浅谈新形势下高校文秘工作的坚守与创新

李虹燕 周晓辉

（西安理工大学，陕西 西安 710048）

浅谈新形势下高校文秘工作的坚守与创新

李虹燕 周晓辉

（西安理工大学，陕西 西安 710048）

随着信息技术的迅猛发展、高等教育改革的快速深化，高校文秘工作职能发生了新的转变，面临诸多新的挑战。本文对新形势高校文秘工作进行了深入的解读，分析了新形势下坚守与创新文秘工作的必要性，剖析了新形势下高校文秘工作的现实困境，提出了新形势下高校坚守与创新文秘工作的具体举措，结论为提高高校文秘工作的效率与品质，丰富高校文秘工作的时代特质提供了理论依据和技术路线指导。

高校文秘工作 坚守 创新

高校办公室是高校各项事务顺利运转的中枢，在高校管理工作中发挥着重要的作用。文秘工作是高校办公室的基本职能之一，决定着高校的管理效率和对外形象，甚至会对事务决策产生影响。随着教育改革的深化和教育现代化的逐步实现，高校内部工作逐步复杂化、多样化。新形势下，高校文秘工作正在由执行任务转变为参谋智囊，由注重内部传递信息转变为协调学校各部分的全面发展，由注重行政管理转变为向师生、教育教学活动提供服务，由经验式办公转变为程序化运转，高校文秘工作更具专业性、综合性和服务性［1-2］。因此，高校文秘工作要结合新形势下学校的具体情况，在坚守工作内核的同时不断创新，用符合时代需求的工作品质为高校建设和发展提供动力支撑。

一、高校文秘工作解读

高校文秘工作可概括为“三服务两育人”。“三服务”即为校领导、师生员工、教育发展进行服务、“两育人”即管理育人和服务育人。高校文秘工作可分为常规性和非常规性两类，常规性工作包括草拟各类文书、汇报材料、规章制度等，整理和保存学校领导的文字材料及信息的收集和整理工作，针对性地调研工作，机要文件的收发工作；非常规性工作包括应对及处理突发事件，接待信访人员，完成领导临时交办的其他工作，等等。笔者在广泛调研的基础上，将目前高校文秘工作的新要求汇总为：

1.坚持正确的政治方向。文秘工作具有其特殊性，工作人员的政治方向要坚定、正确，要坚决拥护党的路线方针政策，在政治上要与党中央、教育部门保持高度统一。认真学习和贯彻党的思想，用马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及“三个代表”重要思想等武装自己的头脑。

2.具有勤奋务实的工作态度。高校文秘工作人员要具备勤奋务实的态度，摒弃社会不良道德风气，坚持理论与实际相结合，一切从具体情况出发，杜绝浮夸虚假。认真细心、精益求精，反映问题和汇报工作要实事求是，深入调查后再下结论。掌握第一手资料，对杂乱无章的信息进行筛选，把最简练的内容提供给领导，为领导作出正确决策提供依据。

3.有紧跟新形势的思维理念。高校事务管理是一个动态化的过程，随着新形势的变化，文秘工作人员要审时度势、用发展的眼光看问题，杜绝墨守成规，不断创新工作办法、提高文秘工作效率。

二、新形势下坚守与创新文秘工作的必要性

新形势下文秘工作的创新对于推动高校的时代性发展具有重要作用，对于文秘工作传承千年的行业内核和精神特质的坚守，也是推动文秘工作稳步发展的基石。笔者认为，时代发展的越是迅勇，文秘工作越是应当在坚守与创新中稳步发展扎实提升，因此，新形势下对高校文秘工作的坚守与创新是必要的。

1.坚守与创新文秘工作利于高校领导与师生之间的沟通。在高校管理中，文秘工作发挥着承上启下的重要作用，是学校领导开展管理工作的必要补充。在高校开展日常管理工作的过程中，文秘工作最基本的职能就是上情下达和下情上达，及时准确地向师生员工传递学校决策和解释学校有关精神，并通过实地调查和走访把各个部分、院系及广大师生的要求及情况传递给学校领导，为学校管理工作的开展提供有力支持。

2.坚守与创新文秘工作有利于学校管理决策科学化。随着社会经济的发展、高等教育的普及，高校管理频繁出现新情况、新问题。高校文秘工作要利用自身处于高校信息中心的优势，收集、分析和整理校内外的信息，筛选和精炼有效信息、提供科学方案和合理建议给学校领导，为学校管理工作决策提供科学的依据。积极改进文秘工作，利用现代信息技术和互联网，为校领导党务、政务决策提供更具价值的信息，并及时督促、落实和反馈各项信息，让文秘工作成为学校管理决策的“信息库”。

3.坚守与创新文秘工作利于展现校园风貌。高校文秘工作的服务对象是高素质的师生群体。大学校园是一个理想化的场所，孕育于其中的自由主义、批判精神难免会与管理工作的理念产生矛盾。因此，要坚守与创新文秘工作，勤奋务实每项工作，遵守各项规章制度，在工作中注意待人接物的规范性，以饱满的精神投入工作中，并不断创新工作方式、提高工作能力，展现良好的校园风貌，给校内外人员留下深刻的印象。

三、新形势下高校文秘工作的现实困境

目前，高校文秘工作人员对工作不断摸索与创新，整体水平大幅度提升，文秘工作有了较大的发展，发挥了其在学校管理工作中的作用。但存在一些不容忽的问题，阻碍新形势下高校文秘工作的坚守与创新。

1.工作内容繁杂，具体事务的针对性弱。高校文秘工作本身具有繁杂性、综合性和事务项目的不确定性，因而单项事务的即时性反应和快速处理难于得到保障。高校办公室具有综合性，要承担政务、文秘、财务及机关服务、学术服务等多项职能，几乎成了一个勤杂室。文秘工作人员每天都被各类零碎琐事所困扰，公文审核变为简单签字，不能及时报送信息、调查研究走过场，上下信息渠道不畅通，难以发挥有效的辅助作用。

2.高校文秘工作岗位的人员保有率不能得到保障。近年来，高校办公室缺乏文秘工作人员是一个现实问题，人员短缺导致工作难以顺利进行。当前，大部分高校内部文秘工作人员较少，仅有两三人承担大量的公文处理工作、调查研究工作及信息报送任务，常常会加班加点、遇到突发性事件更难以应付。

3.高校信息调研工作滞后，难以发挥参谋作用。因为高校办公室需要处理的事务较多，没有时间进行信息调研。但同时文秘工作人员对信息调研工作不够重视，忽略了调查研究的重要性，业务能力不强、缺乏基层调研经验，不了解事件的基本情况，导致高校信息调研工作跟不上新形势，难以为领导决策提供科学、有力的参考依据。

4.文秘工作人员自身职业技能再教育的需求与现实存在矛盾。高校是人才培养和科学研究的主要阵地，文秘工作人员对自身的职业发展及规划倍加关注。但是，由于整天事务过多，文秘工作人员难以实现自我职业规划，其与客观现实的差距与矛盾，容易让他们产生重新择业的想法，使得文秘人才流失。同时，高校把主要精力用于抓教学和建设高素质的教师队伍，在学习培训、选拔人才及奖励评定等个人发展方面，文秘工作人员的机会要比专职教师少，致使他们工作积极性不高，不愿意全身心地投入工作中。

四、新形势下坚守与创新文秘工作的具体举措

面对新形势，高校文秘工作的坚守与创新对科学管理学校、落实教育政策、服务教学科研、推进高等教育事业发展具有重要的意义。因此，文秘工作人员要不断提高自身素质，增强服务意识，创新工作方式，提高办事效率，探索一条具有高校特色的工作之路。对高校文秘工作坚守与创新的具体举措如下：

1.树立和强化服务意识。高校办公室的永恒主题是“服务”，为领导服务、为教学和科研服务、为师生员工服务。因此，文秘工作必须强化服务意识，要以有礼有节的态度面对领导、面对师生。在服务学校的发展过程中将文秘工作的规范性与创新性相结合。一方面积极主动参与到工作中，一方面不能一味地发挥辅助作用，而放弃独立思维。文秘工作人员要不断提高道德素养水平，正确对待自己的身份，重品行、讲奉献。要端正自己的态度，任何时候都保持头脑清醒。在文秘工作中，要坚持群众路线，及时进行调查研究，广泛听取师生员工的意见，及时向校领导反映师生的需求。在文秘工作中，还要自觉运用马克思主义分析和处理问题，坚持从实际出发，遵守客观规律，不断创新、与时俱进，减少盲目性、克服片面性，要不断提升自身的工作水平，提高科学判断能力、精准获取信息的能力和有效处理问题的能力［3-4］。

2.强化业务学习能力。高校是新知识、新文化的集散地和传播地，文秘工作要不断更新，这就要求文秘工作人员具备较强的学习能力，不断向广大师生学习，在实践活动中汲取经验，并把所学知识转化为实际工作能力，促使工作提质增效。同时，由于高校是各类科学知识的大熔炉，文秘工作需要既专且能的复合型人才，不仅要有扎实的专业知识，而且要具有开阔的视野和广博的知识，更要了解各个学院和各个学科的基本情况，以此辅助校领导做好管理工作。还要不断掌握各类工作技能，如公文写作技能、文件归档、管理知识等。

3.强化创新思想。随着社会的不断发展、高等教育的不断革新，文秘工作不仅仅局限于发挥其传声筒的作用，还要抽出时间和精力用于思考和创新。要紧跟时代的脚步，在管理理念上、工作方式上和工作机制上进行创新，不断强化创新意识、提高创新能力。不断解放思想，利用新的思维方式分析问题，创造性地开展文秘工作，打破传统的工作模式，发挥文秘工作人员的主动性，变保守为超前，为校领导和师生员工提供优质的服务。因此，只有文秘工作不断创新，才能顺应高等教育改革发展的趋势，为学校顺利开展工作、贯彻落实教育政策作出有效的支持。

4.强化保密意识。高校文秘工作会时常接触到学校的机密文件，如果泄密就可能会带来无法预估的影响或损失。因此，在文秘工作中，要具有较强的保密意识，严格坚守各项规章制度，按照保密原则开展工作，要培养高度自觉的保密习惯。在进行文秘工作时，经常会提前知晓学校工作的进程和各项政策，难免其他人员会询问。尤其是岗位变动、人事升迁等敏感事件，这就需要在文秘工作中坚守“不该说的不说、不该问的不问”的原则，确保学校政令的严肃性。

综上，面对高等教育的不断发展，面对高校文秘工作的转变，面对校领导和师生员工的高要求，文秘工作既要坚守正确的政治立场和各类规章制度，又要不断与时俱进、发挥创新精神，提高工作效率和品质，更好地履行工作职责，为高校教学和科研提供有效的服务。

［1］陈育芳.浅析高校办公室秘书工作的角色定位及素质培养［J］.太原城市职业技术学院学报，2012（10）：12-14.

［2］何兴发.浅谈如何做好高校办公室文秘工作［J］.贵州民族学院学报（哲学社会科学版），2008（2）：112-113.

［3］李泽忠.浅论做好高校办公室秘书工作的几点思考［J］.科技创业月刊，2011（10）：8-10.

［4］李建伟.新时期高校文秘工作面临的新挑战及应对举措［J］.商情，2010（8）：20-24.