血站工作中档案管理的重要性研究

文/张沁霞

血站工作中档案管理的重要性研究

文/张沁霞

由于我国无偿献血事业的不断发展，血站在采供血工作中所形成的档案资料也越来越重要，无论是在维权方面、服务方面，还是在开展无偿献血工作方面，血站档案都起到了重要的查考凭据。但由于现阶段血站工作中档案管理所存在的问题，使之不能有效地发挥其作用。血站应完善档案管理网络、健全档案制度与检查制度、保证档案资料管理的信息化，从而为无偿献血工作、临床用血安全带来准确依据。

血站工作；档案管理；重要性

血站各个方面的工作，包括业务管理、基础建设、设备管理、财会管理、党政行政管理以及科研等，均是通过文字的方式来表达，有法可依，有据可循，以此创建了血站档案。［1］血站档案是对血站各项工作的真实记载，既记载着血站的过去，也记载着血站的现在。本文主要针对血站工作中档案管理的重要性进行研究。

一、血站档案的重要性

（一）维权的重要依据

血站档案作为血站维权的重要依据，应当具备原始性、准确性、独一性以及无法更改性，完善的档案管理系统则属于献血者、血液质量情况以及血液检测的真实依据。血站的记录指的是在采血与供血操作期间出现的工作内容的准确原始记录，不仅能反映献血者的个人信息，能够凭借来源追溯到去向，而且还是每袋血液通过检测为安全、制备以及保存过程达到相关指标的证明。对血液自采集至提供临床应用期间的相关文件资料予以检查，能够保证血液质量是否合适应用，因此当涉及到采供血活动的医疗纠纷时，血站工作的档案记录是有效证明自己严格依法执业，采供血过程无差错的关键依据。

（二）社会服务的重要参考资料

档案的原始性、真实性和完整性，可使血站能更好地为临床医疗机构和患者服务，为保障突发事件的用血提供有力支持。例如：当发生交通事故，稀有血型患者需紧急输血时，可以从献血者档案中迅速查找到合格且方便就近采血的供血者，以保证最短时间内向患者供血，从而赢得宝贵的抢救时间。因此，采供血机构的相关数据、观测值等应在形成时就被记录下来，并保证其清晰可信、完整实用。

（三）无偿献血工作的查考凭据

借助血站采供血档案，血站可积极创造条件发展一支固定的无偿献血者队伍，定期为其体检，定期参加无偿献血，让其积极参加到无偿献血宣传当中，亲身为献血者讲解无偿献血知识，发展更多的无偿献血队伍。

二、血站档案管理现存问题

（一）血站档案资料过于分散

血站档案资料主要是通过血液的采集、检验、分离以及储存运输等过程形成的，档案记录种类繁多、量大，主要有献血者的个人信息、体检记录、采血情况记录、健康征询、血液初检、血液入库、复检记录以及血液保存记录等。这些记录会因为无偿献血工作的实施以及临床用血量和成分血品种的增加，使得采供血工作标准逐渐提高。每一份血液或是血液成分都要通过多个部门，流动速度快，工作流程增加，很难自然产生某位献血者的系统性档案，因此血站工作的档案资料具有分散性以及利用频繁等特性，所以必须对档案资料予以及时归档，对于定时检查的标准也随之变高。［2］

（二）缺失法律意识

血站档案管理人员法律意识不强，忽视专业操作，没有及时地、完整地对相关信息进行记录。有部分工作人员在采供血工作中，不明白需要做什么以及应该做什么，没有详细完整地开展记录工作，对于资料的保护缺乏相关意识。比如，对于记录语言不够详细、任意修改涂抹以及遗漏重要信息的记录等，事后补充记载或是提前记录等情况较为严重。

（三）没有健全的规范标准

由于血站工作的特殊性，使得血站工作档案记录也具备独特性，因为国家行政目前对于血站工作的记录仍然没有统一的规范标准，导致血站对记录的书写、范围、收集整理、质控以及归档等工作，无法实现标准化以及规范化的目标。

（四）没有完善的归档管理制度与体系

大部分血站的记录档案都是由行政或是业务人员监管，这些工作人员缺乏完备的档案管理知识，因此进行归档时，对于整理立卷难以准确记录，使得档案记录的准确度与完整性受到影响［3］。此外，多数血站的记录档案是在年末进行一次性清理上交，很容易使得记录档案在归档前分散保管而遗失，并且还会因集中交档时工作量巨大，导致记录档案的分类立卷质量降低，还会发生档案记录漏交等情况。

三、加强血站工作档案管理的办法

（一）强化领导，完善档案管理网络

为了保证血站工作的档案管理愈发科学化与规范化，血站领导应当把档案管理加入到领导班子的议事日程，构建有效的血站档案管理网络［4］，设定档案管理领导小组，推出一系列管理制度与措施；重视档案管理在采供血工作中的重要性，给相关部门与科室制定明确的标准。相关业务科室应当分配分管档案工作负责人，主要是负责所在科室的整理、收集、立卷以及移交等工作。定期组织档案管理工作人员对档案管理工作的基本知识与标准进行学习。达到人人重视的目标，保障档案的完善归档，进行安全管理。

（二）健全档案制度与检查制度

血站要对档案记录相关工作制定有关制度与规定，包括书写规范标准、记录质量检查标准以及自查、互查、质控抽查制度等［5］。于工作业绩以及质量的评价体系中纳入档案记录的质量管理，保证档案资料的及时性、准确性、完整性以及真实性。此外，在实施采供血工作质控监督时，应当加强控制记录档案的产生过程。每个科室要注重档案资料的每个环节，包括整理、收集以及归档等，通过质量管理部门与血站工作管理部门协同设定分别依据目录进行清点，不仅对记录质量有所保障，还能有效避免漏交与少交的出现。在保障血站工作的前提下，尽可能减少档案资料形成至移交归档的时间，以免档案资料在相关部门分散保管时缺损遗失，保障档案资料的完整度。

（三）保证血站工作档案资料的信息化管理

为了提升档案管理工作水平，让业务档案资料在血站管理中发挥有效作用，需要依靠血站计算机信息化以及网络化管理的特性，重视电子档案的管理应用，使其能更好地应用档案信息，以此提升档案自动化与信息化的管理水平，保证为血站采供血工作与相关管理提供更为有效的服务。［6］

（责任编辑：杨秋梅 ）

［1］ 蔡新华，唐荣才，项汉城等.从输血医疗纠纷案件中的举证责任倒置看血站业务档案管理的重要性［J］.临床输血与检验，2011，（13）

［2］ 王丽杰.血站档案管理的探讨与研究［J］.管理观察，2012，（11）.

［3］ 朱向辉，陈新歌.档案管理在血站工作中的重要性［J］.价值工程，2011，（30）.

［4］ 高宁.加强血站业务档案管理的重要性及完善措施［J］.中文信息，2014，（19）.

［5］ 王彦梅，范军丽.浅谈血站血供科档案管理的重要性及管理措施［J］.按摩与康复医学，2011，（2）.

［6］ 孙伟，闫向前.浅谈加强血站业务档案管理的重要性［J］.办公室业务，2013，（14）.

Significance of Archival Management in the Blood Banks

Zhang Qin-Xia

G273.5

A

1005-9652（2016）02-0096-02

张沁霞（1979—），女，山西晋城人，晋城市中心血站馆员。