新加坡国家档案馆网站的服务功能

张妍妍

(辽宁大学历史学院，辽宁沈阳，110036)

新加坡国家档案馆成立于1968年，隶属于文化部，属半官方组织。作为国家记录和历史记忆的保存者，长期以来，承担着保存与保护公共机构和私人资源的责任。目前，所收藏的档案最早可以追溯到1805年，涵盖了政府文件、地图、演讲稿、照片等各方面，是国家重要的历史记忆和精神宝库。步入信息时代，档案网站逐渐成为档案馆功能发挥和价值实现的重要窗口，扮演着提供综合性服务平台的角色。因此，为了满足当前乃至今后新加坡人和世界各国人探寻、欣赏和传承人类共同的精神文化遗产需求，新加坡国家档案馆将更多的精力投入到网站服务功能方面，已建成设计独特、图文并茂、信息充沛、别具特色的新加坡国家档案馆（NATIONAL ARCHIVES OF SINGAPORE，简称NAS）网站（如图1）。

目前，NAS网站共设有6大类目，包括首页（Home）、关于我们（About Us）、档案在线（Archives Online）、档案阅读室（Archives Reading Room）、保存与维护（Conservation&Preservation）、宣传（Outreach）等。其中“档案在线”打破了传统按全宗门类查找利用限制，通过启用在线检索、获取模式，用户可以“无缝搜索新加坡国家档案馆的各类独立数据库的信息”［1］；“档案阅读室”为公众获取档案信息提供了最基础的空间，满足其学术和科研活动的需要；“在线展览”为利用者穿行于历史和现实之间提供了可能，使珍贵的史料为世人所共享，实现档案保存的最终目的。从2000年新加坡国家档案馆的档案利用渠道由实体档案馆逐渐向互联网转移开始，到“2006年，档案馆网站访问量达140万人次，其中国外利用者16%，本国利用者84%”［2］。

图1新加坡档案馆网站首页

1 完善的数据库检索服务

为了满足日益增长的档案用户需求，新加坡国家档案馆网站全力打造“一站式”档案门户网站。通过web与数据库的完美结合，使得全球任何国家、任何人，在任何的时间、地点，可以借助于互联网实时获取到新加坡国家档案馆网站所提供的全部数据信息，充分发挥其网站的巨大威力。

1.1 庞大的公共数据库

“档案网站的灵魂是档案数据信息”［3］，若无丰富的资源，实现网站的预期目标则犹如建设空中楼阁。NAS网站资源建设主要是基于其浩如烟海的馆藏资源。据统计，馆藏现存“缩微胶片28万盘，录像资料76620小时，照片档案38.8万张，数字影像200万张，数字视频9310小时，数字录音3997小时”［4］。为了适应时代发展的潮流，新加坡国家档案馆已实现全部馆藏档案数字化，并建成包括照片数据库、口述历史档案数据库、声像档案数据库、演讲稿和新闻稿数据库等8个相对独立的数据库（如表1）。用户通过访问http://www.nas.gov.sg/nas/网址，在“档案阅读室”（ARR）中，便可以轻松实现在线浏览各类照片、地图、计划，倾听口述历史采访的样本，观看声像档案的资料等。据统计，ARR一个月接受300多次访问，受访的记录超过40万条。

表1新加坡国家档案馆网站公共数据库简介

表2各数据库高级检索项目

1.2 多样化的检索途径

检索能力是衡量一个档案网站服务质量高低重要标准。在有了丰富的档案信息资源，庞大的数据库系统之后，要想能够高效、快捷地调用档案信息，就必须依靠强有力的检索工具。新加坡国家档案馆经过长期的努力设计出功能强大、满足用户多元化需求的检索途径，提高了网站整体的查全率和查准率。

NAS网站的检索方式包括，基础检索和高级检索两类。其中，基础检索较为简单，而在高级检索中除设有关键字（Keyword）、来源（Source）、时间范围（Date Range） 、获 取 号 （Accession Number）、标题（Title）、缩微号（Microfilm Number）、访问控制条件（Conditions Governing Access）和页数（Record Per Page）等常见检索项目外，还根据各数据库所涵盖档案自身的特点，向用户提供欲检索信息的特殊检索项（如表2）。用户可以自由选择检索项目及其逻辑关系，制定出灵活的检索策略。可见，高级检索更有利于用户实现站内数据库选择性检索，大大提升检索工具的易用性和精确性。

1.3 个性化的检索体验

面对网络环境下用户多元化的信息需求，NAS在编制检索工具的过程中，根据用户类型、访问目的或是档案类型本身等进行多角度分类、汇集。即便用户对于所需要的信息较为模糊，也可以通过浏览类目或主题逐渐定位，具有较强的针对性。在如演讲稿和新闻稿数据库中，在专题导航下，又以演讲者姓名开头A-Z字母的顺序排列检索链接，方便用户选择。

而网站将数字化技术、自动标引和全文检索等技术相互配合，更在很大程度上易化了检索过程，提升了用户检索的整体体验。如植入个性化Cookie技术，自动识别已注册或经常来访的用户。采用RSS技术，允许用户进行信息的定制或跟踪。当用户再次访问时，系统根据所掌握的用户信息和历次查询经历，对检索结果进行智能筛选与排序，并为其提供信息的推送服务，界面友好。检索服务水平的不断提升，将改变以往档案网站只作为“中介”的角色，是一种质的飞跃。

2 全面的网上互动服务

随着互联网技术的应用发展，单向发布信息的档案馆网站已经没有竞争优势，各国在进行档案馆网站建设时，都更加注重研究如何为用户提供更好的互动服务，从而吸引用户、留住用户。如澳大利亚国家档案馆除设置“我们的网站”、机构日志、社交媒体等基础互动项目外，还为人们专门设计了如“目的地：澳大利亚”、“澳大利亚的面貌”等专栏，为人们分享故事，找寻记忆提供一个自由交流互动的平台。

2.1 “用户至上”的互动理念

随着档案网站日益成为用户获取档案信息的首选途径，其在发展过程中也凸显出跨时空、多媒体、交互式等不可比拟的优点。信息时代，新加坡国家档案馆为谋求更高层次的发展，便将网站建设的定位由展示型向互动型转变，树立起“以用户为中心”的互动性服务理念。网站根据用户的不同需求，充分挖掘自身的优势，把档案信息融入社会信息流中，拓展网站的功能，提升服务质量，使其服务更加的个性化和人性化，“时刻把用户记心头”，增加公众对档案网站的参与热情和信任度。实际上，“网络本来就是一种双向互动式的服务手段”，作为用户与用户间，用户与档案馆间的空间和平台——档案网站在Web2.0时代更应该提供先进的技术支持，优化网站性能和界面，使交互行为更为快捷、方便，“成为社会意识和档案社会意识的融合的舞台”［5］。

2.2 类型繁多的互动栏目

NAS在其官方网站首页设置“在线帮助（FAQ）”栏目，针对公众利用档案过程中遇到的如档案馆在线提供信息和服务的内容,查询利用各种载体形式档案的相关规定以及其它的注意事项等常见问题给予解答；设置网站地图（Site Map），引导用户有效利用网站所提供的各部分内容；设置反馈栏（Feedback），用户可通过在线填写表单或发送电子邮件将个人的建议及时反馈给档案馆；设置网站评价（Rate the Site），对公众的信息需求度、理解度和满意度进行调查、分析，逐渐提升档案网站的服务水平。此外，用户还可以利用社交媒体(如 Twitter、Google、Facebook)实时进行信息的沟通、交流与分享，互动频繁，效果较好。通过以上多渠道、多形式、多样化的在线咨询与实时帮助等方式，建立起有效的互动服务模式，逐渐扩大档案馆的公众影响力。

2.3 共建共享的互动平台

NAS不断加强同国家图书馆、公共图书馆、国际档案理事会及东南亚地区分会等文化资源机构的紧密合作，给用户提供深层次、一体化的数字信息资源服务，构建起面向公众的数字化互动服务平台。如在“档案在线”类目下设置“图书档案一站式服务平台”（One Search Libraries and Archives，简 称 OSLA）。 其 中 ，OSLA的“在线帮助”主要是向用户列举One Search中经常被问及的事项，包括平台所涵盖的内容来源，资源组织形式与获取方式，如何登陆、查询及提交反馈问题等。而在“Support Us”中，用户又可以以个人的名义为图书馆捐赠书籍，或成为图书馆的一名志愿者。这种信息服务平台的建设不仅为用户查询利用信息提供了极大便利，同时也加强了档案馆与图书馆互动服务的共建、共享，是数字时代背景下NAS网站发展方式的转变。

表3新加坡网上展览一览表

3 优质的公共教育服务

开展公众教育服务已然成为NAS一种成熟的职业理念，新加坡国家档案馆基于馆藏档案资源，利用多种公共传播媒体，多层次、多视角地建立和开展公众教育项目，打造一流的公共教育平台。

3.1 特色的网上展览

巡展是NAS提供公众教育的品牌活动之一，随着互联网技术的不断发展，NAS逐渐将较为受欢迎的巡回展览放到网上并增加多媒体的版本,网上展览使用户不再受时间、空间的限制，只要用户轻点鼠标即可浏览馆藏资源，逐渐提升公众的参与度，培养其对国家历史和文化遗产的浓厚兴趣。目前，NAS推出的网上展览主要如下（见表3）。

NAS网站的“网上展览”在主题的选择上既要具有国际视野，又要结合本国特色；既要对历史事件进行回顾，又要顺应时代的主流。图文并茂、资料翔实，再配上背景音乐，真实生动地将国家历史风貌和人文风俗呈现出来。让人们走进了历史，受到历史文化熏陶，提升了爱国热情的同时，也展望了未来，激励年轻一代奋发向上、开拓进取。如2008年新加坡档案馆联合新加坡土地管理局，举办首届“看图读史：新加坡从商埠崛起为都市的历程”（From Emporium to Singapore City:Mapping the Journey）地图展，为了配合主题，共展出1819—1954年间的包括新加坡海港图、新加坡全图、市区街道图、警区图等，共计2853幅地图。它们见证了历史，让人们的记忆跃然纸上。

3.2 高质量的电子出版物

信息时代，人们更加倾向于经过筛选、加工、组合后而形成的信息集合。新加坡国家档案馆一方面基于馆藏资源出版发行重要历史时期，如日本占领期、国家建设期等的著名出版物，跨越历史700多年。另一方面则是与海外档案机构，如马来西亚国家档案馆、中国国家档案馆、云南省档案馆等合作出版出版物，如“新中国建交重要里程碑——加强友谊、深化合作、携手并进、共创美好（1965—2010）”、“南侨机工：一批热血华侨回中国抗日的不平凡故事”、“日本统治下的新加坡（1942—1945）”等。这些出版物为学生、科研人员，甚至是任何一个只要是对这个国家历史文化遗产感兴趣的人提供了必不可少的工具，更广泛地促进了方法论的研究和史学方面的交流，共享国家的集体记忆与智慧结晶。

3.3 惠民的电子产品

NAS还在网站上设置了“网上订购（Ordering）”栏目，免费或有偿为用户提供网上延伸服务，销售档案文化产品和纪念品，包括历史明信片、海报、笔记本等。其中，电子贺卡（E-Cards）是NAS网站为用户提供的一款颇具趣味性的公共教育参与式服务产品。NAS网站不定期选择某一主题，再从其档案资源中挑选与主题相符的电子图像，制作电子贺卡。目前推出的主题有母亲节、父亲节、儿童节、教师节、国庆节等15个，每个主题均有多张图片，且辅以详细的文字说明。用户通过寄送贺卡，在向亲友传递问候的同时，也了解到国家优秀的历史文化遗产。

［1］毛建军.新加坡国家档案馆A2O建设研究［J］.浙江档案，2013（06）.

［2］［4］桂玉兰.澳大利亚-新加坡档案馆印象［J］.北京档案，2008（01）.

［3］李秀凤.基于数字时代的档案网站建设反思［J］.南阳师范学院学报，2009（02）.

［5］闫静.档案网站：从展示性到互动性［J］.湖北档案，2004（11）.

［6］刘春霞.美国国家档案网在线服务建设及启示［J］.档案管理，2012（02）.

［7］赵山山.浅谈当前我国档案网站的互动功能建设［J］.云南档案，2009（03）.

［8］锅艳玲.国内外档案网站信息服务比较及启示［J］.档案管理，2011（04）.