如何加强行政事业单位的档案管理

高爱红

摘要：随着社会的不断发展和人类对档案认识的不断加深，档案不但逐渐被老百姓所利用，其潜在的真实性和有效性等功能也逐步为人们所重视。本文就当下行政事业单位档案管理中普遍存在的问题，同时结合理论与实践，针对性的为加强行政事业单位的档案管理工作提出几点看法和建议。

关键词：行政事业单位 档案管理

随着社会的不断发展和人们对档案认识的不断加深，档案不但逐渐被老百姓所利用，其潜在的真实性和有效性等功能也逐步为人们所重视。而行政事业单位档案是国家档案管理的主要组成部分，是整个行政事业单位协调、有序、高效运行的有效保障，同时也是行政事业单位科学性与规范化管理工作的真实有效记录。

一、行政事业单位档案管理目前存在的问题

1.档案室条件简陋。通过走访了很多行政事业单位，发现有一部分单位的档案室条件简陋，其硬件设施达不到规划化、科学化的管理条件。还有一些行政事业单位将杂物室或仓库房作为存放档案的地点，其杂乱无章，现场凌乱不堪，给档案查阅带来非常大的困难。尤其是人事档案的保管与调档，都没有专业的档案柜存放，有的还用废旧的橱柜来存放档案，灰尘与动物到访痕迹非常明显，给档案管理带来极大的不便，基本直接导致档案的流失和损坏。

2.档案管理工作人员专业性较差。当前很多行政事业单位档案管理工作普遍存在一个现实问题，就是从事档案管理的工作人员安排方面存在一个非专业性和人员养老安置等方面。机关事业单位在财务资金上属于财政拨款性质，很多行政事业单位财务赤字本身就存在问题，根本没有富余资金去聘请专业的档案管理工作人员；这就导致现人现用，让单位一些不能胜任现有岗位的，或准备“退二线”的工作人员去充当档案管理员工作。使得单位档案管理工作人员的专业度不高，对档案管理工作的重要性认识不足，其责任心、服务态度和水平上也会存在着很大的问题。

二、完善行政事业单位档案管理的建议

1.建立和完善档案管理制度体系。行政事业单位档案管理应遵循《中华人民共和国档案法》的基础上，制定相关贴近本单位实际情况的档案管理制度。建立行政事业单位档案管理制度更应注重实用性原则，制度建立后要有可操作性，让档案管理工作人员在执行过程中更加的简便和操作，这样可以更有效的发挥档案管理制度的指导性和规范性。而档案管理工作人员选拔任用的关键因素还是在领导的喜好，从某种意义上看，档案管理工作就是一个闲职，一个可以非常舒服，而工作压力较小的岗位。从传统的行政事业单位的档案管理用人角度来看，通常都是快内退人员或闲置无实际工作岗位安置的人员。从某种意义上看，制度的制定与完善不仅需要对工作人员进行约束，而领导层也需要有一定的约束力，同时还要加强档案管理制度执行过程中的严肃性。

2.加强领导重视度，提高档案管理工作整体水平。在当前信息化时代，行政事业单位档案管理已经成为深化公共服务、实现资源共享的重要窗口与平台。而领导的重视程度则是行政事业单位档案管理的重要影响因素，也是提高档案管理工作整体水平的重要环节。行政事业单位从领导层角度，要不断落实档案管理工作的重要性，并且在百忙之余抽时间对档案管理工作进行抽查，体现出领导对档案管理工作的重视，从而影响档案管理工作人员更加努力做好本单位的档案管理工作。

3.落实档案管理信息化与现代化，提高档案管理工作效率。由于行政事业单位档案机构大多是非盈利性单位，财务资金均由上级主管部门拨付，甚至资金紧张时，还需要融资性自筹以解决困境。因此，大多数行政事业单位档案管理部门由于经费紧张，以及机关工作作风的影响，目前行政事业单位档案网站资源建设在发展程度上还不够成熟，且建设方向比较模糊，概念化倾向严重，没有创新和实用方面的考量。随着我国经济的发展，以及全球经济一体化进程的不断加快，互联网络平台的发展已进入了人们生活的各个领域。这也为档案由纸质界面向数字化界面管理模式过渡提供了软件等技术方面的基础。行政事业单位档案实行信息化管理，将更有利于提高档案管理的工作整体效率。

综上所述，随着社会的不断发展和人们对档案认识的不断加深，档案不但逐渐被老百姓所利用，其潜在的真实性和有效性等功能也逐步为人们所重视。行政事业单位档案管理应遵循《中华人民共和国档案法》的基础上，制定相关贴近本单位实际情况的档案管理制度。同时，注重合理性与可操作性，以及科学性，充分体现民主原则，并切实监督档案管理制度的落实情况。行政事业单位档案信息化管理也日益被提上重要的日程，完善管理制度有利于档案管理的资源优化配置，有利于档案管理内部各方面的均衡发展，有利于调动职工积极性，有利于支持行政事业单位档案事业的持续发展。

参考文献

[1] 冯丽.行政事业单位档案管理工作研究[J].办公室业务，2013（9）

[2] 王军.关于机关档案管理几个问题[J].现代交际，2014（7）

[3] 马涛.新时期档案管理刍议[J].现代交际，2014（11）