浅谈对高校教学秘书工作的几点认识

张蓉

【摘要】教学秘书是高校最基层的教学管理人员。负责学校日常教学运行的各个方面，工作繁杂琐碎。本文结合作者自身的工作体会，浅谈对高校教学秘书工作的几点认识。

【关键词】教学秘书  教学管理  高校

【中图分类号】G657                            【文献标识码】A      【文章编号】2095-3089（2015）11-0247-02

教学工作是高校的核心工作，教学秘书作为高校教学管理的组织者和服务者，其工作成效直接影响到教学管理的质量和水平。了解教学秘书的工作内容和工作特点，探讨做好教学秘书工作的职业要求，对提高教学管理的效率和水平具有十分重要的意义。

一、教学秘书的主要工作

1.日常教学的运行管理

教学秘书要根据学校的教学进度安排处理日常的教学事务性工作，具体到每学期每个月每一周甚至每一天都有不同的工作内容。教学运行管理包括教师授课计划的安排，教学检查，考试的组织安排等。日常教学管理是否顺畅，是保障教学秩序能否良好运行的基础。

2.文件通知的上传下达

教学秘书是链接学校教学部门与所属学院教师和学生的桥梁。教学秘书通过学校校内网和QQ工作群接收来自教务处及其他教学相关部门发布的文件和通知。然后将这些文件通知按照提交时间顺序、任务紧急程度、涉及部门和对象等进行整理分类。有的文件通知可以直接传达，有的则需要请示主管教学的院长，结合本学院实际情况把通知内容重新调整后，再发布给相关的部门和人员。文件通知都有严格的时间限制，容不得半点失误和拖延。

3.教学材料的整理汇总

教学材料是教学活动的文字档案，能反映出教学过程的质量效果。教学材料包括与教学相关的有价值的文字、数据、图表、证书、照片、视频等纸质和电子资料。教学材料在收集整理后，有些作为教学资料留档保存，有些汇总上报学校相关部门。上报的材料都有时间要求，教学秘书必须细致、准确、及时地完成。

4.教学建设工作的组织实施

教学秘书的工作既要把好日常的教学关，还要协助教学院长组织推进教学建设，提高学校教书育人的能力和水平。目前，高校教学建设的各类评价指标和规范化建设标准的出台，给教学秘书工作增加了新的内容。概况起来主要分为两类：一类是基础性教学建设，包括专业建设、课程建设等;另一类是提升性申报工作，包括教学质量工程项目申报、教学改革项目申报等。这些是教学秘书更深层次的工作内容，是教学改革和发展更迫切需要完成的任务。

二、教学秘书的工作特点

1.服务保障

教学秘书的工作归根结底是为教学服务，为教师和学生服务。教学秘书要为教师安排教学任务、编制开课计划、核对工作量等;要为学生建立学籍档案、安排课程学习、组织实践实习等。同时，教学秘书还要组织教学检查和各类考试。总之，教学秘书工作就是以服从于教学、服务于教学为目的的综合性服务工作。

2.组织协调

教学秘书一方面要将教学职能部门下达的通知要求分类处理，按照涉及主体的不同，分别传达给教学院长、系主任、教師或学生;另一方面教学秘书要根据不同的工作任务，组织相关人员按时保质保量的完成。因此，教学秘书既是组织者，同时又要运用有效地沟通手段，在服务对象和各部门之间发挥好协调作用。

3.监督检查

教学秩序是否正常运转，教学质量是否稳步提高，教学过程中是否存在需要改进的方面，教学环节中是否存在没有被及时发现的问题，这些都是教学秘书应该时刻关注的内容。教学秘书的监督检查既是督促教学的手段，更是维持教学秩序良好运行的保障机制，目的是能随时掌握教学活动的各种情况，为教学院长的教学决策起好参谋作用。

三、教学秘书的职业要求

1.高度的责任意识

高度的责任意识是教学秘书最基本的职业操守。教学秘书工作虽然庞杂琐碎，但涉及的具体内容却关乎教学秩序的正常运行，而有的工作甚至较为敏感，需要有高度的责任心作为保障。做到工作认真细致，保证不出差错。

2.到位的服务意识

教学秘书的工作是一项服务性的工作，服务意识的强弱，服务态度的好坏，直接关系到服务效果的优劣。教学秘书除了提供服务外，还有监督管理的职责，在多重角色之间转换，容易忽视或降低作为服务者的要求。教学秘书每天要接待教师和学生的咨询，当接待咨询者的次数太频繁，或手头正在处理紧要的工作而不停的被打断时，能否做到态度平和、耐心细致的解答，是对教学秘书服务意识的考验。

3.良好的业务素养

具有良好的业务素养是对教学秘书工作的核心要求。业务素养是指“从事业务的人员在完成业务活动的过程中所具备的综合能力体现。通常包括主观心理特征，专业业务技巧等”。教学秘书的业务素养即包括态度和能力两方面。态度就是工作热情度，即愿不愿意干和想怎么干。能力就是能顺利完成教学秘书工作的个人综合业务水平，包括学习能力、沟通协调能力和信息技术应用能力等。

要想干好教学秘书工作，积极的心态和工作热情是前提。同时，要善于在工作中不断学习和总结好的经验和做法。教学秘书作为教学职能部门与教师和学生之间的纽带，高效的协调与沟通能力必不可少。随着信息技术的广泛应用，计算机和网络处理着繁杂的教务工作。因此，熟练掌握信息化知识是教学秘书必须具备的业务能力。

4.适度的创新精神

教学秘书所从事的工作绝大部分是常规性的，能够创新的内容很少。但这并不代表教学秘书工作就只能是重复性的劳动。现代教育理念需要教学秘书更新老旧观念，不断发现可以改进的内容，勇于尝试和创新，使教学秘书工作常干常新。当然，创新必须遵循客观的教育教学规律，产生的效果是能给领导的决策提供科学的依据，使教学管理和服务更加合理化、规范化和人性化。

教学秘书是高校教学活动的管理者，协助者，服务者和反馈者，教学秘书队伍素质的高低，直接影响到教学管理质量的优劣。因此，重视高校教学秘书队伍建设，使教学秘书能细致高效的开展工作，对维护高校正常的教学秩序，保证教学活动的顺利开展和运行起着至关重要的作用。

参考文献：

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[2] 王诚怡.关于做好高校教学秘书工作的几点思考[J].黑龙江高教研究，2004，（3）.

[3] 寇金香.浅谈高校系教学秘书工作[J].中南民族大学学报（人文社会科学版），2005，（12）.