独立学院教务精细化管理的探索与实践

朱彦　郑绍成

【摘 要】在独立学院不断发展壮大的今天，随着教务管理工作不断深入以及分工逐步细化，如何更有效的开展各项教务管理工作，以提供更加精准、细致、周全和高效服务，是快速发展的独立学院对教务管理提出的更高要求。本文试将精细化管理理念与模式引入教务管理中，并以行知学院为例，对教务工作主要环节进行精细化管理的探索与实践，以期从整体上提升教务管理水平，为独立学院培养高质量人才提供更好的服务。

【关键词】独立学院；教务管理；精细化管理

精细化管理作为一种理念和文化，是源于发达国家的一种企业管理理念，并逐渐为我国众多企业加以运用，将精细化管理理念融入高校教学、教务管理中日渐盛起。这说明高校对教务管理工作的精细化程度越来越重视，也意识到精细化管理对教务管理工作的必要性。

随着独立学院不断发展壮大的今天，随着教务管理工作不断深入以及分工逐步细化，随着年轻教师的不断引入以及学生以90后为主的特性，如何更有效的开展各项教务管理工作，以提供更加精准、细致、周全和最优服务，是快速发展的独立学院对教务管理提出的更高要求。本文以行知学院为例，在分析行知学院教务管理现状的前提下，将精细化管理的理念融入其中，并探索了相应的策略，以期从整体上提升教务管理水平，为独立学院培养高质量人才提供更好的服务。

一、现状分析

目前行知学院教务管理部门由一个总院和六个分院组成，人员共27名，一级和二级管理模式已初见雏形。总院设岗10个，六个分院每个分院设岗2-4个，27名教务管理者需要服务的师生数近8000名，还涉及到200多名外聘教师和母体学校教师的常规教务管理工作。

首先，教务管理者面对近27：8000的工作比例，可谓事多量大，如果缺乏规范化、科学化和精细化管理，势必会使教务管理工作质量大打折扣，也会降低管理者的服务水平；其次，虽说行知学院教务一级和二级管理并行的模式已具雏形，但对于岗位的分工尚不够明晰，各管理者对自己的权责意识也不够具体化；再次，对于新进教务管理者，缺乏足够的培训，也没有相应的教务管理学习指南，以自我摸索为主，口口相传的形式边干边学，这样不仅效率低下，出错率高，而且也给被管理者带来许多不必要的麻烦，同时，这种情况也经常出现在管理者工作的调整和交接过程中。

在上述大环境下，本文将精细化管理理念与模式引入行知教务管理工作中，对教务精细化管理，简而言之就是要将繁杂的管理工作系统化、条理性、规范化，使各项工作开展有章可循，有理可依，增强管理工作的实效性。这是改变行知学院目前教务管理现状和提高教务管理效能的需要，是由传统经验管理向科学化管理的转变。

二、教务精细化管理策略探索

精细化管理是指坚持以人为本的管理理念，以精心的态度、精致的过程，落实细节管理，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。

对行知学院教务工作主要环节进行精细化管理的探索与实践，包括进一步理顺与细化教务管理工作；制定规范、科学的操作流程；精细教务管理者培训以及建立相应的监管与考核机制等。具体方案如下：

（一）精确定位教务管理工作，细化教务管理任务

精确定位、细化任务是精细化教务管理的基础，而精准定位的前提也离不开对各教务任务的细化梳理和精细分工。

1.梳理、定位教务管理工作

面对头绪众多的教务管理工作，需要全体人员参与和配合，进行细致梳理，这是让管理者明确工作职责、细化分工的前提。

2.明确、细化岗位职责

岗位职责的明确和细化包括各教务部门间的、每个教务部门内的、以及教务部门与专业主任间的。教务部门在负责统筹规划总的工作计划后，应该将教务管理目标和任务细化并落实到各个岗位，将管理职责具体化、明确化，将管理职责逐一分解，任务落实到人，并有据可依，这样各项工作才能更加有序开展，避免重复劳动，提高工作效率。

（二）规范、精简操作流程，使其科学化、人性化

面对各类教务管理工作，要学会把复杂问题简单化、简单问题标准化、标准问题重复化、重复问题流程化，流程问题精益化。规范的操作流程不仅可以对管理者的操作行为起到提醒、约束和监督作用，也可以让师生办事更加顺畅。同时，已建立起来的规范也需要与时俱进，从本部或其他院校借鉴过来的操作方法也需要顺应行知学院师生的需求，因此，精简和个性化改革也是必不可少的。

2.细化、精简操作流程

由于教务管理工作事务繁杂，使得多数管理者在工作中疲于应付，缺少对工作执行的流程与程序的思考与科学设计，这在行知学院教务管理工作中也不例外。而一目了然的操作流程和明晰的操作步骤使得每一项工作内容都能从流程上看得见、从操作上做得到，这样不仅可以大大节约管理者和师生处理事务的时间，而且可以起到提示教务管理者不遗漏工作环节，不出现交叉和错位的作用。因此，有必要进一步细化原有教务管理流程，并将部分必要的操作流程制作成指南供管理者学习，将常规教务管理事务处理流程图表设计成粘贴板呈现在教务办公场所，给师生提供便利。

在规范细化操作流程的过程中，也应该对程序多、环节多而且复杂的流程进行精简化改革，减少环节，提高管理效率。

2.操作流程的人性化需求

作为被管理者的广大师生，他们既是对象、载体和参与者， 又是主体和实施者。因此，教务管理工作如何开展，流程怎么操作，不能一厢情愿，应该多站在师生立场进行考量。

由于每个专业都具有其特殊性，任何流程在实施过程中，在与普遍性原则不冲突和前提下，也要考虑不同专业的实际需求。一方面，可以让教师和学生参与教务管理的部分常规工作，这样有助于管理者更全面的发现问题，找到符合师生实际需求的问题解决对策，另一方面，可以加强与学工管理的良性互动，借助学工管理与学生零距离接触的优势来发挥桥梁作用，增强与学工管理的相互配合、促进和沟通，从学工口径了解学生对教务管理操作流程中的意见和建议。

（三）精细教务管理者的培训

考虑到教务管理者的培训一直处于边缘化状态，为了能更顺利的将精细化管理模式融入工作中，对管理者的培训应予以高度重视。目前行知学院教务管理者27名，年轻教师居多，大部分管理者从事教务管理工作年限不长，经验不足，这种系统化、精细化的培训显得更为重要。

1.强调事前培训

应定期组织教务管理者学习教学工作计划，进一步明确责任，落实分工。应重视事前培训，避免无效劳动、重复劳动，并降低出错率。在开展某项大型教务工作前，将制定好的原则性的规章制定、操作流程等文档分发给相关人员的同时，还应召开培训会，学习操作规则，强调注意事项，并将以往容易出现的状况罗列出来供大家借鉴。

2.增加交流学习机会

任何改革都不是关着门的自我改革，教务管理精细化要想取得良好的改革效果，可以邀请精细化管理较为成功的企业来宣讲，对教务管理者进行管理理念、管理方法运用等方面的培训，也可以到一些将精细化管理运用到教务管理中的兄弟院校走访学习，例如杭州万向职业技术学院、广州铁路职业技术学院、泸州医学院基础医学院等，这些学校也进行过相关内容的探索。

（四）严把监管和考核精细化程度

为了让教务管理者把精细化工作作为一种习惯，养成一种常态去对待，对其工作执行力度与质量也有必要进行监管与考核，这样不仅能调动管理者参与改革的积极性，也有利于精细化管理模式在工作中的推广。同样，监管和考核机制的制定也要从精细化角度入手。

在监管方面，应形成学院、专业、师生、各教务部门间与部门内部等五个监管层面，对教务管理工作进行定时和不定时抽查，就教务精细化管理有关问题进行探讨。这样有利于及时发现问题，总结问题，提出改进意见。

在考核方面，由于工资与绩效挂钩将是或者已是一种趋势，因此可以采取以绩效为核心、以精细化管理标准为依据的考核方式，坚持过程考核与目标考核相结合、业绩考核与完成工作相结合，注重鼓励为主，注重考核结果的利用。

三、结语

对独立学院教务管理工作进行精细化探索与实践，其主要目的就是在常规管理基础之上，提高办事效率，提升管理品质。通过对行知学院教务管理的主要方面进行精细化管理策略的提出，以期探索出符合独立学院教务管理工作特色的精细化管理模式，理顺各级教务管理者的工作职责，改善教务管理工作某些分工尚不明晰的现状，科学化各项教务管理工作流程，并建立有针对性的监管与考核机制，从而为师生提供更精准和人性化的服务，提高整个教务管理水平。

当然，需要注意的是，一方面，精细化管理是一个层次从低级到高级，方式从粗放到精细，成员意识从不自觉到自觉，行为从不习惯到习惯的过程，不可能一蹴而就，另一方面，在教务管理精细化过程中，还有其他众多环节也需精细化管理，这需要教务管理人员的共同努力。

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作者简介：

朱彦，浙江师范大学行知学院研究方向：教育管理。