试论高校档案管理质量保障体系的构建

杨毅

摘 要：对于高等院校而言，档案管理可以反映出该校历史的发展以及人才培养计划等多方面情况，因此，高校档案管理质量的提高是各高校加强管理的必然趋势。本文主要根据高校档案管理的现状进行分析，研究出高校如何构建完善的档案管理体系，这对提高高校档案管理质量十分重要。

关键词：高校档案管理；质量保障；体系构建

近几年，越来越多的高校开始注重档案的质量管理，因为它记载着高校从建校到至今的人才培养计划、科技成果、社会各项活动的开展等内容，在高校教育管理体系中具有特别深刻的意义。目前，高校在档案的管理过程中，越来越向信息化与现代化的方向发展，那么在发展的同时高校也需要提高档案的质量管理，同时构建相应的档案管理质量保障体系，这也是高校开展档案管理工作的基础。

1 高校档案管理的问题分析

现阶段，我国各高校的教育发展水平都在稳步提升，但是它们的档案管理工作却与实际发展水平不相符，在实际档案管理工作中，仍然存在许多问题，从而也影响了高校档案管理工作的前进步伐。下面我们就来分析一下高校档案管理中存在的问题。

1.1 管理人员对工作重视程度不够

在高校档案管理过程中，很多高校都有管理人员对档案管理工作疏忽大意的现象发生，由于他们的监管力度不到位，使档案丢失的现象屡屡出现，久而久之，就会阻碍档案管理工作的顺利开展。

1.2 档案管理硬件设施落后

有许多高校在完善教育过程中，比较注重科研体系的建设，而忽略了对档案工作的管理。在档案管理工作中，由于经费投入不够，导致档案管理硬件设施逐渐落后，相关设备开始老化失灵，因此不能满足档案室中的相关需求，在这种情况下极容易造成档案丢失或者损坏。

1.3 档案管理手段比较落后

在档案管理工作中，仍然有一些高校采用传统的管理模式进行管理，这种方式会影响整个档案管理的工作效率。随着我国科技水平的不断提高，传统的管理模式已经很难适应社会发展的需求。虽然有一些高校利用信息技术来管理档案信息，但是相关数据管理模式与数字化管理还有一定的差距，因此，对档案信息工作的管理还需要进一步提高。

2 提高高校档案管理质量水平

在高校档案管理过程中，有很多高校都有一个普遍存在的现象，就是档案不公开政策，只有管理人员才可以接触到学校档案，因此，各高校需要适时调整档案管理政策，这样才能提高档案管理质量水平。

2.1 实施档案管理开放政策

高校在对档案进行管理过程中，首先需要对该校教师与学生进行开放，因为教师与学生是学校的主体，应该对档案管理的质量水平进行监督。如果教师与学生掌握档案管理的流程并了解档案管理的重要性，就可以加强对学校档案管理工作的重视，同时增强对档案管理保密性的意识，使高校的档案管理工作可以顺利的进行。

2.2 提高档案管理人员的综合素养

高校在档案管理过程中，有必要提升档案管理人员的综合素养。在我国科技水平的不断提高下，档案管理工作的业务性逐渐增强，同时也向更高层次的工作中发展，因此高校需要加强档案工作的管理力度，提高档案管理人员的服务意识与工作态度，另外，还需要对档案管理人员进行定期培训，使他们在工作中能够熟练掌握软件设备的运用。

3 高校档案管理质量保障体系的构建

3.1 建立网络化档案管理体系

高校在构建档案管理体系中，要以网络化管理为主要管理体系。首先，高校需要成立档案管理委员会，委员会由领导及各部门负责人组成。在建立的同时还需要成立相应的档案管理机构，另外还需要配备工作人员对高校的档案进行综合管理。其次，高校需要成立部门领导负责制，将学校的档案管理工作落实到位。同时，高校需要在院系中选择一名负责人来监管档案工作，该负责人要明确自己的工作职责，认真负责，做好相应的档案工作。除此之外，高校还需要将各种考核制度与档案管理工作联系在一起，这样可以有效保障档案工作的管理质量。最后，高校需要确定档案管理人员。在档案管理室中，需要配备相应的兼职档案管理人员，该档案员主要负责对档案进行收集、整理等工作，使档案的所有内容从上到下形成系统的档案管理网络，从而把档案管理工作真正落实到位。

3.2 加强高校档案信息化建设

近几年，随着信息化水平的不断提高，我国高校档案管理的现代化进度也在逐渐加深，因此，对档案信息化管理的目标也需要不断实现。各高校在实现的过程中要以本校的实际情况为根本，选择合适的档案管理数据库，这样就可以最大限度的实现档案的信息化管理。在建立档案数据库的同时，学校还应该建立相应的档案查询系统、排序系统以及汇总系统等。另外，學校还应该利用当前互联网络的有力资源，进一步实现学校档案信息的公开查阅。在未来科技形势的发展进程中，档案管理人员也应该跟随时代的角度不断创新，把档案信息发展成开放的信息资源，这样可以为学校的建设以及人才的发展提供更好的服务。

3.3 提高档案人员业务素质

在高校档案的管理过程中，档案室主要由专职管理人员与兼职档案人员组成。因此，高校需要加强对档案管理人员的队伍建设，不断提高档案人员的综合素养。在建设过程中高校一方面可以定期开展相关档案教育培训活动，给档案管理人员灌输现代科技理念，同时增强他们对信息科学技能的学习，尤其要锻炼他们的创新能力与管理能力；另一方面，高校需要健全并完善档案人才培养的相关机制，使档案管理人员在工作中有一定的危机感与紧迫感，推动他们在参加学校的教育活动中不断提升自己的业务水平与能力。另外，学校为了让该校档案管理的质量得到进一步提升，还应该组织档案管理人员进行外出学习，从而丰富自己的档案管理知识。

4 结语

目前，对于高校来说，档案管理工作已经成为衡量高校教育水平与管理的主要标志之一。在现代化信息技术水平的不断发展下，高校档案的管理工作被逐渐受到重视。因此，高校应该以现实的社会发展需要为根本，制定完善的档案管理保障体系，让档案的管理工作可以稳定、有序地进行，从而为我国高校档案管理质量保障体系的建设做出贡献。

参考文献

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