人员档案是一个不断变化的有机体，它伴随专业技术人员职称晋升、业务考核、进修学习、科研活动的开展而不断增加，是个人工作经历、业务能力、科研水平逐渐变化发展的缩影，极具动态性。因此，必须按照专业技术人员的成长而不断丰富完善。

二、专业技术人员档案的作用

（一）在日常管理工作中的重要作用

对企业事业单位职工个人而言，专业技术人员档案是员工办理工资调整、晋升职称申报工作的凭证资料，是缴纳养老保险金、失业保险金、办理大病医疗统筹、计算退休年限的证明材料。比如，从事有毒、有害工作的员工，可根据其档案中的工作年限推算其提前退休的年龄。再如，一些建筑企业在审核资质时，审核部门往往要求提供职称评审表以佐证其职称资格的真伪。

（二）在选拔任用干部时的重要作用

专业技术人员档案可以详细地反映每个人的学习经历、工作经历、思想品德、业绩表现、专长爱好等情况，是体现个人工作业绩、专业技能等信息的有效资料。单位在考察任用干部时，可以依据专业技术人员档案提供的信息，准确分析专业技术人员的整体状况，并从中挑选出优秀的、适宜的人才。因此，建立完整真实的专业技术人员档案，直接关系到干部选拔任用的正确性，关系到部门生存发展的长久性。

（三）在部门文化传承中的重要作用

专业技术人员为部门的发展和科研的进步做出了重要贡献，其档案真实地记录了他一生的研究成果，是部门文化财富的重要组成部分。党的十八大报告指出，要“建设优秀传统文化传承体系，弘扬中华优秀传统文化”。作为部门来说，“加强对优秀传统文化思想价值的挖掘和阐发，维护民族文化基本元素。”也是自己的要务之一。因此，深入挖掘专业技术人员档案中的文化元素，使之传播、弘扬，对部门文化的传承也具有重要意义。

三、专业技术人员档案管理工作中存在的问题

（一）专业技术人员档案管理意识不强，重视不够

长期以来，一些人对专业技术人员档案管理工作缺乏了解，忽视对专业技术人员档案的管理，让专业技术人员档案时常处于无专人管理的状态，致使许多个人资料收集不全，归档零乱，给查阅和使用带来了极大的不便。比如，日常工作中经常遇到专业技术人员在办理聘任手续或者查询证书真伪时候，查不到任职文件、评审表或评审简表等资料，导致工资无法及时兑现，或因查阅时间比较长而耽误整体工作的进度。

（二）缺少专业的专业技术人员档案管理人才

首先，由于新老工作人员更替、机构科室重组等原因，经常造成专业技术人员档案管理岗位变动，而接任的管理人员多没有经过专业的档案知识培训，不具备档案学、档案管理学以及档案著录、标引、检索、修裱的专业知识和基本技能，对档案材料的收集、管理、归档、装订等业务也不甚了解，就只能满足于将相应材料装入档案盒中，严重影响了档案管理工作的整体水平。其次，有许多档案管理人员缺乏对档案管理工作的系统规划，往往是走一步看一步，也深深影响着专业技术人员档案管理工作的开展。

（三）专业技术人员档案管理信息化程度有待提高

目前，威海市专业技术人员档案的存储介质多为纸质，很少形成电子文档。由于纸质档案容易破损和变质，不仅提高了档案管理的成本，也使查阅过程繁琐复杂。因此，随着计算机技术的普及和应用，档案信息化建设也要跟进融入，以适应工作发展的需要。威海市在2012年集中时间、人力、物力，将1995－2011年以来所有的职称评审档案录入微机，并将1988－1994年职称评审资格数据和所有通过考试取得职称资格数据进行归并整合，形成完整专业技术人员职称数据库，之后每年递增新数据，实现了职称纸制档案电子化。但是由于有网络黑客攻击影响，在职称档案信息查询功能、统计功能及其他应用功能上没有实现职称信息网络化，职称管理科学化进程也被迫搁置。

四、加强专业技术人员档案管理的几点思考

（一）加大投入力度，加强专业技术人员档案的管理意识

专业技术人员档案管理是一项政策性、系统性、科学性、专业性较强的工作，在每一个相关单位中，都需要领导与其他部门的重视、支持和配合，这是专业技术人员档案管理工作更好的服务于本单位的重要前提。同时，给予专业技术人员档案管理部门相应的人力、物力、财力等方面的支持，也是推动专业技术人员档案信息化的进程，提高专业技术人员档案管理工作水平的重要保证。

（二）完善工作制度，提升专业技术人员档案的管理水平

专业技术职务评审中心应加强与专业技术人员所在单位的联系，督促做好专业技术人员档案材料的收集、整理、归档工作，并不断充实完善档案内容。对收集的材料，必须经过认真的鉴别。在档案整理过程中，要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造专业技术人员档案材料。需经单位盖章或本人签字的，签字盖章后方能归入档案。专业技术职务评审中心掌握着全市的专业技术人员职称档案，应按照有关规定，建立健全专业技术人员档案查阅、借阅工作制度和注意事项，提高档案管理和服务水平。

（三）完善基础资料，推进专业技术人员档案的信息化建设

要认真做好专业技术人员数据库的信息采集、整合及功能开发工作。通过职称评审资格数据和所有通过考试取得职称资格数据的归并整合，建立全市收录信息量最大、内容最全、种类最多的专业技术人员职称信息管理数据库，并联合市信息中心编辑开发数据库软件的查询功能、统计功能及其他应用功能，实现专业技术人员档案电子化，加快信息一体化进程。

（作者单位：威海市人力资源和社会保障局）