论档案意识对教学秘书的重要性

连婵玲

【摘 要】教学档案是教学秘书在从事教学管理工作中的必然产物，包含文书档案、课程档案、试卷档案、学籍档案、毕业论文（设计）档案等。为保证教学档案能发挥价值，提供利用服务，教学秘书在工作中应重视档案，做好各项教学档案收集、整理与保管工作。

【关键词】教学档案；教学秘书；档案意识

随着社会对人才需求的不断专业化和多样化，高校办学规模愈加壮大，高校管理逐步呈现校院（院系）两级管理模式。为沟通上级教学管理部门（教务处）、相关开课院系与院系师生之间的联系，协助院系领导开展本科教学工作，处理院系学生在学习上的各种咨询、问题，教学秘书应用而生。

高校教学秘书作为高校教学管理的一线人员，既要有为人师表的道德修养，具备相关院系的专业素养，即了解院系专业相关知识及人才培养要求，又要具备行政秘书的基本素养，拟文办文、沟通协调、汇总反馈。

一、档案意识的重要性

首先，本科教学工作是一所高等学校赖以生存的基石，教学水平的提高，优秀人才的培养是高校办学的宗旨。如何有效地提高本科教学水平，需要全校教师及教学管理人员的共同参与，需要以史为鉴，总结经验，去粗取精，发现问题，解决问题。而教学档案正是反映所有教学活动面貌的原始记录，具有查考凭证作用。特别是在各类评估检查中，都要求提供档案佐证教学工作水平高低。因此，高等学校的教学秘书要注重培养自身的档案意识。

其次，高校教学秘书作为高校教学院长、系主任（专业负责人）组织、管理教学工作的助手和参谋，也应当树立档案意识，做好教学档案管理工作，维护教学工作稳定有序的开展。特别是在教师评优评先、职称晋升考核中，为领导提供决策服务。

最后，从哲学角度来看，思想意识属于上层组织，是决定一个人或组织做事的一个主导力量，影响着处事风格、办事方法、做事效率等。只有具备清晰明确的档案意识，教学秘书才能从纷繁杂乱的文件材料中辨别出具有保存意义的记录，从而形成档案，并进行有效的教学档案收集、整理和保管工作。

二、教学档案的内涵

在一系列教学管理工作的开展中，将会产生具有查考凭证的大量记录，这些记录就会成为档案。因其内容属于教学工作范畴，则统称为教学档案。

以学制四年的本科教育为例，从专业招生开始到四年人才培养的完成，学生是本科教学的客体，四年所有的教学活动围绕其展开，教学档案贯穿始终。

（一）种类

教学档案的种类根据其内容划分，主要有以下几种类型：

1.学籍档案：从学生录取到校报到注册，取得学籍，学籍档案便开始生成。学籍档案主要记载有学生个人基本信息情况、学籍异动情况、在校学习情况、奖惩情况、毕业结论及学位授予情况。

2.课程档案：以一门课程为单位，内容包括教材、教案、教师手册等，反映该门课程的开设情况。一般以专业为上层类目，反映专业课程设置情况。

3.试卷档案：验证师生教学效果，是学生毕业资格审核的基础条件。一般应包含试卷、标准答案、学生答卷、试卷分析等内容。建议以最长修业年限保存当年级学生试卷，以备查卷需要。

4.毕业论文（设计）档案：大四学年，学生经过至少三年的学习，在一名指导教师的指导下，确定选题，综合应用所学知识进行毕业论文（设计）撰写，直至定稿参加答辩。

5.实习档案：以实践检验理论学习，学以致用，为就业做好准备。内容包括实习计划、实习单位联系表、实习记录、实习总结、实习报告、实习成绩鉴定等相关材料。

6.文书档案：指校院两级各种规章制度、红头文件，教学计划以及教学秘书在教学管理活动过程中所拟写的请示、报告等。

7.各类统计档案：包括教师授课统计、教师教学质量评价情况，教师指导实习与毕业论文（设计）情况以及其他与教学相关的统计。此类统计多与教师课酬、职称晋升有关。

（二）特点

教学档案与教学活动相伴相生，教学活动周而复始，故教学档案也具有周期性，且能系统完整地反映教学活动全貌，反映专业发展情况。

1.周期性

本科四年的人才培养，每届学生从入学至毕业都要经历上课、考试、毕业论文（设计）撰写与答辩、参加实习工作，与之相对应的教学活动则涉及到教学计划的制定、教材的征订、课程与教师的安排、试卷的制作、指导教师的选择、毕业资格审核、学位授予等。因此所形成的教学档案具有鲜明的四年一周期的性质。

2.系统性

院系或专业从创办到初具规模再到壮大，教师和学生作为教学活动的主体，在质量上也会不断提升。这就要求人才培养要与社会需求相适应，故而一个专业所有的档案集合即档案全宗能够完整系统地反映该专业的发展情况。因此，教学档案具有系统性。

三、加强档案意识的举措

档案意识是人们自觉得对档案和档案工作的主观映像，受档案学知识多少、与档案和档案工作接触多少的影响，档案意识呈现强弱之分。教学秘书作为教学管理的重要执行者，是教学档案的重要形成者，保管者和利用者，增强个人的档案意识势在必行。为使教学秘书的档案意识得到有效加强，更好地推动高校教学档案工作开展，助力教学工作水平提高，应内外着手，即在领导的重视下，加强制度规范，并通过自身的实践，加深对教学档案的认识。

1.领导重视

教学档案的建设是一项长期而系统的事务工作，非一朝一夕就能完成，需要持之以恒的决心和责任感。领导的重视、关怀和鼓励能够充分发挥教学秘书在教学管理工作中的主体作用，调动教学秘书在教学档案管理中的主动性、积极性。这一点上，伟大领袖毛泽东同志起到了表率作用。

首先，领导应充分肯定、认同。在艰难困苦的革命战争年代，毛泽东同志对档案人员工作表现给予高度赞扬并给予物质奖励，增加他们自身的职业认同感，更好地开展档案工作。1956年4月，身为主席的他还亲切接见了前来参加全国先进生产者代表会议的档案工作者苏三雄同志。同年6月，时任国家档案局副局长的张中、裴桐和中国人民大学历史档案系主任吴宝康一同参与制订《1956—1967年哲学、社会科学规划纲要》（草案），受到了毛泽东和其他中央领导的接见。这让档案工作人员倍感光荣和自豪，为做好档案工作尽心尽力。精神奖励和物质奖励是实现档案意识增强的直接手段。

其次，领导应加强宣传、教育。毛泽东主席在工作中，谆谆教诲身边的秘书人员要保管好档案，特别是他在文书、档案工作中所具备的严谨的工作态度，事必躬亲、尽职尽责的工作作风，为广大工作人员树立了榜样。在其影响下，档案价值得到广泛认识，档案工作得以较好发展。如周恩来、蔡和森、任弼时等人继毛泽东任中央秘书后都先后担任过秘书一职。建国后，周恩来同志还作为国务院总理直接负责档案事业的建设工作。领导的宣传教育有助于广泛增加档案意识，不仅给教学秘书打了一针强心剂，更为教学秘书进行教学档案管理提供了保障，通过全体教师的参与将会使教学档案管理更为全面系统和完整。

2.制度规范

无规矩不成方圆，要想做好教学档案管理工作。应从教学档案管理的主客体入手，把握教学档案管理工作有人负责，教学档案工作合理开展。

通过建立责任追究制，使教学档案管理工作落到实处。树立责任意识，有序开展教学档案的管理工作，是本科教学秘书有力协助院系领导开展教学工作的重要保证，如人才培养方案的制定修订、教材的征订、教师教学质量评价、上课课时统计等，无不需要借助教学档案审阅专业课程的设置变化，教师教学水平的发展情况。将责任彻底分解到个人行为，有利于从根本上提高档案意识，避免推脱、不作为行为的发生。但因本科教学秘书的事务繁杂性，院系可设置专兼职人员，辅以本科教学秘书进行教学档案工作的开展。

通过建立教学档案管理制度，使教学档案管理常态化、规范化、程序化。首先，在收集档案方面，明确教学档案归档范围，坚持做到档案收集的完整性和全面性。同时确保这些文件档案的真实性。档案收集环节是发挥教学档案价值的前提条件。其次，做好教学档案的分门别类整理，主要是主题-时间分类法，维护好档案载体和信息的系统性和安全性。信息时代背景下，要注意做好双套制保管，即电子版和纸质版双套并存。因电子版不受时空限制，较易处理信息，在提供便捷利用服务的同时，大大提升了对教学档案真实性和安全性的威胁，而纸质版则保证了档案的真实性，二者相辅相成。最后，做好教学档案利用工作，设计案卷目录编写规则，对档案信息进行开发利用。

3.亲身实践

意识与实践具有指导、被指导的关系，档案意识可以认为是教学秘书对教学档案工作的主观自觉的认识，是一种工作责任和长远发展认识的表现。档案意识的加强需要通过实践活动来固化。教学档案工作的顺利开展，离不开教学秘书的科学管理。

注重收集分散于各处的教学档案，如毕业论文、实习总结等材料分散在指导教师和学生手中，试卷档案形成于考试结束教师批阅试卷后，应提前告知相关人员做好档案上交工作的准备，保证档案前身文件材料的完整性。同时做好档案移交登记和催交，避免遗漏。收集完成后，即将档案根据一定的分类原则进行整理装盒，并编制案卷目录，方便保管和利用。对于无法判断是否具有保存价值的文件材料，采取先短期保存的方法，经过一段时间的验证即可知晓其价值，再进行具体处理。

注重教学档案的利用。教学秘书工作较繁琐，随着高校对教师科研水平、学生综合能力提升的重视，教学秘书不仅需做好教学工作安排，还要做好师生的科研项目申报、检查和结题验收等各项管理工作。因此，针对常规工作，如涉及到参与专业人才培养方案的制定，再到实施过程中的教学计划、任务的下达与安排，直至最后对毕业生进行实施结果的审核。教学秘书可借助于教学档案做好提前安排和准备，以免事务繁多，忙乱出错。特别是在应对临时紧迫任务，如上报各种统计数据时，更能利用档案，从而加深对档案价值的认识。

只有教学秘书在教学管理工作中发挥主观能动性，以理论指导实践，又在实践中使档案意识从感性认识上升到理性认识，继而更好地指导教学档案管理工作开展，促进教学档案管理工作水平得到进一步提高。

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