浅谈高校信息化档案管理建设

摘 要：构建高校的信息化档案管理，是当前亟需解决的重要问题。文章通过对网络时代档案信息化建设的存在问题、建设基础及信息披露方式的思考，绘制了未来高校档案信息化构架的蓝图。

关键词：档案信息化；高校；信息化建设

基金项目：信息环境下新疆高校档案管理与服务的提升--以新疆师范大学为例。编号：XJNUGF201504

1 引言

随着现代化信息技术的发展，各个高校根据自身的需要，采取先进的信息技术来加强档案管理能力、提高档案质量、促进管理水平、改善工作环境，逐渐形成高校档案信息化。本文将从当前高校档案信息化模式建设的现状出发，对构建信息化档案的管理模式进行初步的探析，进而促进高校档案信息化模式的完善和发展。

2 网络时代的档案信息化建设

当今世界，科学技术迅速发展，知识经济深入我们生活方方面面。科学技术从来没有像今天一样，以第一生产力的地位展现在我们面前，以强大的威力和惊人的速度深刻的影响着人类的生活和社会经济的发展。当我们处于信息大爆炸的时代，展望新世纪美好的前景的时候，互联网正以超乎寻常的速度和方式深入社会和生活的各个方面，改变着人们的人生观和价值观。新世纪是信息大爆炸的时代，网络的世纪。信息的时代到来也必将引起高等学校管理的改革。

新时代的到来，学校将介入电子信息化领域，以电子信息化的管理和交流平台即将成为未来信息化时代高等教育学校的管理模式和生存方式，高校将会成为全球网络信息供应连接的结点；高校管理和其管理信息都以电子信息化方式运行，管理步入电子信息化、数字化；新的基于网络平台的高校系统网上院校、网际院校和虚拟院校相续出现，高等学校生存的环境发生变化。用户的信息源渠道日益增多，信息的实效性、效用、容量和内容都会发生深刻变化。

3 高校档案信息化建设的现状

（一）什么是信息化档案管理

随着现代化信息技术的发展，各个高校根据自身的需要，采取先进的信息技术来加强档案管理能力、提高档案质量、促进管理水平、改善工作环境，逐渐形成了高校档案信息化。

迅速发展的信息技术促进了高校档案信息化模式的建设，使得档案在形成、传递、收集、保管和利用等过程都发生了相应的变化。随着档案信息化的深入，多数高校档案信息化教学，减少对传统的纸质材料的使用，因此，笔者认为高校应充分利用信息化技术，加快档案管理的信息化建设，不断创新新档案信息化的建设，进而推动信息化档案建设。

（二）当前高校档案信息化模式建设现状

高校的档案信息化主要是指利用现代信息化网络技术、计算机技术、数字化技术等信息技术手段。实现不同载体的资源以数字化的形式存储，并通过互联网连接，对高校档案资源的进行收集、管理和开发利用的过程，实现高校档案资源高度共享。随着高校档案水平在不断提高，高校档案管理工作取得了一定成绩，但档案管理实施过程中还存在捕风问题，原因如下：

首先，档案信息化建设水平低。虽然校园信息化发展快，硬件基础设施建设已达到了一定水平。但与其他大型企业对比，高校档案信息化水平整体较低。当前大型企业档案信息化并不囿于档案馆本身，而是通过系统化，集成化的档案管理平台实现档案资源的规范化管理，以档案为中心，辐射其他各业务部门。而高校信息化档案只限制于档案部门本身，只仅仅局限于学校被动要求查询，档案利用率低。高校档案大部分查询需要档案馆的工作人员进行纸质查询，繁琐、复杂以及浪费很多的查询时间。档案信息化建设的懈怠给用户、档案工作人员带来极大的不便。

其次，高校档案信息化管理重视程度不够。在高校的信息化管理过程中，学校管理方面注重的是对学科、科研、学校的发展、学校文化等方面的建设。没有能够注重高校档案收集、整理、查阅、利用方面的重视，只有当想起用时才会去查询、整理。构建高校档案信息化建设管理需要大量的资金投入，财政较差的高校很难拿出档案管理的经费，档案信息化基础建设更是少之又少。部分高校认为，档案本身利用率低，服务对象仅限于本校师生和手工业务，不需要过多的资金投入和预算。从事高校各部门、各学院档案干礼工作者都是部门兼职人员，缺乏相应的档案整理专业知识，每次移交时需要到档案馆进行简单培训，对档案管理和利用技术不熟，缺乏创新观念，无法对档案信息化管理模式有明确和较高的认识，限制着高校对高校档案信息化管理建设和发展。

最后，高校档案信息化管理需要各部门更多的配合。由于各高校各部门对档案信息化管理的重视程度不同。管理学科成绩、科研工作的部门认为档案记录非常重要和保密的，能够给予端正的态度，认真完成交代的档案整理任务。但部分部门认为档案管理工作不需要积极对待，服务范围小、利用率低、领导不重视等因素，甚至拒绝移交档案。高等教育学校中，教育固然重要，科研更是高校的重点项目，但学校的基础建设不能丢弃，尤其是档案管理这块。高校各部门应该积极配合档案馆的工作完成高校档案电子信息化管理，高校信息技术部门应该配合好档案整理工作，派出高校档案信息系统维护专业人员，积极配合，管理好高校信息化档案系统，逐渐完善高校档案信息化管理。

4 高校档案信息化管理建设基础

高校档案信息化管理应用是基于先进的网络技术的支持。高校校园网的几乎所有热门的应用都是基于Internet/Intranet技术，其中包含了WWW、FTP、EMALL等多种主流服务方式。结合Web，B/S模式以及以往的C/S模式开发出高等教育学校信息化档案管理平台。在操作平台上实现高校档案信息接受、传递、存储、提供利用一体化，利用计算机和网络等技术手段对档案资源进行合理的配置、開发和利用，以实现档案信息的社会共享，提高档案信息的利用率和服务水平。

目前，适用于当今时代高校档案管理的系统软件很多，但比较而言，“南大之星”档案管理系统软件比较适合于当前高校档案信息化管理工作。据统计，从我国来看，使用该软件的用户主要有：师范类院校、理工综合类院校、国家机关、大型企业用户。“南大之星”管理系统软件采用浏览器/服务器（B/S）结构，具有维护方便，不需要另外安装客户端软件，客户端只需要一台联网（局域网、校园网、互联网）的计算机就可以了，具有操作简单、维护方便、安全可靠、功能齐全等特点。版本齐全，满足不同行业的需求。其中包括：高校版、中学版、企业版、机关版等.系统预留了可以与各种办公自动化系统交换数据的接口，可以很方便地实现与用户办公自动化系统的无缝连接。 档案管理系统安装在WEB服务器上，档案管理系统通过流媒体服务为用户提供录音、录像档案的在线点播功能。通常用户可以将WEB服务和流媒体服务放在同一台服务器上，如果条件许可将数据库服务器放在另外一台服务器上，否则也可以放在WEB服务器上，这些都视系统负载而定。通常如果用户用一台服务器做WEB服务、流媒体服务和数据库服务，50个客户端，服务器最低配制为：512MB内存，PIII500CPU，80GB硬盘。

我国部分高校、机关、企业已经或将要建成比较先进的网络硬件体系，使得信息档案管理系统的开发建设和应用有了稳固的网络硬件基础，高校档案信息化的管理还需要依靠高校对档案管理建设的加强。

参考文献

[1]王雅新.低碳理念的高校档案信息化模式探索.《经济管理者》.2015年第4期

[2]杨华玲.对高校档案信息化建设的思考.《科技创新导报》.2011年第24期

[3]李宁.高校档案信息化的途径及其模式研究.《城建档案》.2013年第5期

[4]王敏.浅析高校档案信息化建设的内容及模式.《机电兵船档案》.2007年第5期

作者简介

刘洁磊（1974-），女（汉族），上海人，本科，校办档案室，主要研究方向为：信息化档案建设。