医院档案管理工作中存在的问题及对策

王 方

义（均P＜0.05），见表1。

表1　PDCA管理前后药物错配率比较[例(‰0)]

3　讨论

中药调配环节较为复杂，极易导致调配差错发生。不管哪一个环节出错，都会影响患者用药的安全性。降低中药调配差错率，对确保用药安全具有重要意义[4-5]。传统管理方式常会存在管理不到位，难以有效对差错率进行控制。PDCA是一种新型的管理方案，实用性强，在管理中可起到明显效果[6]。实践证明，PDCA管理模式在医院管理中具有较高的适应性，针对药房处方调配差错情况，采取PACD管理从差错源头进行梳理，贯彻改革方案，可明显提高药师的工作责任心及严谨性，降低处方调配差错率。

索慧荣等[7]对门诊药房管理采取传统管理与PDCA管理，结果显示，实施PDCA管理后处方调配差错率呈逐渐下降趋势，而传统管理可能存在反弹，无法起到持续控制用药差错的效果。还学者研究[8]，分别在两个时间段对药房实施传统管理及PDCA管理方案，对两种方案降低药房工作差错情况进行观察。结果显示，实施PDCA管理后可将差错降低至0，明显优于传统管理模式；经长期观察发现，传统管理模式实施后，6个月后差错率上升，而PDCA管理模式无明显变化。PDCA为循环管理模式，可持续发现存在的问题，持续管理，为无限的循环模式，不仅可以有效保障管理的持续性，还能调动工作人员的积极性，促进管理方案的贯彻落实。

本研究结果显示，实施PDCA管理后药物缺失、药物剂量差错、药物错配率均明显低于管理前，提示中药调配时采取PDCA管理具有明显效果。医院针对药物调配差错发生原因制订对策，实施常态化管理模式，促使工作人员长期执行，具有持续降低差错作用。定期总结与修改，可将药物调配差错率降至最低。

综合上述，在中药调配中使用PDCA管理方法，能有效控制药物调配差错率，长期执行，对提高用药安全性、加强中药调配质量具有重要价值。

参考文献

[8] 杨艺珺,潘秋霞.使用PDCA循环提高门诊处方合格率[J].浙江临床医学,2011,13(11):1319-1320.

[7] 索慧荣,王国栋,雷铭德,等.PDCA循环法在麻精药品处方规范化管理中的应用[J].中国药物经济学,2014,9(z2):52-53.

[6] 童洁琼.以PDCA循环模式管理门诊处方质量的体会[J].海峡药学,2012,24(11):281-282.

[5] 沈志华.PDCA循环法在降低门诊药房处方调配差错率中的应用[J].中医药管理杂志,2011,19(6):560-561.

[4] 舒永全,杜姗,肖洪涛,等.PDCA循环提高急诊处方合格率成效初探[J].医药前沿,2014,28(25):30-31.

[3] 尤君芬,王茹稼.应用PDCA循环管理,降低门诊处方调剂差错率[J].海峡药学,2012,24(3):261-262.

[2] 周波波.PDCA循环管理方法在门诊药房用药错误监测中的应用[J].医药导报,2011,30(12):1677-1678.

[1] 李巧.口服降糖药门诊处方点评结合PDCA循环管理实践[J].医药导报,2014,26(11):1462-1464.

医院档案管理工作中存在的问题及对策

王 方

【摘要】医院档案是目前医院最常用的资料存储方式，也是属于医院的一种无形的资产，是一种见证了医院发展的记录，可以通过对其分析，找出医院存在的问题，从而根据问题拟定出有针对性的处理对策，提升医院的服务质量。

【关键词】医院档案；管理工作；问题；对策

【中图分类号】R197.323.1

【文献标志码】A

【文章编号】1673-5846(2015)10-0188-03

湖北省孝感市中心医院，湖北孝感 432000

医院档案是医院内的重要资料，有重要的参考和利用价值，但目前档案管理工作尚存在多方面的不足，影响档案管理工作的进行。因此，需对现存问题进行详细分析，并提出对策，以便档案管理工作得到发展[1]。

1　医院档案管理存在的问题

1.1 档案不齐全、内容不规范 档案收集的不够齐全，档案工作者对医院档案的理解认识不够，不了解收集档案的重要性，因此许多档案长期堆放，并未给予及时的整理归档。目前，大部分医院并未设立综合性档案室，科技档案、文书档案均由行政办公室负责，会计档案由财务部门负责，人事档案由人事部门负责，病历档案由病案室负责，导致文书档案无法收集全，各部门为了顺利完成工作，不按

照规定将文书档案移交及归档，因此对于档案的查找非常困难。根据有关规定，各地各级的卫生系统医院内的医疗档案均应根据内科、外科、妇科以及儿科等类型进行明确划分，且根据病种的不同分类管理。但目前为止，我国许多医院的档案管理中仍存在病种分类不明确的情况，管理十分松散，使得查阅困难，档案难以利用[2]。

1.2 不重视医院档案管理工作 目前，我国普遍存在各地各级的医疗卫生系统对医院档案管理并不重视的情况，甚至认为档案管理科室只是医院管理的一个附属部门，并不了解档案管理对医疗诊疗的意义。许多医疗管理人员不重视医疗档案的管理，“重经营、轻档案”使档案的利用率较低，档案借阅手续不齐全，导致在工作中存在交接纰漏。而且很多医院目前没有阅档室，档案只能存放在库房内，需要借阅时只能借走或无地方可以阅读。档案管理人员大多数是兼职人员，无法严格遵照规章制度进行管理，从而造成了借阅手续不齐全，借阅后没有规定的归还日期，档案借出后，归还均靠借阅者的责任心。

1.3 医院管理人员不稳定、业务水平不高 目前，医院只重视医疗质量，很少对医院档案管理进行经济投资，因此档案管理人员基本都是临时编制，人员变动频繁，无法很好地管理[3]。在人员变动时，对于工作交涉没有强制性的约束，没有正确的交接流程，因此档案经常在交接时丢失。且最重要的是，医院一般只重视对临床科室医疗人员和护理人员的教育培训，对档案人员的专业技能培训并不重视，令许多档案管理人员没能系统地掌握档案管理工作要求，甚至不了解档案管理的重要性，认为其轻松简单，使医疗档案的管理工作一直处于落后的管理模式中，缺乏系统科学的管理，无法发挥其作用。

1.4 档案室设备差 档案室的环境较差，计算机等现代管理手段使用率低，硬件设备不足，常因没有控制好室内温度或湿度，造成文书档案毁坏。许多医院由于用房紧张，导致档案管理室的占用面积不断缩小，与档案的增加形成了鲜明的对比，使档案的归档、保存、管理和查阅工作难以有效进行，许多有研究价值的病例也因此被埋没，无法发挥其研究作用。

2　针对医院档案管理工作问题的对策

2.1 档案管理需引起重视和支持 医院档案管理需引起重视。要改变医院档案管理的现状，首先应获得足够的重视和支持。可将医院档案管理视为具有实际价值的资源对待，而不是仅作为陈列的资料。档案搜集方面应更加积极主动，采用开放式管理，充分利用医院档案的价值，如用于学术研究、信息交流等，同时使其创造确切的经济、社会效益[4]。加大档案开发工作，并做好大力宣传，引起领导的重视，并请求足够的支持，将档案管理工作作为重要内容提上日程。由于许多医疗管理人员对《档案法》的认知不足，对档案的法制观念淡漠，使患者隐私情况的泄漏层出不穷。因此，各级医疗机构应对院内的相关部人员进行思想品德教育，使员工意识到《档案法》的重要性，医院实现规范化、制度化以及法制化的管理，更好地支持和完善档案管理工作。

2.2 档案管理制度的创新 档案管理工作内容繁多且复杂，因此有序的档案管理制度是必不可少的，优秀的档案管理制度应符合医院实际情况，建立完善的归档-保存-整理-开发利用等制度，做好每一环节的工作。同时对医疗档案进行统一管理，建立健全医疗档案库，使档案室成为独立的科室，并严格按照不同病区和病种来进行管理，确保医疗人员搜索档案信息时可以快速准确地找到所需档案，提高档案的利用率，充分发挥档案的作用，为临床诊断提供参考。医院应建立由职工代表、工会以及相关人员组成检查小组，定期对档案进行检查，核查档案的内容是否真实全面，是否及时有效，管理工作是否到位，对管理中不到位问题及时进行纠正，以保障档案管理的科学高效。

2.3 硬件设施建设 档案管理工作既需要借助人力又不能完全依靠人力，纸质档案时代已经过去，目前电子档案正在广泛使用，而电子档案的使用需要借助现代化技术设备和配套的管理软件。且不同的管理软件应用效果并不相同，因此医院档案管理工作需从硬件设施建设开始，并且与时代接轨。利用优秀的管理软件，不仅可以节省大量的人力物力，还能提高工作效率和档案管理质量，使档案管理工作更加科学化、自动化。同时，在利用电子档案的同时应加强对电子档案的有效管理，避免出现泄露患者隐私或者误删档案的情况。因此，电子档案的管理应实行分级管理，入网的档案统一由院长来管理，各科室主任负责记录病例和病种，而档案室的管理人员负责对病例进行分类管理，医疗人员需进行查阅档案时必须进行登记以明确各自的责任。除了院长之外任何人都无权限删除档案，以保证档案的完整性，避免档案的丢失。

2.4 提高档案管理人员的素质 虽然，目前档案管理已经进入了信息化、自动化时代，但档案管理人员在其中起到的作用并非数台电脑可以代替，档案人员仍需要通过相关操作，使档案管理工作处于可控、有序的运作环境下。档案管理人员的素质直接关系档案管理的水平。档案管理人员的素质包括档案管理人员自身对工作的重视程度以及管理人员对工作相关技能的掌握方面。对档案管理人员进行宣传教育，提高档案管理人员的素质，使档案管理人员认真对待工作，提高档案管理工作质量。同时，档案管理人员在工作之余可学习新档案管理知识，提高计算机操作水平，管理人员可组织定期培训和考核，帮助档案管理人员提升职业水平。

2.5 档案管理工作的宣传 档案管理工作并非只